Veileder for overføring av papirarkiv

Arkivloven, arkivforskriften og riksarkivarens forskrift inneholder krav knyttet til avlevering til arkivdepot. 

Før en avlevering kan skje skal arkivmaterialet være: 

• 25-30 år gammelt 
• ute av administrativt bruk 
• gjennomgått med tanke på arkivbegrensning og kassasjon 
• vurdert med tanke på om det har vært omorganisering hos arkivskaperen 
• ordnet i samsvar med gjeldende lovverk 
• vurdert med tanke på mediekonvertering 

For å forstå hvordan alle dokumentene i et arkiv henger sammen, og for å kunne etterlyse materiale som eventuelt mangler, må du aller først skaffe deg en oversikt over virksomheten og arkivene: 

• Hvilke år har virksomheten eksistert? 
• Hvilke oppgaver har virksomheten hatt? 
• Har den gjennomgått større omorganiseringer? 
• Hvilke avdelinger har eksistert? 
• Har virksomheten skiftet navn? 
• Forsøk også å finne alle arkivnøkler, instrukser og planer for arkivet (Du bør finne det meste av dette i arkivplanen) 
• Samle inn alt arkivmateriale 

Skriv ned historikken og før inn den i avleveringslisten! Historikken vil også være svært nyttig for den som senere skal bruke arkivet. 

Samle inn alt materiale som hører til den arkivperioden som skal avleveres. Krev inn materiale som er utlånt til saksbehandlere og undersøk om det finnes arkiv i lagerrom, kjellere, loft, eller i andre lokaler der materiale blir satt bort. Alle deler av arkivet skal avleveres. Husk at arkivet ikke bare består av sakarkiv, journaler og møtereferater, men også av for eksempel fagserier og registre. Kart, tegninger og fotografier kan også være en del av arkivet!  

Når du sorterer og ordner arkivmaterialet skal du følge proveniensprinsippet. Hva det betyr i praksis forklarer vi nedenfor. 

Ikke bland sammen arkiv etter ulike virksomheter

Arkiver fra ulike virksomheter ordnes hver for seg, og registreres i hver sin avleveringsliste. Aller først må du derfor fastslå hvem som har skapt arkivmaterialet - på fagspråk heter det å fastslå arkivmaterialets ytre proveniens (opprinnelse). Det betyr bl.a. at hvis en virksomhet har gjennomgått en større omorganisering, så skal arkivet før omorganiseringen holdes for seg, og arkivet etter omorganiseringen for seg. Se eksempel nedenfor. 

Iblant endrer en virksomhet navn uten at det medfører endringer for virksomheten. I slike tilfeller skal du ikke sette skille i arkivet, men du må opplyse om navneendringen i innledningen til avleveringslisten. 

Behold den indre ordningen i arkivet mest mulig 

Proveniensprinsippet betyr også at man skal beholde den indre ordningen i et arkiv så langt mulig i ordningsarbeidet, og ikke sortere om materialet. Det heter at man tar hensyn til arkivets indre proveniens. 

En arkivserie er en del av et arkiv som har hatt en viss funksjon. Brevjournaler er eksempel på en type serie, kopibøker er en annen og korrespondanse en tredje. Men det er ikke bare et materiales funksjon som definerer en serie - måten materialet er ordnet på kan også definere en serie. Se eksempel nedenfor. 

Du skal sette opp de ulike arkivseriene innenfor hvert arkiv serie for serie. Rekkefølgen på seriene skal følge Norsk allment arkivskjema 

Mange syns at det i denne fasen av arbeidet er praktisk å gi alle arkivstykker et løpenummer som registreres i en provisorisk liste, slik at man får en oversikt over materialet. Denne nummereringen bli ikke den samme som i den endelige avleveringslisten, den er bare et arbeidsredskap. Metodikken er særlig aktuell i kaosarkiver. 

