DigiBarnevern lykkes med forbilledlig prosessarbeid
Fersk erfaringsrapport fra sandkassen viser hvordan du kan lykkes med innebygd arkivering.
Fra desember 2021 til mai 2022 har DigiBarnevern deltatt i regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet.
Hva har vi jobbet med?
Barnevernet i kommunene har behov for å samhandle med andre, for eksempel med barn og familier. DigiBarnevern er et nasjonalt initiativ med mål om å møte utfordringene i det kommunale barnevernet, blant annet ved å utføre en enhetlig kommunal anskaffelse.
Det pågår et felles utviklingsprosjekt av saksbehandlingssystemet «Modulus Barn», hvor prosjektansvarlig er Trondheim kommune og Trondheim byarkiv. Løsningen skal gi ansatte og ledere i det kommunale barnevernet støtte til saksbehandling, styring og samhandling. Det skal også bidra til økt kvalitet, effektivitet og forsvarlighet. Prosjektet ønsket dialog med Arkivverket for å utvide mulighetsrommet for kommuner som skal ta i bruk løsningen.
Målet med prosjektet har vært å utforske hvordan man kan ivareta arkivfaglige hensyn i løsningen og om den alene også kan benyttes som arkivløsning. Vi ønsket også å undersøke nye muligheter for å ivareta offentlighet.
Hvordan ble det løst?
I sandkassen gjorde vi en vurdering, og kom frem til at løsningen til DigiBarnevern kan ivareta arkivfaglige hensyn, både gjennom innebygde arkivkrav i løsningen og en integrasjon til et sakarkiv/kjerne. Dette er fordi innebygd arkivering er anvendt som helhetlig tilnærming, hvor fokus ligger på behov fremfor løsning.
Utviklingsarbeidet har lykkes så godt fordi de startet med et solid prosessarbeid. De har en nytenkende tilnærming til dokumentasjon.
Noen tips til andre som ønsker å teste innebygd arkivering:
✅ Start tidlig med å kartlegge prosesser, aktiviteter og behov
✅ Vær grundig i hvordan dokumentere prosesser
✅ Hold fast ved tilnærmingen, men vær fleksibel i valg av løsning
✅ Arbeid med å øke bevissthet rundt dokumentasjon tidlig i arbeidet
✅ Bruk tverrfaglig kompetanse og kryssfunksjonelle team
✅ Ha forent begrepsforståelse og metadata
✅ Kartlegg relevant regelverk
Dette er viktig læring å ta med seg, og som kan gi gevinster for kommuner og virksomheter som også ønsker å teste ut innebygd arkivering. I tillegg vil løsningen blir tilgjengelig på markedet på lik linje med øvrige barnevernsystemer.
Hva var resultatet?
Frem til nytt regelverk og standardisering er på plass, må de som anskaffer løsningen og velger å ivareta arkivhensyn ved innebygde arkivkrav, søke om dispensasjon fra krav om bruk av Noark. Det kan også være en økonomisk besparelse i å bygge inn arkivkrav en gang, fremfor å utvikle mange integrasjoner til hver av de som anskaffer løsningen.
Arbeidet videre løftet flere spørsmål knyttet til offentlighetsregelverket og offentlighet i barnevernet. Muligheter for mer offentlighet om barnevernssaker, uten at dette går på bekostning av personvern, er noe som vil kunne gi samfunnet vårt sto verdi. Vi håper at sektoren vil kikke nærmere på disse.
En juridisk utfordring som ble avdekket helt avslutningsvis i sandkassen, var at dataene av personvernhensyn lagres i Danmark. Dette utfordrer dagens arkivlovgivning. DigiBarnevern har derfor søkt Arkivverket om en midlertidig tillatelse til dette.
.JPG)
– Vi har oppnådd en trygghet for at vi har god dokumentasjon og et godt arkiv. Samtidig vil dette skalere godt på alle måter. Vi er imponert over Arkivverkets og Digitaliseringsdirektoratets åpenhet og raushet i møte med oss. Det har vært utrolig morsomt å få være med å bevise at innebygd arkivering fungerer, og jeg anbefaler deltagelse i regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet på det varmeste, sier prosjekteier Unn Elisabeth Huse, fra Trondheim kommune.
Kommunen er prosjektleder for det nasjonale utviklingsprosjekt, Digibarnevern. Huse forklarer at de har hatt stort utbytte av å få den ekstra oppmerksomhet og innsats fra premissgiverne og deres fagressurser.
– Uten dette ville forståelsen og resultatet blitt mye magrere og tradisjonelt innrettet. Nå har vi fått anledning til solid meningsbryting og - danning i et fagområde som er i stor utvikling, Resultatet er at den nye fellesløsningen kan få et svært godt arkiv, uten at det er forbundet store kostnader med å oppnå dette, sier Huse.
Hva sitter dere igjen med etter endt sandkasse-prosjekt?
– Samhandlingen og samarbeidet. Vi har erfart at vårt nasjonale utviklingsprosjekt, Digibarnevern, har hatt stort utbytte av å få den ekstra oppmerksomhet og innsats fra premissgiverne (AV og Digdir) og deres fagressurser. Uten dette ville forståelsen og resultatet blitt mye magrere og tradisjonelt innrettet. Nå har vi fått anledning til solid meningsbryting og - danning i et fagområde som er i stor utvikling.
Løsningen. Innebygget arkiv. Digitalt arkiv skapt i fagsystemer, krever grundig innsats for å kunne oppnå høy kvalitet. Her har drøftinger fra Arkivverkets fagressurser bidratt med solid teoretisk fundament, og resultatet er at den nye fellesløsningen kan dokumente et svært godt arkiv, uten at det er forbundet store kostnader med å oppnå dette. Vi er også trygge på at vi gjennom sandkasseprosjektet har bidratt til økt gjensidig forståelse mellom forvaltningsnivåene.
Hvilke fremtidige gevinster ser dere av å ha deltatt i sandkassen?
– Trygghet for at vi har god dokumentasjon og et godt arkiv. Samtidig vil dette skalere godt på alle måter.
– Til sist vil jeg nevne at vi er imponert over Arkivverkets og Digitaliseringsdirektoratets åpenhet og raushet i møte med oss. Det har vært utrolig morsomt å få være med å bevise at innebygd arkivering fungerer, og jeg anbefaler deltagelse i regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet på det varmeste.