Introduksjon til arkivene
Hva er arkiv? Hva inneholder arkivene? Hvordan kan du bruke arkivene? Introduksjon til deg som vil komme i gang med å benytte kilder fra Arkivverket til forskning, hobby eller personlige behov.
Hva er arkiv?
«Arkiv er dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet».
Alle virksomheter skaper eller mottar dokumenter, f.eks. korrespondanse, notater, regnskap, oversikter, kart, tegninger, foto, film, lyd og mye mer, kort sagt all slags dokumentasjon som hjelper dem til å oppnå det som er målet for virksomheten.
Dokumenter kan være på alle slags medier og i alle formater, f.eks. på pergament eller papir, i databaser eller på filer, på magnetbånd eller cd.
Denne dokumentasjonen er i sum virksomhetens arkiv, og de fleste virksomheter lager et system i arkivet sitt slik at de kan finne igjen dokumentene når de har behov for det.
Unike dokumenter
Arkivdokumenter er unike, det vil si at det stort sett bare finnes ett eksemplar av hvert dokument i et arkiv. De er ikke trykt eller mangfoldiggjort på annen måte, så hvis et dokument i et arkiv går tapt, går også informasjonen i det dokumentet tapt for alltid. Arkivdokumenter må derfor voktes og sikres på en helt annen måte enn for eksempel bøker.
Arkiv er dokumenter i en sammenheng, det vil si at sammenhengen mellom dokumentene, den som oppsto da de ble skapt, ofte er like viktig som innholdet i hvert enkelt dokument. Derfor er det viktig å opprettholde den sammenhengen mellom dokumentene også etter at dokumentene er gått ut av daglig bruk.
System i arkivet
Både små og store arkiver blir i utgangspunktet systematisert og registrert slik at de er lett tilgjengelige og oversiktlige i bruk. Arkiv kan være ordnet på mange måter, fra en enkel kronologisk eller alfabetisk sortering av dokumentene til store journal- og fagsystemer med hundrevis av registre og dokumentsamlinger. Uansett er det viktig å opprettholde systemet som har vært i bruk, for bare på den måten kan arkivdokumentenes sammenheng bli tatt vare på for ettertiden.
Bevaring av arkiver
Når arkivet ikke lenger har en praktisk betydning for arkivskaper – det vil si den virksomheten som skaper dokumentene – er det to muligheter: Arkivet blir kastet eller det blir tatt vare på.
Hvis det blir tatt vare på, kan det bli overført til et arkivdepot, altså en egen arkivinstitusjon som tar vare på andres gamle arkiver. Riksarkivet og statsarkivene er slike arkivdepoter. Andre institusjoner som tar vare på gamle arkiver, er en rekke kommunearkiv og byarkiv, og også mange biblioteker og museer rundt om i hele landet.
Hvorfor bevare?
Det er flere årsaker til at arkiver blir tatt vare på etter at de er blitt uaktuelle for dem som skapte dem.
- Det er viktig for arkivskaperen å dokumentere sin virksomhet for ettertiden. Hva ble sagt og bestemt, og på hvilket grunnlag ble det gjort? Det kan være både rettslige og velferdsrelaterte grunner til å ta vare på gammel informasjon, og det kan være risikabelt for en virksomhet, offentlig eller privat, å ikke kunne dokumentere handlinger og vedtak som av en eller annen grunn kan bli etterspurt i framtiden.
- For befolkningen generelt er det viktig at informasjon de kan få bruk for, blir bevart lenge etter at arkivet er gått ut av daglig bruk, det være seg fødselsdokumentasjon eller pasientjournaler, eksamensresultater eller arbeidsforhold, eiendomsdokumenter eller adopsjonspapirer. Det er særlig de offentlige arkivene som inneholder slik dokumentasjon, men også en del private institusjoner og bedrifter har plikt til å bevare deler av sine arkiver.
- Forskere vil kunne ha nytte av gamle arkiver for å belyse problemstillinger de forsøker å komme til bunns i. Det er gjerne historikere som bruker gamle arkiver mest, men også andre fagfelt kan ha nytte av informasjon fra generasjonene før oss.
