Veileder for politi og lensmann

Politiet og Arkivverket har innledet et samarbeid der en viktig målsetting er å utarbeide avleveringsplaner for papirarkiver for hele politietaten. Avleveringene skal gjennomføres koordinert av Politidirektoratet (POD)/politidistriktet og etter avtale med Arkivverket. 

Arkivloven, arkivforskriften og riksarkivarens forskrift inneholder krav knyttet til avlevering til arkivdepot. 

Før en avlevering kan skje skal arkivmaterialet være: 

• 25-30 år gammelt 
• ute av administrativt bruk 
• gjennomgått med tanke på arkivbegrensning og kassasjon 
• vurdert med tanke på om det har vært omorganisering hos arkivskaperen
• ordnet i samsvar med gjeldende lovverk 
• vurdert med tanke på mediekonvertering

Se Arkivverkets sider om mediekonvertering: 
Hvorfor mediekonvertere
Hvordan planlegge mediekonvertering
Veileder for mediekonvertering av papirarkiver

Det er ikke alt i arkivene etter politi og lennsmann som skal avleveres. Hva som skal bevares eller kasseres fremgår av:  

Arkivene skal ordnes som offentlige arkiver og skal følge "Veileder for overføring av papirarkiv". Dette gjelder alt som knytter seg til forberedelse, sortering, rensing, arkivbegrensning, kassasjon, avleveringslister, etikettering, pakking og avlevering til Arkivverket.

Dersom det foreligger en tidligere avlevering, skal arkivmaterialet ses i sammenheng. Ta kontakt for veiledning/utfyllende informasjon. 

For å vise hvordan avleveringslisten kan registreres har vi utarbeidet eksempler på utfylte avleveringslister for lensmann (se pkt. 9 i veilederen).

Unntaket er lensmannsarkiver som hører til under statsarkivdistriktet i Kristiansand Det skal da brukes følgende seriesignaturer (last ned) ved registrering i avleveringslisten. 

Arkivverket og POD har i 2020 innledet samarbeid om avleveringsplan for papirarkiver etter politietaten. Viktige elementer i avleveringsplanen vil være bl.a. hva slags arkivmateriale som skal avleveres og hvilken tidsperiode ulike arkivserier skal omfatte, selve avleveringsprosessen og når avleveringene skal finne sted.  

Avleveringsplanen vil bli utformet så konkret som mulig slik at planen gir forutsigbare rammer både for politietaten og Arkivverket. Planen forplikter Arkivverket til å stille depotplass til rådighet og politietaten til å sørge for at avleveringene blir gjennomført som planlagt. 

Helt fra innføringen av eneveldet i 1660 hadde amtmannen øverste tilsyn med politiet. I begynnelsen av 1700-tallet ble det opprettet egne politimesterembeter i de fire stiftsbyene (Oslo, Kristiansand, Bergen og Trondheim). Politimyndigheten i byene lå hos byfogd og magistrat.    

Da de fleste byfogdembetene forsvant på slutten av 1890-tallet, ble en del av oppgavene overført til politimesteren. I tillegg hadde politimesteren allerede fått nye oppgaver da fogdembetene i landdistriktene ble lagt ned på samme tid. Endringene medførte samtidig at landet ble delt inn ulike politimesterembeter/politikammer. Etter hvert ble politikamrene organisert med flere avdelinger som ordensavdeling, kriminalavdeling, bilavdeling/trafikkavdeling, fremmedavdeling og passkontor. I 2002 ble politikamrene delt inn i 27 politidistrikt. Fra 2016 er antall politidistrikt redusert til 12. 

Politiarkivene slik vi kjenner dem i dag går tilbake til slutten av 1800-tallet. Skal vi finne opplysninger om politimessige oppgaver før denne tiden, må vi i landdistriktet undersøke i arkiver etter amtmann og fogd og i byene i arkiver etter byfogd og magistrat. 

Fra 1890 ble politimesteren en del av påtalemyndigheten. Dette innebærer at etter 1890 vil en stor del av politiarkivene være relatert til etterforskning, påtale og domsfullbyrdelse. Politiarkivene inneholder også forkynnelser av stevninger og dommer. I tillegg dokumenterer politiarkivene oppgaver knyttet til inn- og utflytting, passvesen, fremmedkontroll, skyssvesen, motorvogner og motorvognførere. Endelig kan vi også finne opplysninger om utstedte handels- og håndverksbrev, mål og vekt, utskriving til militæret samt luftvern/sivilforsvar (politimesteren var leder for sivilforsvaret i sitt distrikt). 

Lensmannen har gjennom flere hundre år hatt sentrale oppgaver i lokalforvaltningen i landdistriktene. Disse oppgavene har gjerne vært knyttet til viktige arbeidsområder som sorenskriver og fogd utfører. Dette gjelder bl.a. rettergang, skifte, auksjonsvesen, valg og utskriving til militæret. I tillegg har lensmannen hatt oppgaver knyttet til bidrag, fremmedkontroll, branntakster, skatter og avgifter, næringsvirksomhet og bevillinger.  

Lensmannsarkivene går sjeldent lenger tilbake i tid enn første del av 1800-tallet. Det finnes noe arkivmateriale før 1800-tallet – det dreier seg stort sett om dokumenter. Grunnen til at ikke mer eldre arkivmateriale fra lensmennene er tatt vare på, henger sammen med at det ikke hørte med fast «embetsgård» til stillingen som lensmann. Eldre arkiver ble ofte værende igjen på gården til den pensjonerte lensmannen. Det var ikke sjelden at den nye lensmannen måtte «etterlyse» arkivet når han startet som lensmann. 

Fra 2006 overtok politiet ansvar for sekretariatet i forliksrådene. Veileder og omtale av forliksrådsarkiver finner dere i egen veileder her.  

Lastes ned og lagres på eget område for registrering av arkivmateriale. Se nærmere info i "Veileder for overføring av papirarkiv"

For å vise hvordan avleveringslisten kan registreres har vi utarbeidet eksempel på utfylt avleveringsliste for arkivmaterialet etter lensmann. Se også “Hjelpespørsmål til registrering i avleveringsliste”.