Skylagring og skanning i utlandet
Offentlige organer som vil ta i bruk skytjenester eller skanne papirarkiv i utlandet må ta hensyn til arkivlovens forbud mot å føre arkiv ut av landet.
Det er forbudt å føre offentlige arkiv ut av Norge (utførsel) ifølge arkivloven § 9 b . Dette gjelder både papirarkiv og lagring av digitalt arkivmateriale på servere i utlandet. Det er noen unntak fra hovedregelen:
- Det er lov å føre arkiv ut av landet når det er nødvendig og midlertidig. En saksbehandler har altså lov til å ta med seg nødvendige saksdokumenter på tjenestereise til utlandet.
- Det er også lov å lagre digitale kopier i utlandet, så lenge det komplette arkivet er lagret i Norge.
For Riksarkivaren er det avgjørende at arkiv ikke settes i fare for å gå tapt eller bli gjort utilgjengelige på andre måter.
Skanning av papirarkiv i utlandet
Offentlige organer som ønsker å skanne sine papirarkiv i utlandet må søke Riksarkivaren om særskilt tillatelse til midlertidig utførsel. Se vår veileder og elektroniske søknadsskjema for å søke om dispensasjon.
For øvrige spørsmål om utførsel av papirarkiv, kontakt avdeling for arkivvurdering og tilsyn på e-post.
Skytjenester og digital lagring
Skytjenester, nettsky, cloud computing eller cloud er ulike navn på IT-tjenester levert via internett. Kunden har vanligvis ikke kontroll over hvor dataene blir behandlet og lagret. Ofte skjer dette på servere i utlandet.
Lagring av offentlig arkiv i skytjenester har så langt blitt definert som å føre arkiv ut av landet, selv om arkivskaperen har løpende tilgang til informasjonen sin. Dette reiser mange problemstillinger, blant annet knyttet til arkivplikten, forbudsbestemmelser, tilsynsvirksomhet, og påleggs- og straffebestemmelser.
Arkiv lagret i utlandet er ikke underlagt norsk lov. I utgangspunktet er materialet underlagt den nasjonale lovgivingen i landet der det befinner seg. Ved skylagring kan lovverket i flere land være gjeldende, og det kan være vanskelig å avgjøre hvor opplysningene er til enhver tid. En sentral problemstilling knyttet til skytjenester er derfor hvilken lovgivning om håndtering og lagring av informasjon som finnes i de ulike landene.
I standardavtaler mellom leverandøren av skytjenesten og kunden, vil leverandøren – om ikke annet er tydelig spesifisert – normalt lagre informasjonen på en rekke ulike steder. Det gjøres blant annet av hensyn til sikkerhet. Dermed vil informasjonen ofte bli flyttet mellom ulike land og verdensdeler, med mindre partene har en klar avtale om hva som skal være lov.
Det kan oppstå situasjoner der politi- og etterretningsmyndigheter i et annet land har krav på innsyn, selv om de etter norsk lov ikke har det. Det er så langt ikke inngått internasjonale avtaler om dette, og det vil være en utfordring å hindre slik tilgang gjennom kontrakter mellom kunden og tjenesteleverandøren. En måte å sikre bedre tilgangskontroll for arkivmaterialet er derfor å sørge for at det er underlagt norsk jurisdiksjon.
Utførselsforbudet sørger for at de som utfører oppgaver i tilknytting til arkivet er underlagt norsk jurisdiksjon. Det betyr blant annet at de er bundet av personopplysningsloven, sikkerhetsloven, virksomhetsikkerhetsforskriften, plikten til å gi innsyn etter offentleglova og forvaltningslovens bestemmelser om taushetsplikt.
Bruk av utenlandske skytjenester for kontorstøtte, kommunikasjon og samhandling som behandler arkivmateriale, er ikke i strid med arkivloven § 9 b så lenge arkivmaterialet lagres fortløpende på en server i Norge. Det er ikke nødvendig å søke dispensasjon fra arkivloven for slik bruk.
Regelverket er heller ikke til hinder for lagring av eventuelle kopier i utlandet, så lenge det komplette arkivet er lagret i Norge.
Våre veiledere for vurderinger ved kjøp og bruk av skytjenester
Sjekkliste for skytjenestekontrakter (excel) – for dokumentasjonsforvaltere og arkivarer
Skytjenester i et arkivperspektiv (pdf) - for toppledere
Riksarkivarens tolkning av arkivloven § 9 b
Arkivloven inneholder ingen bestemmelser som direkte regulerer lagring av arkiv i skytjenester, og er i utgangspunktet ikke til hinder for bruk av slike løsninger. Det følger likevel av arkivloven § 9 b at arkivmateriale ikke kan «førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta.” Når det er lagt til grunn at den fysiske lagringsplassen avgjør hvor data er å finne, følger det naturlig av denne bestemmelsen at overføring av arkivmateriale til servere i utlandet bryter med forbudet mot å føre arkiv ut av landet.
Arkivloven § 7 forplikter Riksarkivaren til å føre tilsyn med arkivarbeidet i offentlige organ. Dette innebærer også en rett og plikt til å «inspisera arkiv», noe som gir særskilte utfordringer når arkivet er utenfor norsk jurisdiksjon. På dette området er det foreløpig ikke avklart hvordan Arkivverket kan – og bør – utøve tilsyn.
Gjeldende praksis
Hvis mange arkivskapere søker om å bruke skytjenester som lagrer informasjon i utlandet, kan bruk av særskilt tillatelse i disse tilfellene føre til at unntakene blir den nye normalordningen.
Riksarkivaren har på bakgrunn av kongelig resolusjon av 15.12.2017 fra Kulturdepartementet, besluttet at slike søknader ikke vil bli behandlet før Arkivlovutvalget har levert sin innstilling (mars 2019) og regjeringen har gjort sine påfølgende vurderinger. Å behandle disse vil i praksis være å foregripe Arkivlovutvalgets vurderinger.
De siste årene har det blitt arbeidet med utvikling av egne retningslinjer for bruk av skytjenester. En kartlegging viser at det per i dag ikke finnes regelverk som regulerer bruken av skytjenester teknologisk, men at enkelte lover og forskrifter stiller krav om lagring innenfor et geografisk område. Først og fremst gjelder dette arkivloven, bokføringsloven, sikkerhetsloven og personopplysingsloven.