Hvordan planlegge mediekonvertering

Vi anbefaler å lese artikkelen om hvorfor mediekonvertere først. Den gir en god oversikt over fordeler og gevinster ved mediekonvertering.

Før dere skal investere i et mediekonverteringsprosjekt bør dere avklare ønsket gevinst for deres virksomhet. Dette kan ha stor innvirkning på hvilken gjennomføringsmodell dere bør velge. Veilederen skal hjelpe dere til å gjøre riktige veivalg og legge en god plan for gjennomføring, slik at dere oppnår ønsket gevinst.

Målgruppen for veilederen er arkivansvarlige, ledere og andre ressurspersoner i virksomheter som vurderer å mediekonvertere arkiv.

Veilederen er laget spesielt for statlige virksomheter, men vil også være nyttig for kommuner, fylkeskommuner og andre som skal i gang med et mediekonverteringsprosjekt.

Denne veilederen tar for seg de tre første fasene av et mediekonverteringsprosjekt, fra kartlegging til organisering.

Det er viktig å skaffe en god oversikt over arkivet tidlig i planleggingsfasen for mediekonvertering. Kartleggingen gir et godt beslutningsgrunnlag for ressursbruk og hvilke veivalg dere må gjøre før selve gjennomføringsfasen.

Start med å gå igjennom bevaringsvedtak for arkivet for å få klarhet i hvilken dokumentasjon som skal langtidsbevares. Formålet er å ikke bruke ressurser på materiale som uansett ikke skal tas vare på for ettertiden. Hvis dere ikke har noen bevaringsvedtak, eller disse er utdaterte, må dere utarbeide et nytt forslag som skal godkjennes av Arkivverket.  

• Sjekk om det finnes noen bevarings- og kassasjonsvedtak for deres virksomhet.
• Trenger dere mer oppdaterte vedtak for hele eller deler av arkivmaterialet?

Neste steg er å få oversikt over selve arkivmaterialet og bruken av det. Det kan ha blitt gjort kartlegginger tidligere som kan være nyttige å bygge videre på. Undersøk gjerne om det er utarbeidet gode arkivbeskrivelser i forbindelse med tidligere avleveringer. Mange statlige virksomheter har gjennomgått omorganiseringer der arkiver har gått i arv. Har dere en god oversikt over disse arkivene?

• Har det vært gjennomført tidligere kartlegginger?
• Har dere overført elektroniske journaler til Arkivverket?
• Har dere overtatt arkiv etter andre virksomheter, eventuelt hvilke?
• Hvor mye brukes arkivet av saksbehandlere?
• Hvor mange innsynsforespørsler mottar dere for dette arkivet?

En arkivkartlegging innebærer også at man inspiserer det fysiske materialet. Her er det viktig å presisere at en kartlegging ikke er vurdering av arkivets innhold. Det handler om å skaffe en oversikt over arkivets struktur, sortering, klassifikasjon, størrelse og tidsperioder.

Sjekk i virksomhetens arkivplan om dere har inngangen til arkivet, det vil si hvordan dere finner frem i arkivmaterialet. I den fysiske inspeksjonen av arkivmaterialet bør dere utarbeide et skjema eller en liste der dere kan kartlegge følgende:

• Hvor mange arkiver har virksomheten?
• Hvordan finner dere frem i arkivet ( elektronisk journal, kartotek, register)?
• Hvilke tidsperioder stammer materialet fra? Er det enkelt å dele det inn i forskjellige perioder?
• Hvilken type materiale har dere (protokoller, saksmapper, register)? 
• Ca. hvor stort er arkivet/arkivene i antall hyllemeter (hm)?
• Hvilke deler av arkivet er i god orden (innholdet er gjennomgått og registrert, ingen bevaringsverdig dokumentasjon er kassert)?
• Ca. hvor mange hyllemeter er uordnet?
• Inneholder arkivet mye stifter, binders, plastmapper og lignende? Ta noen stikkprøver i materialet og undersøk.
• Er alt materiale på plass?, eller er noe utlånt til saksbehandlere?
• Har dere materiale som skal arkivbegrenses?
• Har dere materiale som må bevares i originalformat?