Rensing

Fjern binders, plastlommer, plaststrips, spiralinnbinding, skilleark, gummistrikk, mv. Post-it skal også fjernes, men husk å ta en kopi av lappen dersom innholdet er vesentlig!

Ikke alt av dokumenter skal bevares! Dokumenter som ikke har verdi for ettertiden og kontormateriell som er skadelig for papiret skal renses ut. 

Under gjennomgangen av arkivet skal du fjerne: 

• binders 
• gule lapper (ta en kopi av lappen dersom innholdet er vesentlig!) 
• plastlommer, plaststrips, spiralinnbinding, skilleark, gummistrikk 
• stifter 

Riksarkivarens forskrift § 6-4 reiser ikke direkte krav om at stifter skal fjernes. Stifter er erfaringsmessig av varierende kvalitet. Stifter som er i god stand (uten synlige skader) skal derfor ikke fjernes med mindre det er i sammenheng med mediekonvertering. Imidlertid vil det i mange dokumenter være stifter som er rustne. Slike stifter skader arkivmaterialet og vil over tid gjøre at deler av teksten i disse dokumentene kan gå i oppløsning. Stifter som har rustskader skal derfor fjernes før avlevering til arkivdepot (se bilder nedenfor som viser fjerning av slike stifter). 

Binders kan erstattes med et papiromslag (A3-ark) for å holde papirdokumentene samlet. Vanlig kopipapir, som tilfredsstiller internasjonal standard ISO 9706 kan brukes til dette. Informasjon om at papiret tilfredsstiller ISO 9706 finnes utenpå innpakningspapiret. 

I de tilfeller arkivmateriale også inneholder fotografisk materiale skal ikke vanlig kopipapir benyttes som omslag. Her må papiret tilfredsstille andre krav i tillegg til ISO 9706.

Ved fjerning av binders og stifter er det viktig å ikke skade arkivmaterialet. Binderser og stifter fjernes derfor enklest på følgende måte: 

Fjerning av rustne binders fra gamle dokumenter

Bruk en transparent polyester film eller kartong som støtteunderlag for å skåne papiret. Før denne under bindersen. Løft bindersens fremside opp i loddrett posisjon så den løsner fra dokumentet.

Fjerning av stifter fra gamle dokumenter

Bruk en transparent polyester film eller kartong som støtteunderlag for å skåne papiret.Før støtteunderlaget inn under stiftens endeside så spatelen over der. Løft forsiktig opp så stiftens ender blir så rette som mulig. Snu dokumentet til fremside og før støtteunderlaget inn under stiften, bruk spatelen til å løfte stiften forsiktig opp. 

Fjerning av stifter fra nyere dokumenter i god stand

Løfte stiftens endesider og løft forsiktig opp. Snu dokumentet og løft stiften forsiktig ut.

Fysisk tilstandsvurdering av arkivet

Om arkivmaterialet er skittent, muggent, fuktig eller skadet kan det ikke avleveres som det er. Støv og skitt børstes eller støvsuges bort. Ved fuktskader eller mugg skal du alltid ta kontakt med Arkivverket. 

Arkivlokaler der arkivet er oppbevart må i tillegg være kartlagt med insektsfeller, bl.a. for å hindre mottak av materiale infisert av skjeggkre. Mer informasjon om skjeggkre i arkivlokaler, finner dere her. 

For å få avleveringen godkjent, skal den fysiske tilstanden av arkivmaterialet vurderes. Tilstandsvurderingen fylles ut i et eget skjema. Vi har laget et skjema som du skal bruke i forbindelse med vurderingen. Skjemaet kan lastes ned og lagres på ditt eget område. Du finner skjemaet lenger ned på siden. 

Arkivbegrensning og kassasjon

Om arkivbegrensning og kassasjon ikke har vært gjort før, må det gjøres før avlevering. Arkivbegrensning betyr at man fjerner dokumenter som egentlig ikke hører til i arkivet. Det er slikt som ikke har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Eksempler kan være innsendte trykksaker, konsept/kladder, ekstra kopier, reklame, referanselitteratur, julekort, innkomne rundskriv som ikke har ført til saksbehandling m.m. 

