Tjenester for offentlig sektor
Arkivverket har en rekke tjenester rettet mot offentlig forvaltning. Disse tjenestene er beskrevet nedenfor. Mange av tjenestene er felles for statlig og kommunal sektor; der hvor tjenesten er rettet mot bare en sektor, vil dette fremgå.
Dersom du er saksbehandler i offentlig forvaltning og trenger tilgang til konkrete opplysninger (skannede kopier av arkivmateriale) fra avleverte arkiv til din saksbehandling, kan du bruke kontaktskjemaene nedenfor eller du kan velge et av skjemaene under bestill en enkletopplysning.
Offentlige virksomheter som ønsker digital tilgang til mye brukt analogt materiale fra avleverte eller deponerte arkiver som er oppbevart hos Arkivverket kan bruke dette skjemaet for å søke om digitalisering av arkivmateriale for tilgjengeliggjøring på Digitalarkivet. Se nøye på kriteriene for digitalisering før dere sender inn en søknad til vurdering.
Ved behov for opplysninger fra arkivene eller kun esker/mapper, bruk et av skjemaene i +1 menyen over for å bestille.
Gjelder for
Offentlig forvaltning
Formål
Veiledning om dokumentasjonsforvaltning
Beskrivelse
Arkivverket veileder offentlige organer i spørsmål om dokumentasjonsforvaltning.
Dokumentasjonsforvaltning er en samlebetegnelse for alle aktiviteter knyttet til arkivers levetid, fra de dannes og frem til langtidslagring i depot.
Her finner du informasjon om lover, forskrifter og veiledninger m.m.
Her finner du informasjon om regelverk og standarder.
Her finner du våre praktiske veiledere for offentlig sektor.
Hvis du ikke finner informasjonen du trenger, kan du sende en e-post til vårt postmottak. Eventuelt kan du skrive til Arkivverket, Postboks 4013 Ullevål Stadion, 0806 Oslo.
Gjelder for
Offentlig forvaltning
Formål
Tilsyn med arkivarbeidet i offentlige organer.
Beskrivelse
Arkivverket kontrollerer at den offentlige forvaltningen har et forsvarlig arkivhold. Dette inkluderer alle faser i arkivenes liv – fra dokumentfangst og arkivdanning til langtidslagring i arkivdepot.
Riktig arkivhold hos offentlige organer sikrer innsyn i prosesser og dokumenter, og er en forutsetning for demokratiet.
I forbindelse med tilsyn skal offentlige organer gi Arkivverket opplysninger og dokumentasjon om arkivholdet sitt, og gi tilgang til å inspisere arkivene. Vi sender skriftlig varsel før vi kommer på tilsynsbesøk.
Gjelder for
Offentlig forvaltning
Formål
Godkjenning av Noark 5-systemer
Beskrivelse
Arkivverkets godkjenningsordning innebærer en overordnet godkjenning av leverandør-løsninger.
I følge arkivforskriften skal IT-løsninger for elektronisk journalføring og arkivering av saksdokumenter i offentlig forvaltning tilfredsstille kravene i Noark-standarden.
Her kan du lese mer om godkjenningsordningen og godkjente løsninger.
Gjelder for
Offentlig forvaltning.
Formål
Arkivverket veileder offentlige organer i spørsmål knyttet til bevaring og kassasjon.
Beskrivelse
Ønsker du veiledning i bevaringsvurdering av offentlig arkiv, kan du beskrive problemstillingen og sende en henvendelse til Arkivverkets postmottak.
Før du kontakter Arkivverket kan det imidlertid være lurt å sette seg inn i regelverket og veiledningene.
Gjelder for
Offentlig forvaltning
Formål
Kassasjon av offentlig arkivmateriale kan kun skje i samsvar med bestemmelsene i arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift, eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren.
Beskrivelse
Dersom din virksomhet har arkivmateriale uten kulturell, forskningsmessig, rettslig eller forvaltningsmessig verdi som du ønsker å kassere kan du sende en søknad til Arkivverkets postmottak. Du kan også kontakte Arkivverket om råd i forbindelse med utforming av selve søknaden.
Søknaden skal inneholde en bevaringsvurdering av arkivmaterialet, og må være godkjent av Riksarkivaren før kassasjon kan finne sted.
Før du kontakter Arkivverket kan det imidlertid være lurt å sette seg inn i regelverket og veiledningene.