Arkiver i Arkivverket: Riksarkivet og statsarkivene
Arkivverket er en etat under Kulturdepartementet. Arkivverket består av Riksarkivet, åtte statsarkiv, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv.
Arkivverket tar imot og oppbevarer arkiver etter statlige institusjoner og etter private organisasjoner, institusjoner, bedrifter og personer som har arkiver som bør bevares for ettertiden.
Statlige arkiver blir avlevert i henhold til arkivloven, mens private arkiver avleveres frivillig og etter nærmere avtale.
- Riksarkivet oppbevarer offentlige arkiver etter statens sentrale institusjoner, som f.eks. departementene og Høyesterett. Privatarkiver med nasjonal betydning eller nedslagsfelt, blir avlevert til Riksarkivet.
- Statsarkivene oppbevarer offentlige arkiver etter statens lokale og regionale institusjoner som prostier og prestegjeld, politi- og lensmannskontorer, fylkesmenn og sorenskrivere. Privatarkiv med lokal eller regional betydning blir avlevert til statsarkiv i den aktuelle regionen.
Les om om hvordan du kan besøke arkivene
Hvordan bruker du arkivene?
Arkiv er dokumenter som er skapt for et praktisk formål, ikke for å gi informasjon om ulike temaer eller personer i ettertid. Det er det viktig å huske på når du leter etter informasjon i gamle arkiver.
Å bruke arkiver krever litt kunnskap og kompetanse om hvordan arkivene fungerer som kilder til informasjon. Det er ikke nødvendigvis så vanskelig, men det er enkelte ting du bør være klar over:
Arkivdokumenter er ikke systematisert etter navn, tittel eller forfatter slik vi er vant til at bøker er det. Derfor må du tenke helt annerledes når du søker i arkiver.
Arkivdokumenter har som oftest ingen kjent forfatter eller personlig skaper men er knyttet opp mot et kontor, en sakstype eller en oppgave.
Hvem hadde saken?
Arkivene er systematisert og ordnet slik de var ordnet da de var i bruk, derfor er det viktig å finne ut hvilken virksomhet, hvilken organisasjon eller hvilket offentlige kontor det var som behandlet saker med den informasjonen man er ute etter.
Derfor er det gjerne departementets, organisasjonens eller bedriftens oppbygging og hvordan de behandlet og besvarte henvendelser som er viktig for å finne igjen et dokument eller en sak man er interessert i. For eksempel:
Leter du etter en sak eller et vedtak i statlige arkiver, må du først finne ut hvilket organ som behandlet saken. Ofte ble saker behandlet i flere organer, men saksdokumentene vil som oftest – men ikke alltid – være å finne i siste behandlende instans. Mange saker ble avgjort i departementene. Men fra de fleste departementene finnes det som oftest separate arkiver fra de ulike avdelingene eller kontorene. For å finne en sak der, må man altså ikke bare vite at saken ble behandlet i det departementet, men også ved hvilken avdeling eller hvilket kontor.
For arkiver som oppbevares i Riksarkivet er en «historisk statskalender» som er trykt på s. 561 ff. i Håndbok for Riksarkivet det beste hjelpemiddelet. I håndboka finnes også omtaler av nesten alle arkiver som var avlevert til Riksarkivet fram til begynnelsen av 1990-tallet. Håndboka er åpent tilgjengelig på Digitalarkivet.
Statskalendre for de aktuelle årene samt bokserien Administrasjon og arkiver, utgitt av Riksarkivaren/Universitetsforlaget, kan også være til god hjelp. Serien omfatter:
Alfhild Nakken: Sentraladministrasjonen i København og sentralorganer i Norge 1660–1814
Ole Kolsrud: Maktens korridorer. Regjeringskontorene 1814–1940
Ole Kolsrud: En splintret stat. Regjeringskontorene 1940–1945
Ole Kolsrud: Rekonstruksjon og reform. Regjeringskontorene 1945–2005
Ole Kolsrud: Moderniseringsstaten. 1800-tallets direktorater
For arkiver som oppbevares i Statsarkivene vises til Liv Mykland: Håndbok for brukere av statsarkivene og Alf Kiil: Arkivkunnskap. Arbeider du med person- eller lokalhistorie, kan også litteratur som primært er skrevet for slektsforskere, gi nyttig informasjon.
Når du har funnet ut hvor eller hvordan saken ble behandlet, går du til arkivkatalogen for det aktuelle organet for å finne de riktige protokoller eller saksmapper som dekker perioden eller saksområdet. Arkivkataloger publiseres på nettsiden arkivportalen.no. Der må du kanskje lete en stund før den riktige dokumentasjonen dukker opp. Det kommer helt an på hvor oversiktlig og fullstendig arkivholdet i institusjonen har vært i utgangspunktet.
Vær oppmerksom på at kataloger over arkiv som ikke er ferdig ordnet, ikke finnes på Arkivportalen, men kan finnes i papirform i den aktuelle publikumsveiledningen. De samme kan være tilfelle dersom katalogene inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt på grunn av personvernet
Ler mer om departementenes arkiver
Hvis du søker etter en innstilling eller en betenkning fra en komité eller kommisjon nedsatt av en regjering, Stortinget eller et departement, er det ikke åpenlyst hvor disse er arkivert. Men ved hjelp av den trykte oversikten Instillinger og betenkninger av stortingsarkivar Vilhelm Haffner, kan du få presise arkivhenvisninger til aktuelle dokumenter mellom 1814 og 1934. Det er viktig å være klar over at det finnes en mengde slike trykte oversikter og kataloger som kan være til enorm hjelp for den som leter etter ulike typer informasjon i omfangsrike og ofte snirklete og tilsynelatende ugjennomtrengelige arkiver.
Leter du generelt i arkivene etter opplysninger om en person, er det sjelden navnet du bør søke på i arkivkatalogene. Skaff heller en oversikt over hvilke institusjoner eller organisasjoner en person har hatt kontakt med, og begynn så å lete i de arkivene. For eksempel: Hvilken skole har vedkommende gått på, hvor ble vedkommende født eller døpt, konfirmert, viet eller begravet, hvor har vedkommende arbeidet eller bodd, hvilke organisasjoner har han eller hun vært medlem av? Ta utgangspunkt i personens kontaktpunkter med personer eller institusjoner som har laget arkiver, for det er der spor etter vedkommende kan ligge. Selv et personarkiv mangler ofte brevene vedkommende selv sendte. Disse bør du kanskje heller lete etter i arkiver fra personer som sto vedkommende nær.
Arkivkataloger
Arkivkataloger er et nødvendig hjelpemiddel for å finne fram i arkivene. En arkivkatalog er en systematisk fortegnelse over et arkiv, der hvert enkelt arkivstykke – arkivboks, protokoll, digital enhet eller liknende – er listet opp. Innholdet i enheten er mer eller mindre detaljert beskrevet, og hvis katalogen foreligger digitalt, kan du søke på ord og beskrivelser av mapper og esker og dermed finne fram til ønsket dokument den veien.
Digitale arkivkataloger finner du på Arkivportalen. Starthjelp til hvordan søke i Arkivportalen finner du her under Hvordan søker jeg etter arkiv?
Hvordan katalogene er bygget opp
Katalogene er stort sett bygget over en felles lest, der hovedprinsippet er at like arkivtyper står listet opp sammen under det vi kaller serier. En serie kan være korrespondanse, en annen kan være personalmapper, regnskapsprotokoller eller årsmøteprotokoller. På den måten får du allerede i utgangspunktet en god oversikt over arkivet og hvor du skal lete videre etter det du er på jakt etter.
I statlige arkiver og større privatarkiver, følger man gjerne en fast mal som heter allment arkivskjema, der seriene står i en bestemt rekkefølge. Hovedprinsippene er at arkivdokumenter fra de mest sentrale enhetene i institusjonen kommer først, mens det mer detaljerte kommer etter hvert, og at egenprodusert materiale kommer før mottatt materiale. På den måten kan du, hvis du først har lært deg det, nokså lett orientere deg i alle slags arkiver som er katalogisert på denne måten.