Veileder for mediekonvertering av papirarkiver

Denne veilederen tar for seg de fire siste fasene av et mediekonverteringsprosjekt, fra oppstart til overføring til Arkivverket.

Vi anbefaler dere først å lese artikkelen Hvorfor mediekonvertere og veilederen Hvordan planlegge mediekonvertering, som tar for seg de innledende fasene. Dette gir god oversikt over fordeler ved mediekonvertering og hjelper dere i planleggingsprosessen.

Målgruppen for denne veilederen er statlige virksomheter som skal overføre avsluttede papirarkiver til digitalt format, for så å kunne destruere originalformatet.

For de som ønsker å mediekonvertere uten å destruere originalformatet, kan veilederen fungere som en god støtte i prosessen. Den vil også være nyttig for kommuner, fylkeskommuner og andre som skal konvertere de papirbaserte arkivene sine.

Kommuner og fylkeskommuner kan kontakte sitt IKA eller arkivdepot for å undersøke om mediekonvertering kan være et alternativ til tradisjonell ordning og registrering av papirarkiv.

For mediekonvertering i den løpende arkivdanningen, se veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer.

Kravene som gjelder ved mediekonvertering av arkiver for digital bevaring er beskrevet i riksarkivarens forskrift kapittel 8. De tekniske kravene til bildekvalitet og filformater finner dere i riksarkivarens forskrift kapittel 5.

For å sikre at resultatet av mediekonverteringen blir best mulig, skal alle deler av prosessen kvalitetssikres og dokumenteres etter kravene i forskriftens § 8-4. Når dere planlegger prosjektet, skal dere lage retningslinjer for hvordan kvalitetskontrollen skal utføres.

Materialet som skal mediekonverteres må ha blitt registrert i en eller annen form for elektronisk journal eller tilsvarende register da arkivet ble dannet (§ 8-1).

Hvis det ikke finnes et slikt register som ble skapt under arkivdanningen, kan statlige virksomheter søke om unntak fra denne regelen (§ 8-8). Det må da lages et elektronisk register, for eksempel gjennom å bruke papirjournalen eller teksten fra selve saksmappen.

Det konverterte arkivmaterialet må oppfylle tekniske krav til bildekvalitet og filformat.

• Bildekvalitet ved skanning (§ 5-15)
• Godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering (§ 5-17)
• Spesifiserte krav til arkivdokumenter i TIFF-format eller PDA/A-format (§ 5-18 (2))

Når arkivmaterialet er mediekonvertert for digital bevaring, kan originalformatet destrueres hvis bestemte vilkår er oppfylt (§ 8-6).

Før papiroriginalene blir destruert, må den digitale arkivversjonen være testet og godkjent av Arkivverket. Dere må dokumentere at alle krav er fulgt i konverteringsprosessen.

Virksomheten har selv ansvar for å vurdere om noen originaldokumenter eventuelt må bevares av juridiske hensyn. Denne vurderingen kommer i tillegg til destruksjonsforbudet for bestemte dokumenttyper i § 8-7.

Planen dere laget for gjennomføringen av mediekonverteringsprosjektet, brukes nå i den praktiske gjennomføringen.

For å sikre at det blir enkelt å finne frem i det mediekonverterte arkivet, er det viktig å beskrive materialet på en god måte. Her er koblingen mellom metadata og de skannede dokumentene sentral.

Dokumentene skal knyttes til den elektroniske journalen (eller tilsvarende register) som de ble registrert i da arkivet ble dannet. Før dere starter skanningen, må dere bestemme hvilket detaljnivå dere skal bruke for lagring av dokumentene. I tradisjonelle sakarkiv er det naturlig å lagre dokumentene på saksnivå eller på journalpostnivå.

Hva som er mest nyttig, kommer an på hvor mye arkivet er i bruk og hvilket behov virksomheten eller arkivdepotet har for fremfinning. 

Lage nytt elektronisk register

Hovedregelen er at mediekonvertering for digital bevaring kun er tillatt for arkiver som opprinnelig ble registrert i elektronisk journal. Hvis Riksarkivaren har gitt dere unntak fra regelen, må dere lage et nytt, elektronisk register med metadata.

Hvis arkivet har en papirjournal, er den et godt utgangspunkt. Dere kan også bruke tekst fra selve saksmappene, arkivkoder eller andre ordningsprinsipp som arkivet er organisert etter. Registrering av metadata og koblingen til de skannede filene kan gjøres i for eksempel Excel eller systemet Asta.

Dere kan registrere den nødvendige nøkkelinformasjonen som en del av klargjøringen i forkant, eller parallelt med skanningen. Valget av tidspunkt påvirkes av hvordan hele prosessen er organisert.

Arkivverket har erfart at det er en fordel å registrere metadata i forkant av skanningen, og sende inn registeret for kvalitetssikring hos oss. Dette forebygger «feilregistreringer» som er krevende å rette opp i etterkant.

Arkivmaterialet må som regel klargjøres for skanning. Dette kan enten gjøres i forkant, eller under selve skanningen.    