Gjelder for
Offentlig forvaltning
Formål
Offentlig arkivmateriale kan kun føres ut av landet dersom det representerer en nødvendig del av den forvaltningsmessige eller rettslige bruken av dokumentene, eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren.
Beskrivelse
Dersom din virksomhet har behov for å sende offentlig arkivmateriale ut av landet må du sende en søknad til Arkivverkets postmottak.
Søknaden skal inneholde en redegjørelse for utførselsbehovet, og må være godkjent av Riksarkivaren før utførsel kan finne sted.
I forkant av søknaden kan det være lurt å sette seg inn i regelverk og veiledninger.
Gjelder for
Statlig forvaltning
Formål
Arkivverket behandler henvendelser og gir veiledning i forbindelse med avlevering av statlige arkiver.
Beskrivelse
Dersom din virksomhet ønsker veiledning i forbindelse med avlevering av virksomhetens arkiv, finner du informasjon og veiledninger vedrørende hele avleveringsprosessen på Arkivverkets nettsider.
Her finner du informasjon om avlevering av arkiver.
Hvis du ikke får svar på dine spørsmål via informasjonen på nettsidene, er du velkommen til å sende oss en skriftlig henvendelse til vårt postmottak.
Gjelder for
Statlig forvaltning
Formål
Inngåelse av avtale om avlevering av elektronisk skapt arkivmateriale.
Beskrivelse
Arkivverket oppretter avtaler mellom Arkivverket og respektive statlig forvaltningsorgan i forbindelse med deponering/avlevering av elektroniske uttrekk (arkivversjoner).
Et arkivuttrekk kan avleveres (eller deponeres) først når det er opprettet en avtale.
Arkivverket har utarbeidet maler for både selve avtalen og vedlegg til avtalen. Disse fylles ut av din virksomhet, og utkastene sendes til Arkivverkets postmottak.
Her finner du informasjon om avlevering av elektronisk skapt arkivmateriale.
Gjelder for
Statlig forvaltning
Formål
Arkivverket godkjenner avleveringslister over statlig arkivmateriale som ønskes avlevert til Arkivverket. Avleveringslister opprettes med hensikt å beskrive innholdet i et arkiv.
Når Arkivverket godkjenner avleveringslister i forbindelse med avlevering, sikres beskrivelser av arkivene, som igjen legger til rette for fremtidig tilgjengeliggjøring og bruk av arkivene.
Beskrivelse
Før et arkiv kan avleveres, skal det opprettes avleveringslister.
Det er den virksomhet som avleverer arkivmaterialet som skal sørge for at materialet blir ordnet og registrert før avlevering. Registreringen blir gjort i en avleveringsliste.
Avleveringslister skal lages etter en bestemt mal. Arkivverket har utarbeidet en mal for avleveringsliste som skal brukes.
På Arkivverkets nettsider har vi lagt ut veiledninger som viser hvordan en avleveringsliste skal fylles ut. Der kan du også se eksempler på utfylte avleveringslister. På samme side ligger også de maler for avleveringslister som skal brukes.
Her finner du informasjon om avlevering av elektronisk skapt arkivmateriale.
Når du har fylt ut avleveringslisten, sender du den til Arkivverkets postmottak for godkjenning. Avleveringslisten må være godkjent før papirarkivet kan avleveres.
Gjelder for
Statlig forvaltning
Formål
Elektroniske arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagt ned eller har avsluttet virksomheten, skal avleveres til Arkivverket og langtidslagres der.
Før et uttrekk kan legges ned i depot, må det testes og godkjennes.
Beskrivelse
Før et arkivuttrekk endelig kan avleveres eller deponeres, må det godkjennes. Uttrekket må oppfylle kravene i gjeldende lovverk.
Gjelder for
Utvalgte statlige virksomheter
Formål
Partnersamarbeid er en helthetlig tilnærming for å løse utfordringer på arkivfeltet i utvalgte virksomheter. Partnere er i hovedsak statlige virksomheter som har behov for et bredt utvalg av Arkivverkets tjenester.
Beskrivelse
Arkivverket og partner inngår et forpliktende samarbeid i en begrenset periode. Våre partneransvarlige kartlegger virksomhetens behov, formidler Arkivverkets tjenester og kompetanse, samt koordinerer ressursinnsats på tvers av Arkivverkets avdelinger. Arkivverkets partnere får tett oppfølging og skreddersydd veiledning om blant annet regelverk, bevaringsvurdering, mediekonvertering, smidig avlevering og bevaring i Digitalarkivet.