Kassasjon betyr at man fjerner dokumenter som er arkivlagt selv om dokumentene har vært en del av saksbehandlingen. Det skal kun skje i henhold til et kassasjonsvedtak fattet av Riksarkivaren. 

Arkivverket tar ikke imot arkiv der det ikke er utført kassasjon før avleveringen. 

I riksarkivarens forskrift kap. 7 finnes felles regler for kassasjon i statlige arkiver for egenforvaltning (klasse 0, 1 og 2). Mange virksomheter har også utarbeidet spesielle kassasjonsvedtak for sine fagsaker. Disse er vedtatt av Riksarkivaren. Om du ikke vet om det finnes kassasjonsvedtak for din virksomhet så kan du søke i vårt bevarings- og kassasjonsregister eller ta kontakt med Arkivverket.

Arkivbokser, mapper og omslag

Det er viktig å pakke arkivmaterialet i godkjente arkivbokser, mapper og omslag. Dette beskytter arkivmaterialet mot ytre påvirkning som for eksempel lys, støv, skitt samt hindrer arkivmaterialet å brytes ned. Ved avlevering til Arkivverket skal esker, mapper og omslag oppfylle krav i internasjonal standard for papir ISO 9706 og ISO 16245. Utdypende informasjon: Krav til kvalitet på esker og omslag/mapper

Mapper og omslag

Merk hver mappe med relevant informasjon, f.eks. saksnummer, arkivkode, emne og årstall. Erstatter du en eldre mappe med en ny, husk å ta vare på alle relevant informasjon fra det eldre omslaget.

Arkivdokumenter som hører sammen, hører til samme sak, eller som er registrert med samme arkivkode samles i en mappe. Mappene skal være tykt papir som gir stabilitet i esken. Istedenfor å bruke binders for å holde dokumenter i mappen sammen, kan man bruke papiromslag (A3-ark). Vanlig kopipapir, som tilfredsstiller internasjonal standard ISO 9706 kan brukes til dette. Omslagene og mappene skal være ligninfri, syrefrie og buffret (eller med bufferkapasitet) fordi det beskytter papiret fra nedbrytning.

På hver mappe skal det være en innholdsbeskrivelse med f.eks. opplysninger om saksnummer, arkivkode, emne og årstall.tekst fra arkivnøkkel. Du skal skrive med blyant eller arkivbestandig penn.

Blyant bør brukes til merking av omslag og mapper. Blyant har bedre holdbarhet enn penn. Det er best å bruke en blyant med en viss hardhet (f.eks HB hardhet).

Kravene til bruk av penner reguleres av ISO-standard. Den aktuelle standard er ISO - 11798. Standarden skal ivareta at lesbarhet og holdbarhet sikres over tid.

Boksene

Pakk arkivboksene slik at arkivmaterialet ikke tar skade. For få og mange dokumenter i en arkivboks skader arkivmaterialet

Arkivmappene pakkes i arkivbokser. Arkivboksene må være konstruert slik at de brettes sammen og ikke limes sammen. De skal ikke ha noen form for metal, klips, lim eller nagler. Arkivboksene skal være 9,5 cm brede i A4 eller folioformat. Folioformat er en størrelse mellom A3 og A4 som var mye brukt før 1930. Boksene skal tilfredsstille internasjonal standard ISO 9706, ISO 16245 i tillegg være PAT-sertifisert (Photographic Activity Test).

Boksene skal ikke pakkes så fulle at man må bruke makt for å ta ut dokument av dem. Det skal heller ikke være for få dokumenter slik at papirene krøller seg i boksen. Det er fullt mulig å la to ulike arkivserier ligge i samme boks. 

Protokoller

Legg protokollene i en arkivboks med ryggen ned

Protokoller legges i arkivbokser, med ryggen ned. Da blir de mindre utsatte for støv og slitasje. Protokollene registreres da som mapper i en arkivboks og boksen etiketteres. 

Dersom det ligger løse ark i en protokoll, skal disse tas ut og plasseres samlet i omslag i arkivboksen. En henvisning om hvorfra dokumentene er tatt ut, gjøres på omslaget. Dette bør også noteres i avleveringslisten i innholdsfeltet.

Dersom møtereferater er limt inn i protokoller, legges kopier av møtereferatene i saksomslag i egen arkivboks.

Ringpermer

Ringpermer skal ikke bli med ved avlevering. Permene sliter etter hvert papiret i stykker, og arkene vil falle ut. Metallet i permen kan også ruste. Ta derfor ut papirene fra permene og legg dem i mapper i arkivbokser.

Arkivverket har utarbeidet avleveringsliste for registrering (listeføring) av arkivmateriale, som skal benyttes ved avlevering. Avleveringslisten skal godkjennes av Arkivverket før avlevering. 

Til deg som ordner arkiver etter kirkelig virksomhet, domstolene, politietaten, statsforvalteren eller forliksråd, har vi laget egne veiledere når det gjelder fagserier. De finner du under virksomhetsspesifikke veiledere.  

I avleveringslisten skal hver arkivboks og hver protokoll registreres på stykkenivå og få sitt eget nummer. Dersom det finnes mapper/flere protokoller i en arkivboks, skal de også ha løpende nummer i feltet for mapper. Strukturen i et arkiv og i avleveringslisten skal følge Norsk allment arkivskjema. Unntaket er fagseriene (spesialseriene) for virksomheten.  

Dersom det foreligger en tidligere avlevering, skal arkivmaterialet ses i sammenheng. Ta kontakt for veiledning/utfyllende informasjon.

Før registreringen starter:  

• Avleveringsliste for registrering av arkivmateriale, lastes ned og lagres på eget område - husk separate lister for hver arkivskaper 

• Følg veiledningen/forklaringen som ligger innbakt i avleveringslisten for registrering av arkivmateriale 

• Dersom en mappe, et arkivstykke, en arkivserie eller hele arkivet skal sperres for innsyn, skal lovhjemmel som ligger til grunn for klausuleringen samt hvor lenge materialet er klausulert registreres i avleveringslisten.   

• Bruk gjerne Avleveringsliste – utfylt eksempel, som supplement i registreringen 

Norsk allment arkivskjema brukes på følgende måte:  

• Bokstavene A - E: Serier med administrativt materiale som virksomheten selv produserer 
• Bokstavene F - O: Benyttes fritt til spesialserier. Her kan virksomheten gi egne navn til seriene. 
• Bokstavene P - S: Serier som er basert på materialets funksjon 
• Bokstavene T - W: Serier som er skapt på spesielt medium eller format 
• Bokstavene X - Z: Serier med litt forskjellig materiale   

Husk at det alltid skal opprettes underserier (f.eks. Aa, Fb, Fd). Hver underserie skal ha eget navn. Arkivstykker skal ikke registreres direkte under en hovedserie. 

Utskriftsvennlig versjon av "Norsk allment arkivskjema brukes på følgende måte". 

Hjelpespørsmål ved registrering i avleveringslister 

• Arkivomtale - har vi: 
  • riktig navn på arkivet? 
  • skrevet kort omtale av arkivet? 
  • ført inn fra og til år på arkivet? 
  • ført inn klausul/restriksjoner/hjemmel og år, hvis hele arkivet skal unntas offentlighet? 

• Aktøromtale(arkivskaper) - har vi: 
  • riktig navn på arkivskaper/aktør? 
  • skrevet kort omtale av aktøren/arkivskaper? 
  • ført inn riktig tidsperiode arkivskaper startet (og sluttet)? 

• Seriestruktur - har vi: 
  • registrert etter strukturen i allment arkivskjema? 

