Hva er innebygd arkivering?
Vi har en visjon om at offentlig ansatte skal slippe å bruke tid på manuell arkivering. Arkivering skal ikke lenger være noe man tenker på i etterkant av en oppgave, men noe som skjer løpende og automatisk mens du jobber. Denne tilnærmingen kaller vi innebygd arkiv.
Innebygd arkivering er en brukerorientert tilnærming til hvordan forvaltningen kan ta vare på dokumentasjon i en digital tid. Det er ikke en konkret teknologisk løsning eller et sett med krav, men en måte å tilnærme seg hvordan arkivhensyn best kan ivaretas i arbeidsprosesser, systemer og løsninger. Ved å ivareta de arkivfaglige hensynene sikrer vi borgernes og samfunnets rett til innsyn i nåtid og fremtidens kulturarv.
Arkivverkets visjon for satsingen på innebygd arkivering er at offentlig ansatte skal slippe å bruke unødvendig tid på dokumentering og arkivering. Gjennom innebygd arkivering skal det bli lettere å identifisere og ta vare på den informasjonen som den enkelte offentlige virksomhet selv trenger for å fungere effektivt og lovlig. Det innebærer at informasjon som dokumenterer arbeidsprosesser håndteres på en slik måte at den:
Er til å stole på, at den lett gjenfinnes og at den lar seg bevare så lenge vi har bruk for den.
De arkivfaglige hensynene:
For å lykkes med dette er det vesentlig at man allerede i utformingen av nye arbeidsprosesser, systemer og løsninger vurderer og tar hensyn til tilgangen til dokumentasjon i et langtidsperspektiv.
Innebygd arkivering betyr i praksis at man utformer systemer og løsninger som:
-
Støtter arbeidsprosessen optimalt
-
Ivaretar behovet for at vi kan ha tillit til, gjenfinne og gjenbruke dokumentasjon når vi trenger den
-
Arkiverer løpende som en del av prosessen fremfor en separat prosess i etterkant
La deg inspirere av disse virksomhetenes ulike tilnærminger:
