Arkivsøk er omvendt av søk på nettet. Du må først finne opplysninger om hvilke virksomheter som behandlet saker med den informasjonen du er ute etter. Arkivverket vet ikke nøyaktig hvilke opplysninger vi har om enkeltpersoner og enkeltsaker. Opplysninger er spredt ut over arkivene til offentlige og private virksomheter. For å finne en bestemt opplysning, må vi først finne ut hvor opplysningene er laget og behandlet.
På Arkivportalen kan du søke etter hvilke arkiver vi har. Arkivsøk på papir eller skannet papir skiller seg fra søkene man gjør i en søkemotor:
På Arkivportalen kan du se hvilke institusjoner som har avlevert sine arkiver, og du får informasjon om hvor disse arkivene er oppbevart. Arkivverket og en rekke andre arkiver og museer bruker Arkivportalen til å publisere informasjon om sine arkiver.
På Arkivportalen kan du søke og bla i digitale arkivkataloger. En arkivkatalog er en systematisk fortegnelse over et arkiv, der hvert enkelt arkivstykke – arkivboks, protokoll, digital enhet eller liknende – er listet opp. Innholdet i enheten er mer eller mindre detaljert beskrevet.
På Arkivportalen kan du forberede deg og bestille arkivmateriale til gjennomsyn på våre lesesaler.
I søkeboksen på Arkivportalens forside skriver du inn det du ønsker å søke etter. Navnet på arkivskaperen er et godt utgangspunkt. Arkivportalen vil søke etter alle ordene du skriver inn i søkefeltet så det kan være at du vil få mange treff som virker lite relevante. Klikk på et av søkeforslagene eller bruk hermetegn for å søke på nøyaktige fraser. En detaljert beskrivelse av søkefunksjonene finner du på Arkivportalens egne hjelpesider.
Du kan ved fritekstsøk få treff på ulike nivå i arkivhierarkiet, både selve arkivet, serier eller arkivstykker (protokoller eller bokser) i et arkiv. Arkiv er markert med en tegning av et gråfarget arkivskap.
Fra trefflisten klikker du deg inn på det arkivet du vil se nærmere på. Du kan holde pekeren over arkivnavnet og få opp et PDF-symbol. Trykker du på dette kan du laste ned hele katalogen.
Du kan også klikke deg videre inn i innholdet i arkivene ved å trykke på "Hierarki". Du vil da få listet opp alle seriene som er registrert i det aktuelle arkivet. Du kan klikke deg videre inn i ulike serier og arkivstykkene der. I mange tilfeller kan du klikke deg videre inn på mappenivå i de ulike arkivstykkene.
Merk deg at arkivet etter en virksomhet kan være "flere arkiver" på Arkivportalen. Endringer i virksomhetens navn og oppgaver som flyttes mellom ulike virksomheter kan skape utfordringer. Det samme gjelder kommunesammenslåinger og nye fylkesnavn. Oppslag i håndbøkene for brukere av statsarkivene og Riksarkivet vil være til hjelp.
Hva er forskjellen mellom Arkivportalen og Digitalarkivet? Arkivportalen inneholder oversikter over alle arkiver, men kun en brøkdel av arkivene er digitalisert og gjort tilgjengelig på Digitalarkivet. Er det noe du ikke finner på Digitalarkivet kan du bruke Arkivportalen for å søke etter oversikter i arkivene. Opplysninger kan finnes selv om de ikke er på internett.