• Registering av serier 

  • Serier – har vi: 
    • riktig navn på serien (f.eks. møtebøker)? 
    • riktig seriesignatur (f.eks. Aa)? 
    • opplysninger om serien som sier noe om seriens innhold, egenskap og oppbygging utover det navnet tilsier? 
    • datert riktig på eldste og yngste dokument/protokoll i serien? 
    • vurdert om hele serien skal klausuleres? 
    • registrert inn arkivstykker i serien? 
    • registrert inn riktig stykkenummer, stykkenavn, innhold, fra-til år, evt. arkivkoder og evt. klausul/restriksjoner/hjemmel og år på stykkenivå? 
  • Mapper – har vi:  
    • registrert inn på mappenivå hvis det var flere mapper/protokoller i en arkivboks (stykke)? 
    • registrert inn riktig mappenummer, mappenavn, innhold, fra-til år, evt. arkivkoder og evt. klausul/restriksjoner/hjemmel og år på mappenivå? 

Utskriftsvennlig versjon av "Hjelpespørsmål ved registrering i avleveringslister".  

Avleveringslisten skal godkjennes av Arkivverket før avlevering.  

Etiketter skal festes med lim som er motstandsdyktig mot aldring og kjemisk stabilt. Det forhindrer på sikt bl.a. at etikettene faller av.

Arkivverket kan bistå med å produsere godkjente etiketter etter at avleveringslisten er godkjent. 

Arkivskaper kan også velge å produsere etikettene selv. Egenproduserte etiketter skal ha samme mål og tekstrubrikker som etiketter produsert etter Arkivverkets standarder. 

Etikettene skal ha opplysning om (navn på arkivskaper, arkivstykkets nummer og innhold samt tidsperiode). 

Målene for standardetiketter for vanlige bokser er 175mm x 80mm, for mindre bokser/protokoller 95mm x 50mm samt en tredje på 85mm x 85mm. Egenproduserte etiketter skal produseres i papir som oppfyller krav i internasjonale standard for papir ISO 9706.

Etikettene skal festes med et spesiallim. Limet skal være kjemisk stabilt og motstandsdyktig mot aldring, sånn at etikettene ikke faller av etter hvert. 

Et anbefalt alternativ til dette formålet er å bruke lim av Etylvinyl acetat (EVA), som har vist seg å være stabil over lang tid. Det finnes tilgjengelig produkter på markedet som er egnet for dette formålet og oppfyller kravene ISO:16245. For mer generelle retningslinjer, se Krav til liming av etiketter

Be alltid leverandørene om dokumentasjon på at produktene tilfredsstiller ISO-standardene.

Avleveringstidspunkt skal være avtalt før arkivet sendes inn. 

Når du pakker ned arkivet i flytteesker eller lignende, legg da arkivstykkene i riktig rekkefølge etter avleveringslisten. Det gjør det mye enklere å pakke opp arkivet. Det blir spesielt viktig når det er snakk om store avleveringer. 

Merk flytteeskene med løpenummer (1,2,3 osv). Større avleveringer skal alltid leveres på plastpall eller i bur, og transportør må surre plast rundt materialet slik at det ikke velter/faller av under transporten eller blir vått. 

Alle lokasjoner i Arkivverket har ikke truck og det kan derfor være nødvendig å sende materialet med lastebil med lift. Ta derfor kontakt med den depotinstitusjon som skal ta imot avleveringen før dere bestiller transport.   

Vi gjør oppmerksom på at sendingen ikke skal være i transitt over helg. 

Kopi av godkjent avleveringsliste og utfylt fysisk tilstandsvurdering skal følge med den fysiske avleveringen.

Arkivskaper dekker alle kostnader knyttet til frakt og overføring av arkivmaterialet frem til plassering i arkivdepotet (riksarkivarens forskrift, § 6-6).

Og etterpå?

Når Arkivverket har mottatt arkivet vil det bli kontrollert av oss. Etter hvert blir informasjonen i avleveringslisten lagt ut på Arkivportalen. 

Og du har vært med på å gjøre vår kulturarv tilgjengelig for ettertiden!