Vestfold og Telemark fylkeskommune

Hva:

Vestfold og Telemark fylkeskommune har startet en satsing de kaller Innebygd arkivering. Målet er at ledere og saksbehandlere skal slippe å bruke tid på manuell arkivering.

Hvordan:

Fylkeskommunen startet med en innsiktsfase i 2021 for å bli bedre kjent med dagens situasjon. Gjennom intervjuer med ansatte ble det kartlagt hvordan informasjon lagres og gjenfinnes, og hvordan saksbehandlere og ledere opplever dagens måte å arkivere på. De kartla også mengden dokumentfangst i dagens sak- og arkivsystem, inkludert fysisk post. Gjennom kartleggingen fikk de frem et overordnet bilde av dagens situasjon i de to største sektorene i fylkeskommunen.

I 2022 kom vedtaket om at Vestfold og Telemark fylkeskommune skal deles i 2024. Satsingen om innebygd arkivering fikk derfor en litt annen vinkling. Satsingen er like viktig, samtidig som det er utfordringer basert på organisasjonens evne til utviklingsrettede aktiviteter i årene frem til 2024. Temaet er stort og komplekst, og utfordringen for fylkeskommunen er å lykkes med å belyse kompleksiteten på en forståelig måte.

Ansatte i Vestfold og Telemark fylkeskommune har mange ulike roller og oppgaver, som krever ulike måter å jobbe på. De ser derfor at behovene også er mange og ulike. Løsningen vil antakelig være flere ulike tiltak, for å dekke de ulike behovene i organisasjonen, og det vil henge tett sammen med arbeid relatert til tjenesteutvikling og digitalisering.