Noen typer arkivmateriale er bedre egnet for mediekonvertering enn andre. Tidsperioden arkivet er dannet i har en del å si. Det kan også være andre faktorer som spiller inn, som for eksempel mengde, type og tilstanden til materialet.

Arkiver fra ulike tidsperioder har typiske kjennetegn. Denne inndelingen er forenklet, og kan tilpasses den enkelte virksomhets behov:

Materiale før 1950

• Det er lov å mediekonvertere arkivmaterialet, men det er forbudt å destruere papirorginalene.

Materiale uten elektronisk journal: ca. 1950 – 1990

• Ensartet materiale som for eksempel personalmapper, klientsaker, mv. fra denne perioden kan være egnet 
• Det må lages et elektronisk register (for eksempel gjennom å bruke papirjournalen eller teksten fra selve saksmappen)

Materiale med elektronisk journal (Noark): ca. 1990 – 2005

• Særlig egnet
• Materialet er ofte godt strukturert og i god orden

Hybridarkiv- de første fullelektroniske arkivene: ca. 2005 – 2010

• Særlig egnet
• Hverken det digitale- eller papirmaterialet er komplett
• Supplering av skannede dokumenter skaper en komplett digital versjon
   

I kartleggingsfasen kan det dukke opp arkivmateriale som har særskilt historisk verdi eller må bevares i originalformat av juridiske årsaker. Det kan være materiale som kan knyttes til historiske hendelser, rettighetsdokumentasjon, har en kulturell eller forskningsmessig verdi eller omhandler kjente personer. Hvis dere lurer på om noe av materialet dere har i arkivet er av særskilt historisk verdi, se veileder for vurdering av dokumenter med særskilt historisk verdi som gjenstand.

Kravene til mediekonvertering av arkiver er beskrevet i riksarkivarens forskrift kapittel 8.

Her løfter vi frem kravene som er aktuelle i planleggingsfasen av mediekonvertering av avsluttende arkiv i statlig forvaltning. Mediekonvertering i løpende arkivdanning reguleres i kapittel 3 og er ikke tema i denne veilederen. Husk å alltid lese selve forskriften.

Dere må lage retningslinjer for kvalitetskontroll av alle leddene i konverteringsprosessen.

Retningslinjene bør inneholde:

• kravene til kvalitetskontroll i ulike deler av prosessen  
• metode for å versifisere at skanning er utført komplett  
• metode for å sikre at de skannede dokumentene er knyttet til riktige elektroniske metadata 
• metode for håndtering av avvik, som for eksempel manglende journalføringer, manglende papirdokumenter eller feilarkiverte dokumenter 

Kravene om hva som skal kontrolleres og dokumenteres er beskrevet i forskriftens § 8-4. 

For statlig arkivmateriale som skal mediekonverteres gjelder disse kravene:

• Materialet skal være registrert i en eller annen form for elektronisk journal eller tilsvarende register, som er blitt til under selve arkivdanningen (§ 8-1).
• Hvis det ikke finnes elektronisk journal eller elektronisk register som er skapt under arkivdanningen, skal tilsvarende data hentes ut på annen måte (§ 8-8).

Det er helt avgjørende at kravene blir fulgt for at det mediekonverterte materialet skal inneholde samme informasjon som originalen. Mediekonverteringsprosessen kan ikke sluttføres dersom kravene ikke er oppfylt. Det vil si at det mediekonverterte materialet ikke kan overføres til Arkivverket.

Etter kartlegging og en gjennomgang av lovverk og krav, er det klart for å avgjøre hvordan mediekonverteringsprosjektet bør organiseres. Arkivverket forventer at større statlige virksomheter med flere regionale ledd oppretter en felles prosjektledelse som utarbeider rutiner, prosesser og eventuelt maler for konkurransegrunnlag. 

