Tolletaten tenker helhetlig om informasjonsforvaltning
I prosjektet med Tolletaten har vi testet om standarder fra informasjonsforvaltningen kan ivareta arkivfaglige hensyn og krav til offentlighet.
Hva har vi jobbet med?
Dokumentasjonsforvaltning er ett av mange fagfelt som til sammen utgjør informasjonsforvaltningen i en virksomhet. Andre eksempler er forvaltningen av data, systemer og prosesser. I prosjektet har vi brukt Tolletatens IT-løsning for støtte til grensekontroll, kalt «kontrollstøtteverktøyet», som «case».
-
Kan arkivfaglige hensyn bli ivaretatt i grensekontrollen ved bruk av standardene som brukes i Felles datakatalog?
-
Kan offentlighet bli ivaretatt og informasjon bli publisert på eInnsyn om den beskrives og tilgjengeliggjøres ved bruk av disse standardene?
Hvordan ble det løst?
Felles datakatalog er en oversikt over hvilke data de ulike offentlige virksomhetene har, hvordan de henger sammen og hva de betyr. Standardene som ble testet er standard for beskrivelse av datasett, datatjenester og datakataloger (DCAT) og utkast til spesifikasjon for hendelses- og tjenestebeskrivelser (CPSV).
Hva var resultatet?
Standardene kan delvis brukes til å ivareta arkiv og offentlighet. Et eksempel er å gi gode beskrivelser av datasettene, noe som kan gjenbrukes ved overføring til Arkivverket og publisering i fellesløsningen Digitalarkivet.
I prosjektet har vi funnet en tilnærming hvor Tolletaten både kan gjøre opplysninger om sine datasett tilgjengelig i Felles datakatalog, og gjøre de samme datasettene søkbare for offentlighet gjennom eInnsyn. Vi har også gått opp grenseflater mellom fellestjenestene i arbeidet.
Noark skal ikke videreutvikles, og Arkivverket jobber med behov for ny standardisering. Vi har lært i prosjektet at de undersøkte standardene i Felles datakatalog bør vurderes til å inngå som en del av standarder på arkivområdet.
Erfaringene vi har gjort i sandkassen gjør at vi anbefaler at en samling av data bør falle inn under definisjonen av et dokument. Dette er viktige innspill å ta med i arbeid med nytt arkivregelverk. Forståelsen gjør det mulig for Tolletaten å velge mellom en rekke ulike måter å inndele i dokumenter i kontrollstøtteverktøyet. Vi har erfart i prosjektet at virksomheter bør stå fritt til å velge en inndeling som er hensiktsmessig for dem.
Til til deg som vil teste ut dette
✅ Å lykkes med offentlighet, informasjonsforvaltning og dokumentasjonsforvaltning er overlappende aktiviteter. Det er lurt å tenke på disse tidlig i løpet.
✅ Sett fra et arkivformål, må standardene i Felles datakatalog kombineres med andre standarder som beskriver krav og rutiner for prosesser for håndtering av arkiv.
– Sandkassen har vært viktig for Tolletaten for å kunne diskutere med fagmyndighetene og sammen se mulighetene for en moderne data- og informasjonsforvaltning, som ivaretar kravene vi har til datadeling, effektivitet, dokumentering og åpenhet, sier André Neergaard, underdirektør.
Han forklarer at det var avgjørende for Tolletaten å kunne sikre og dele våre strukturerte og ustrukturerte data. Sandkassen har gitt dem mulighet til å utforske og legge grunnlaget for en fremtidsrettet og effektiv data- og informasjonsforvaltning.
– I en verden hvor vi i større og større grad er avhengige av og har krav til korrekt forvaltning og deling av informasjon og data, har sandkassen vært en viktig arena for å bli kjent med hvordan Digitaliseringsdirektoratet og Arkivverket tenker og jobber. Relasjonene som er etablert bidrar til gode bånd mellom forvaltning og fagmyndighet på flere nivåer, sier Neergaard.