Hvorfor mediekonvertere
Mediekonvertering av papirarkivene i statlig sektor er løsningen på manglende magasinkapasitet, og gir virksomhetene en rekke viktige gevinster.
Alle statlige virksomheter skal på et tidspunkt avlevere sine arkiver til Arkivverket for langtidsbevaring. Det finnes store mengder papirarkiv i statlig sektor som skulle vært klargjort for avlevering.
Arkivverket har ikke magasinplass til å ta imot alt på papir. Løsningen er å mediekonvertere egnet materiale før overføring, slik at arkivene kan langtidsbevares i digital form. Det gir i tillegg en rekke andre gevinster.
Papirarkivene inneholder etterspurt dokumentasjon, men de er svært ressurskrevende å betjene. I tillegg løper det høye areal- og energikostnader knyttet til arkivlokaler. Sammen med økende krav om en effektiv og heldigital forvaltning, følger det også en forventning fra saksbehandlere om rask tilgang til informasjon de trenger for å utføre sine oppgaver.
Det er nødvendig å håndtere etterslepet av papirarkiver i forvaltningen. Arkivverket inngår helhetlige avleveringsavtaler med statlige virksomheter som setter av tid og ressurser til mediekonvertering. Innenfor slike samarbeid kan det gjøres avtaler om overføring av noe av papirmaterialet etter særskilte vurderinger.
Offentlige virksomheter danner arkiver med viktig samfunnsdokumentasjon. Den øverste ledelsen har ansvaret for at arkivene forvaltes i tråd med lovverket, er tilgjengelige for bruk og sikres mot å gå tapt.
Hovedregelen i Digitaliseringsstrategi for offentlig sektor 2019–2025 (regjeringen.no) er at forvaltningen skal samhandle med innbyggere og andre virksomheter gjennom digitale løsninger. Det samme prinsippet gjelder for bruk og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale.
En ny arkivlov er under arbeid. Lovforslaget fra oktober 2021 legger opp til at Arkivverket kan fastsette avleveringsformat. Det betyr at mange statlige virksomheter vil få et krav om å mediekonvertere papirarkivene før de kan overføres for langtidsbevaring.
I februar 2023 åpnet Arkivverkets nyeste og siste magasinutvidelse i Mo i Rana. Dette har økt vår kapasitet med 60 000 hm. Papiretterslepet i staten er anslått til 200 000 hm.
Gevinster ved å mediekonvertere:
Størrelsen på arkivet, etterspørsel etter materialet og hvor lett det er å finne frem varierer fra virksomhet til virksomhet. Det vil ofte være mulig å effektivisere betjeningen av arkivet ved å mediekonvertere alt, eller de mest etterspurte delene. Det setter saksbehandlerne i stand til å søke i dokumentasjonen selv, noe som betyr raskere tilgang og avlastning av arkivtjenesten.
Mange statlige virksomheter bruker allerede store ressurser på skanning, men dokumentasjonen kan ikke kan gjenbrukes fordi det mangler et godt system for lagring og tilgjengeliggjøring av materialet som arkivtjenesten skanner. Et målrettet mediekonverteringsprosjekt der dokumentene blir gjort digitalt tilgjengelige og søkbare vil derfor redusere unødvendig ressursbruk.
Det er en viktig fellesmålsetning for forvaltningen at samhandling med innbyggere skal skje gjennom digitale løsninger. Det samme prinsippet gjelder for bruk og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale. Mediekonverterte arkiver gjør det enklere å gi tilgang til dokumenter gjennom digitale selvbetjente løsninger.
Mange statlige virksomheter har arkivdata eller serier som egner seg for åpen publisering på egen nettside, i Digitalarkivet, på eInnsyn eller lignende. Det kan være arkiver som omhandler en historisk hendelse, eller data fra registre som andre kan ha nytte av.
Noen typer arkiver er etterspurt av andre offentlige virksomheter. Et eksempel på dette er folkeregisterkort fra Skatteetaten. Mediekonverterte arkiver kan deles mellom virksomheter på lukkede delingsplattformer og bidra til mer effektiv saksbehandling.
Lovverket stiller strenge krav til arkivlokaler for å sikre at bevaringsverdig materiale ikke går tapt. Kostnader knyttet til leie og drift av arkivlokaler kan reduseres ved å mediekonvertere materialet. Ved for eksempel ombygging eller flytting, bør virksomheten se på muligheten for å avvikle arkivlokaler.
Et uordnet papirarkiv er sårbart da man kan risikere at det over tid blir vanskelig å finne frem i, eller i verste fall at arkivet går tapt. Mediekonvertering bidrar til bedre sikring og rimeligere vedlikehold av materialet. Det er mindre ressurskrevende å mediekonvertere arkivene i forbindelse med ordning av arkivet, enn å gjøre det på et senere tidspunkt.
Også i tilfeller hvor dokumentene skal bevares i originalformatet gir mediekonvertering gevinster. Den digitale versjonen fungerer både som sikkerhetskopi og bruksversjon, slik at det blir mindre slitasje på originaldokumentene.
Arkivverket inngår i dag helhetlige avleveringsavtaler med statlige virksomheter som setter av tid og ressurser til mediekonvertering. Arkivverket prioriterer også mottak av arkivmateriale som av andre grunner må overføres i originalformatet når virksomheten mediekonverter deler av arkivet.
Veiledere for mediekonvertering
Våre veiledere hjelper dere gjennom kartlegging av arkivmaterialet, planleggingsprosessen og praktisk gjennomføring av mediekonvertering. Bruk veilederen om planlegging før dere tar kontakt for avtale om overføring. Ta gjerne i bruk kontaktskjemaet i veilederen.