Kulturtanken

Hva:

Kulturtanken er en statlig fagetat med ansvaret for Den kulturelle skolesekken (DKS). Målet med DKS er at barn og unge i norsk skole skal møte kunst og kultur på høyt nivå i skolehverdagen sin, uansett hvor i landet de bor.

En utfordring har vært at de ikke har hatt et felles IKT-system for å den administrative koordineringen av ordningen. Hver fylkeskommune og mange kommuner har hatt egne søknadsskjemaer for kunstutøverne, og det var ca like mange frister å forholde seg til som skjemaer og epostadresser. Det fantes heller ingen felles praksis for brukerne av DKS med tanke på dokumentforvaltning for ordningen. I 2017 startet arbeidet med å skaffe ett nasjonalt IKT-system for DKS. Dette resulterte i en helhetlig portal for forvaltningen av ordningen, med verktøy for alt fra mottak av forslag, tildeling til skoler, app for utøvere, publiseringsløsning og løsning for tilbakemelding og evaluering.

Ambisjonen har vært at all rapportering rundt aktiviteten i DKS på sikt skal basere seg helt og fullt på data lagret i løsningen. I utgangspunktet var planen å utvikle systemet slik at det kunne levere data i tråd med Noark-standarden. Da Kulturtanken oppdaget at det var igangsatt initiativer for å lage mindre rigide arkivstandarder, samtidig som det ble jobbet med utkast til ny arkivlov, ønsket Kulturtanken å utforske handlingsrommet og unngå å bygge en løsning basert på standarder som kan bli erstattet med ny tenkning.

Hvordan:

Kulturtanken gikk i dialog med Arkivverket, og ble en del pilotene før etableringen av den regulatoriske sandkassen for arkiv og offentlighet. Kulturtanken fikk dispensasjon fra arkivforskriftens § 11 om bruk av Noark-system. I sandkassen utforsket de sammen med Arkivverket hvordan det nye systemet best kunne legge til rette for en brukervennlig og effektiv måte å håndtere arkivplikten på DKS-området. Det er kommunene og fylkeskommunene som utfører saksbehandleroppgavene i DKS.

Ettersom Kulturtanken ikke eier dokumentasjonen som behandles, har Kulturtanken heller ikke arkivplikten. Et sentralt spørsmål har derfor vært om Kulturtanken kan slå fast en prosess for håndtering av arkivplikten for alle fylkeskommuner og kommuner som bruker DKS. I utgangspunktet skulle systemet settes opp for å  eksportere fra IKT-sysetmet til DKS til de ulike fylkers og kommuners egne sak- og arkivsystemer. Som en del av arbeidet med innebygd arkivering, har i stedet Kulturtanken fått kartlagt hva som må til for at IKT-systemet kan bli bygget slik at det kan være DKS-ordningens arkiv.

Denne løsningen vil redusere antall arbeidsprosesser og sikre at forpliktelser knyttet til dokumenthåndtering blir innfridd idet selve jobben blir gjort. Dette er et eksempel på hvordan realisere  innebygd arkivering i praksis, hvor arbeidet som gjøres i systemet også blir dokumentert.