Klargjøring innebærer:

• fysisk rensing – fjerne stifter, binders, plastlommer, og lignende
• fjerne sammenhefting på innbundet materiale;
• eventuell rydding av feilarkiverte dokumenter

Det er viktig å skanne originaldokumentene med riktig oppløsning og fargegjengivelse. Da sikrer dere at dere ikke mister informasjon i skanningsprosessen. Dokumenter skal skannes i fullfarge med oppløsning på minimum 300 ppi, med lavest mulig komprimering. Vurder høyere oppløsning hvis dere skal skanne fotografier og tegninger.

Dokumentene skal lagres i et av de godkjente filformatene i riksarkivarens forskrift § 5-17. For PDF/A-format gjelder spesielle krav, se riksarkivarens forskrift § 5-18 (2). Filnavnene må være unike.

Under hele skanneprosessen er det viktig å kontrollere at det ikke har skjedd dobbel mating av dokumenter, eller at relevant innhold har blitt tildekket av bretter eller fremmedelementer. Dokumentene skal være rotert og beskåret riktig.

OCR-behandling

Det er en fordel om tekstdokumenter blir OCR-behandlet. Dette gir mulighet til å søke i selve dokumentene, og øker både gjenfinningsmulighetene og brukervennligheten.

Trykte og maskinskrevne dokumenter egner seg best for OCR-behandling. Det kan være vanskelig å få et godt resultat for håndskrevne dokumenter, eller dokumenter som er i dårlig stand.

For å sikre at resultatet av mediekonverteringen blir best mulig, og at den digitale arkivversjonen er pålitelig, er det viktig å dokumentere alle deler av prosessen og kravene som stilles til konverteringen.

Dere skal utføre løpende kvalitetskontroll av konverteringsprosessen for å sørge for at:

• skanningen er komplett
• dokumentene er skannet med riktig kvalitet
• formatkravene er oppfylt, dvs. at filene er lagret i et gyldig format
• lagring av bildefilene er vellykket
• de skannede dokumentene er koblet til riktige elektroniske metadata

Konverteringsprosessen skal dokumenteres med:

• beskrivelse av produksjonslinjer og alle ledd i konverteringsprosessen
• hvilken type utstyr som ble brukt og hvor konverteringen ble utført
• kravspesifikasjon som ble stilt til konverteringen hvis den ble utført av andre enn arkivskaper

Når dokumentene er skannet, knyttet til registeret og kvalitetssikret, skal dere inngå avtale om overføring. Neste trinn i prosessen er å produsere en digital arkivversjon som skal sendes inn og godkjennes av Arkivverket. Dere kan ikke destruere papirarkivet før den digitale versjonen er godkjent.

Fyll ut skjema for arkivbeskrivelse for mediekonverterte arkiver (docx-fil) med den informasjonen dere har tilgjengelig. Her kan dere gjenbruke deler av dokumentasjonen om konverteringsprosessen. 

Skjemaet danner grunnlaget for avtalen om overføring til Arkivverket, og blir brukt under testing og godkjenning av uttrekket.

Send inn arkivbeskrivelsen og en forespørsel om overføringsavtale til vårt postmottak. Ta gjerne med referansenummer hvis dere har fått det tidligere i prosessen.

Avtalen utarbeides i samarbeid og spesifiserer:

• hva som skal overføres
• hvilket uttrekksformat arkivet overføres i
• hvilken status arkivet får ved overføring
• når overføringen skal skje

Før overføring til depot skal dere produsere et samlet arkivuttrekk som inkluderer de skannede dokumentene og tilhørende metadata. Se vår veileder om uttrekk for langtidsbevaring. Det brukes samme type uttrekksformater for mediekonverterte arkiv som for digitalt skapt arkivmateriale.

Valget av uttrekksformat vil være avhengig av:

• om arkivet har tilhørende elektroniske metadata fra før eller om de må lages
• format og struktur på de elektroniske metadataene
• hvordan det fysiske arkivet er ordnet og organisert

Uavhengig av uttrekksformat må mediekonverterte arkiver ha en komplett teknisk struktur- og innholdsbeskrivelse som følger Arkivverkets standard ADDML, som er beskrevet i veileder om uttrekk for langtidsbevaring.

Arkivversjonen skal pakkes på en bestemt måte, og overføres til oss via en sikker kobling.

Når Arkivverket har godkjent den konverterte arkivversjonen, får dere et godkjenningsbrev. Arkivet får så status som avlevert eller deponert, etter hva som ble bestemt i overføringsavtalen. 

Det er forbudt å destruere papirversjonen av arkivet før Arkivverket har testet og godkjent den konverterte arkivversjonen. Dere må dokumentere at alle krav er fulgt i konverteringsprosessen, og at vi har sendt et formelt godkjenningsbrev.

Dere har selv ansvar for å vurdere om noen originaldokumenter eventuelt må bevares av juridiske hensyn, for eksempel ved krav om håndskrevet signatur. I tillegg er det forbud mot destruksjon av bestemte dokumenttyper.