Bruk av datasjø for bedre innsyn i dokumentasjon
Stavanger kommune ønsker å gjøre innsyn i kommunens politiske møtedokumenter lettere ved publisere disse på eInnsyn via datasjøen. Dette ble prøvd ut i regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet som er et samarbeid mellom Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratet.
Hva har vi jobbet med?
Målet med prosjektet var:
-
Å utforske og lære mer om hvordan offentliggjøring kan skje via et verktøy som datasjø.
-
Digitaliseringsdirektoratet har konkret testet en teknisk overlevering fra datasjøen til eInnsyn.no.
-
Arkivverket har vurdert elementer av nåværende og fremtidig juridisk mulighetsrom ved bruk av datasjø.
Regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet
-
Regulatoriske sandkasser brukes for å fremme ansvarlig innovasjon og er beskrevet i regjeringens nasjonale strategi for kunstig intelligens (2019). I en regulatorisk sandkasse får virksomheter teste ut løsninger, tjenester og produkter i et begrenset omfang, innenfor en viss tidsramme, samtidig som de får tett oppfølging.
-
Arkivverkets regulatoriske sandkasse for arkiv, data og offentlighet er et samarbeid med Digitaliseringsdirektoratet.
-
Nye søkere tas opp i sandkassen noen ganger i året. Neste søknadsrunde lanseres fortløpende.
Hvordan ble det løst?
I prosjektet har vi konsentrert oss om å overlevere dokumentasjon fra politiske prosesser til eInnsyn.no. Dataene er lagret i Stavanger kommune sin datasjø og blir overført i henhold til eInnsyn.no sin standardiserte datamodell.
Sammen med Stavanger kommune gjennomførte vi en kartlegging av hvordan datasjøen er satt opp og brukes av Stavanger kommune. Formålet er at vi i Arkivverket skal få nok forståelse av hvordan datasjøen brukes per i dag, og hvorvidt det forelå utfordringer i arkivregelverket knyttet til bruken av datasjø knyttet til bruken som beskrevet i prosjektet. Vi utforsket også scenarier for fremtidig bruk av datasjø i dokumentasjonsforvaltningen og mulige regulatoriske skjær i sjøen for en slik bruk.
Hva var resultatet?
Overføring av data fra alle de tre avsluttede systemer hos Stavanger kommune via datasjøen og til eInnsyn.no er testet og fungerer. Resultatet viser at det er stor fleksibilitet i forhold til hvilke systemer som kan avlevere data til eInnsyn.no, noe som kan bidra til å gi offentlighet og innsyn i en større del av forvaltningens saksbehandling og dokumentasjon. Stavanger kommunes grep med å benytte eInnsyn.no som innsynsløsning for sammenslåtte kommuner vil også gi innbyggerne mulighet for mer offentlighet og innsyn på tvers av tidsperioder, kommunestruktur og valg av leverandører.
Tips til andre som vil teste ut datasjø
-
Arkivverket så særlig på arkivlovens § 9b og arkivforskriftens §§ 23 og 24 som mulige regulatoriske utfordringer knyttet til bruk av datasjø. Etter en gjennomgang av bruken av datasjø i prosjektet, er konklusjonen at det ikke foreligger noen regulatoriske utfordringer i vårt regelverk ved å tilgjengeliggjøre data på denne måten.
-
En viktig risiko som må håndteres, er hensynet til personvernet. Det kan derfor være klokt i å se nøye igjennom hvilke data en velger ut. Data som uansett kan offentliggjøres vil være et godt sted å starte.
-
Andre eksempler som kan testes ut er hvor datasjø fungerer som et slags mellomlager for gjenbruksformål, hvor dataene ligger på norsk jord.
Arkivverket har sammen med Stavanger kommune sett på mulig fremtidig bruk av datasjøen i dokumentasjonsforvaltningen i kommunen. Det å vurdere andre alternativer enn dagens bruk er viktig for å gi råd til andre virksomheter og kommuner som kanskje vil teste ut noe lignende.
Arkivverket vurderer den fremtidige løsningen for datasjø i Stavanger kommune som et mulig viktig første steg i utprøvingen. Når det gjelder fremtidig bruk av datasjø til ulike arkivfunksjoner, ser vi at det trengs mer utprøving.
Stavanger kommune og Stavanger byarkiv ser at datasjøen gir muligheter for selvbetjeningsløsninger og deling og bruk av åpne data. Løsningen gir muligheter for maskinlæring, automatisering, prediksjon og innebygd arkivering. Med andre ord forenkling og effektivisering av dokumentasjonsforvaltningen.
– Jeg er svært fornøyd med resultatene fra samarbeidsprosjektet i sandkassen, sier Mentz von Erpecom Vikse, som er sjef for Stavanger byarkiv. – Vi har fått verifisert at vi kan gjøre arkiver tilgjengelig gjennom datasjøen og den nasjonale fellesløsningen eInnsyn. Resultatene fra samarbeidsprosjektet har inspirert oss til å opprettholde vår satsing på å forenkle og effektivisere dokumentasjonsforvaltningen i datasjøen.
– Stavanger byarkiv ser et betydelig gevinstpotensial ved bruk av datasjø, både for oss som arkivinstitusjon og for kommunens forvaltning, sier Lars Olsen Neby, seksjonssjef i byarkivet. – I tillegg til potensielle økonomiske gevinster, kan datasjøen føre til økt dokumentfangst, mer effektiv tidsbruk, muligheter for automatisering, større valgfrihet i forhold til leverandører, kombinert med større åpenhet og bedre tilgang til arkivene.
– Det er viktig for Stavanger kommune å støtte opp om og bidra til å videreutvikle nasjonale fellesløsninger på tvers av forvaltningsnivå, supplerer Mentz.
– Jeg er stolt av å få delta med et prosjekt som kan være til nytte for både innbyggerne våre, men også resten av offentlig sektor. Vi ønsker å dele erfaringer, sier innovasjonsrådgiver Eva Karin Hildre Paulsen.