Arkivverket skisserer her tre mulige måter å tilnærme seg et mediekonverteringsprosjekt på:

1. Gjøre alt selv 
2. Sette alt ut til ekstern leverandør
3. Gjøre det delvis selv
    

Hvilken tilnærming som er mest hensiktsmessig for deres virksomhet kommer an på: 

• Funn dere har gjort i kartleggingsfasen (mengde, type materiale og tilstand).
• Hvilket detaljnivå ønsker dere å konvertere til. Et arkiv kan eksempelvis skannes som hele stykker, saker eller på journalpostnivå. Valg av detaljnivå må balanseres mellom ressursbruk og saksbehandlernes behov for gjenfinning.
• Intern kompetanse og kapasitet innen (prosjektledelse, håndtering av databaser, elektroniske arkivsystemer og bildebehandling, mv.) 
• Behov for tilgang og bruk av det skannede materialet. Dette må avklares i samarbeid med virksomhetens IT-leverandør.
• Tilgjengelig utstyr, for eksempel skannere og programvare, samt egnede lokaler til klargjøring, skanning og oppbevaring av materialet.
   

Når dere sammenligner de ulike alternativene, bør dere tenke på:

• Totalbudsjett: Hvor mye penger er satt av til prosjektet?
• Hva koster det å gjøre ingenting? Arkivene må uansett lagres, vedlikeholdes og driftes videre.
• Hvor godt arkivet er ordnet? Dette har mest å si for prisen og tidsbruken per hyllemeter hos kommersielle leverandører.
• Prosjektledelse bør inngå i alle budsjettalternativene.
• Hva koster arkivlokalene årlig, sammenlignet med digital lagring? Leiekostnader for arkivlokaler bortfaller ved mediekonvertering.

Tommelfingerregel: I et ordinært sakarkiv skapt på 1990-tallet bestående av A4-ark, vil en erfaren arkivarbeider kunne ordne, kassere og klargjøre 0,7 – 1 hyllemeter per dag. Tidsbruk til skanning kommer i tillegg.  

Fordeler med de ulike måtene å organisere prosjektet på:

• god kjennskap til arkivet, bevaringsbestemmelser og annen relevant informasjon om materialet
• arkivbegrensning og kassasjon kan gjøres som en del av skanneprosessen
• mulighet for å ta raske avgjørelser om arkivfaglige problemstillinger som oppstår underveis
• tilgang til materialet mens mediekonverteringen pågår
• bedre tilgangskontroll dersom materialet er sensitivt

• bruke eksisterende, ekstern spisskompetanse 
• rask oppstart og effektiv gjennomføring med nødvendig utstyr, programvare og infrastruktur på plass  
• kan frigjøre plass i egne lokaler

Å gjennomføre deler av mediekonverteringsprosjektet selv innebærer å kjøpe tjenester som et supplement til ressursene man allerede har. Eksempler på dette kan være innleie av prosjektledelse, skanneoperatører eller utstyr.

• bedre utnyttelse av intern kompetanse og ressurser
• reduserte kostnader til ekstern bistand.

Når dere har kommet hit i planleggingsprosessen, anbefaler vi at dere tar kontakt med oss. Vi gir god veiledning om mediekonvertering og overføring. Fyll ut kontaktskjemaet, slik at vi kan hjelpe dere best mulig.

NB! Skjemaet må fylles ut i én operasjon, og kan ikke mellomlagres. 

Mange statlige virksomheter har gjennomført mediekonverteringsprosjekter. Under følger noen eksempler på fullførte og pågående prosjekter.

Nav sine kontorer i hele Norge har eldre papirarkiver, i hovedsak klientmapper, som inneholder langvarig rettighetsdokumentasjon. Dokumentene er nødvendig grunnlag når saksbehandlere i NAV skal beregne nye trygdeytelser. I tillegg skjer saksbehandlingen på ulike lokasjoner. Mye tid gikk til å finne frem og vente på nødvendig dokumentasjon fra papirarkivene.  

Mediekonvertering ble satt i gang ut fra to overordnede behov. Det ene var å etablere digital tilgang og selvbetjente løsninger til saksbehandlere for det historiske materialet. Videre var det et behov for å frigjøre magasinplass redusere kostander til fysisk lagring.  

Løsning
Gjennom felles prosjektledelse ble det utarbeidet rutiner og IKT-løsninger som alle NAV sine lokasjoner benytter seg av, og selve skanningen foregår lokalt. Med en desentralisert prosjektmodell har NAV-kontorene bedre styring med egen ressursinnsats og fremdrift, samtidig som de med best kjennskap til arkivet også gjennomfører skanning og registrering.

NAV har utarbeidet et enkelt felles register og database; HISTARK. Det skannede materialet knyttes opp mot personnummer og mottatte trygdeytelser.

Resultat
Saksbehandlere i NAV vil på sikt bli selvbetjente, og kan søke opp nødvendig dokumentasjon for beregning av nye trygdeytelser. Resultatet vil bli en mer effektiv saksbehandling.

Da Statsministerens kontor (SMK) på kort tid måtte forlate arkivlokalene de disponerte i regjeringskvartalet, var de nødt til å finne alternative løsninger for oppbevaring av et sakarkiv på papir. Mediekonvertering ble sett på som et alternativ som kunne løse en akutt utfordring med plassmangel i nye lokaler. I tillegg var dette en mulighet for å gjøre dokumentene digitalt tilgjengelig internt i SMK.

Utgangspunkt 
I regjeringskvartalet sto det om lag 75 hm papirarkiv som skulle mediekonverteres. Materialet omfatter et klassisk sakarkiv fra perioden 1997-2003 med tilhørende elektronisk journal (uten dokumenter).

Løsning
Mediekonverteringen ble gjort av en ekstern skanneleverandør. Dokumentene ble skannet og koblet opp mot respektive journalposter i den elektroniske journalen. Kvalitetssikring ble en veldig viktig del underveis i prosessen. Ved endt mediekonvertering tok leverandøren et nytt arkivuttrekk, nå med dokumenter. Uttrekket ble godkjent og avlevert til Arkivverket. SMK står nå fritt å destruere arkivmaterialet.

Resultat

• Fordelen med mediekonverteringen var at SMK løste utfordringen med plassmangel i nye lokaler, og slapp å bruke ressurser på å leie eksterne arkivlokaler.
• Ulempen med mediekonverteringen var at det var vanskelig å knytte de skannede filene til de enkelte journalpostene i den elektroniske journalen. SMK må først søke i den elektroniske journalen for å finne saks- og dokumentnummer for deretter å finne det skannede dokumentet på eget filområde.
• Sakarkivet for perioden 1997-2003 er nå et fullelektronisk arkiv med høy grad av gjenfinning, noe som forenkler tilgangen til dokumenter og er tidsbesparende for SMK.

Læringspunkter
I ettertid ser SMK hvor viktig det er å ta noen veivalg før prosessen starter, for eksempel:

• Ikke skanne på journalpostnivå – heller skanne på saksnivå
• Høyt presisjonsnivå
• Fritekstsøk
• Ordne i sakarkivet, da det var en del dokumenter som ikke hadde sakstilknytning
• Fordel at eksterne skanneleverandører har arkivkompetanse eller arkivforståelse da de ikke alltid hadde kontroll på saksbegrepet og tilhørende dokumenter

Fiskeridirektoratet har store mengder eldre arkivmateriale og avsluttede arkiver i sine bortsettingsarkiver. Fiskeridirektoratet valgte å sette hele prosjektet ut på anbud.

Utgangspunkt 
Arkivmaterialet var oppstilt etter arkivnøkkel og hadde lav bruksfrekvens. Det var behov for å ordne, kassere og klargjøre arkivene for mediekonvertering. Fiskeridirektoratet søkte også etter arkivfaglig rådgivning tilknyttet avleveringstjenester i sitt konkurransegrunnlag.

Løsning
Størsteparten av materialet var i god stand og i et format som var lett å mediekonvertere. Løsningen ble å registrere arkivet i Asta (programvare for arkivkatalog) for å deretter koble det skannede materialet til Asta-registreringen.

Resultat
Papirarkivene var ordnet etter tema/arkivnøkkel. I det mediekonverterte arkivet brukes samme arkivnøkkel til gjenfinning. Ettersom materialet har lav bruksfrekvens og inneholder lite rettighetsdokumentasjon, ble det vurdert at arkivnøkkelen gav tilstrekkelig metadata.

Læringspunkter
Arkivfaglig kompetanse tilknyttet avleveringsprosesser bidro til at detaljnivå for registrering og mediekonvertering ble mer effektiv. Dialog med Arkivverket når det gjelder serieinndeling, og om arkivet skal innlemmes i tidligere avlevert materiale.