Om SAMDOK-prosjektet
SAMDOK var en dugnad. Grunntanken var samarbeid på tvers av hele arkivsektoren, med forpliktende deltakelse fra likeverdige partnere. Målet var å skape felles resultater gjennom direkte påvirkning.
"Dugnadsmodellen" som ble valgt, innebar at aktørene i fellesskap skulle velge ut og prioritere - og ikke minst gjennomføre - tiltak på de tre områdene arkivmeldingen pekte på.
Fokus skulle være på konkrete resultater, praktisk tilnærming og tett oppfølging av leveransene.
Delprosjektgruppene sto fritt til å velge sine egne oppgaver. Det ble lagt vekt på at oppgavene skulle sees i sammenheng med andre pågående satsinger i sektoren (se SAMDOK i kontekst nedenfor).
Aktiviteten i de tre delprosjektene ble koordinert av prosjektleder for SAMDOK:
Gunnar Urtegaard (2013-2015), Kari Frodesen (2015-2018).
På bakgrunn av Arkivmeldingens føringer ble det identifisert tre satsingsområder. Arbeidet med satsingene ble organisert som delprosjekter:
- Kommunale arkiv
- Privatarkiv
- Arkiv i eForvaltning
I perioden 2013-2015 ble også EU-prosjektet LoCloud fulgt opp under SAMDOK-paraplyen.
Delprosjektgruppene i SAMDOK ble satt sammen av representanter for relevante aktører i de respektive sektorene.
Gruppene valgte selv ut oppgavene som skulle prioriteres, og forela disse for Riksarkivaren for godkjenning.
Ved årsslutt leverte gruppene rapporter som oppsummerte arbeidet i året som gikk og anbefalte videre tiltak. Samtidig foreslo de nye oppgaver for det påfølgende arbeidsåret.
Alle rapportene finnes under de respektive delprosjektene.
I mars 2015 ble det avholdt et partnermøte for evaluering av pilotfasen 2013-2014. På bakgrunn av innspill i møtet vedtok Arkivverkets ledergruppe å videreføre SAMDOK som et treårig, formalisert prosjekt, Samdok 2015-2017, med Riksarkivaren som prosjekteier og en prosjektleder på full tid.
SAMDOK 2015-2017 er videreføring av et arbeid som har vist seg svært hensiktsmessig, både som arbeidsform og som arena for samarbeid og dialog. Den eksisterende prosjektstrukturen ble beholdt, men i en mer formell form, for å sikre bedre informasjonsflyt, forankring og rolledeling, forutsigbarhet og helhetlig fokus i arbeidet, slik partnermøtet etterlyste.
Et viktig grep for å styrke helhetsperspektivet i SAMDOK, var etablering av en styringsgruppe hvor partnerne er representert. Ved å forsterke det formelle båndet mellom partnere og Arkivverket i prosjektet, kan arbeidet spisses bedre og ressursene brukes mer effektivt. Styringsgruppen har en rådgivende funksjon. Endelige beslutninger tas i Arkivverkets ledergruppe.
SAMDOK-prosjektet ble avsluttet formelt pr 31/12 2017 etter fire arbeidsår. Enkelte av leveransene i 2017 ble imidlertid noe forsinket, så i praksis ble arbeidet avsluttet pr 30/6 2018.
Som avslutning ble det produsert en sluttrapport fra prosjektet, og i tillegg ble det gjennomført en ekstern evaluering av arbeidet.
Les rapportene her:
For å sikre at helheten ble ivaretatt ble det laget skjematiske oversikter over de prioriterte oppgavene i perioden 2014-2017.
%20SAMDOK%202017%20i%20kontekst.jpeg)
I disse årlige oversiktene er de utvalgte oppgavene satt inn i en sammenheng, knyttet til arkivenes livsløp. De årlige oversiktene kan lastes ned her:
For detaljer om de enkelte oppgavene, se rapporter under de enkelte delprosjektene.
Styringsdokumenter for "Nye SAMDOK" vedtatt i juni 2015:
Bakgrunnsdokumenter - oppstart 2013-2014:
- Vedtekne prioriteringar SAMDOK 2014 – samla for alle tre prosjektområde (revidert utgave pr. 15/10)
(Riksantikvaren, første versjon vedtatt TLG 12/3-2014)
- Framlegg til signalprosjekt 2015-2017: Data frå offentleg sektor – nasjonal infrastruktur for bevaring og bruk
(Riksarkivaren, 10. januar 2014)
- Eksterne innspill til Arkivverkets Strategi 2013-2017
(alle innspill samlet pr. februar 2013) -
Arkivmeldingen – Helhetlig samfunnsdokumentasjon (SAMDOK)
(Gunnar Urtegaard, januar 2013) - Riksarkivarens notat om oppfølging av arkivmeldingen
(Ivar Fonnes, 9. januar 2013)
Eksterne dokumenter
- Riksrevisjonens rapport (Dokument 3:13 (2009-2010)
Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor
En av de viktigste bærebjelkene i SAMDOK-arbeidet er partnerskapet med aktørene i arkivfeltet.
Aktørene som har vært trukket inn i arbeidet fra starten av, er Norsk Arkivråd (NA), Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP), KS, KAI- og andre arkivinstitusjoner, samt Kulturrådet.
Sammen med representanter fra Riksarkivet og Statsarkivene har partnerne deltatt i både delprosjektgrupper og arbeidsgrupper. Det har også vært avholdt årlige dialogmøter.
På bakgrunn av dialogmøtet 2. mars 2015 er SAMDOK-arbeidet blitt mer formalisert, og partnerne blir enda mer sentrale i prosjektorganisasjonen gjennom representasjon i en nyopprettet styringsgruppe.
Styringsgruppens sammensetning finnes under punktet om Organisering.
Styringsgruppen (fra 2015)
Styringsgruppen ble etablert våren 2015 i forbindelse med formaliseringen av SAMDOK-arbeidet som et treårig prosjekt under Riksarkivaren, SAMDOK 2015-2017. Gruppen møttes ordinært fire ganger i året.
I styringsgruppen var alle SAMDOK-partnerne representert:
- Arkivforbundet (tidligere LLP):
Tom Oddby, Drammen byarkiv (vara: Cecilie Lintoft, Oslo byarkiv) - Arkivinstitusjonene/ArbArk:
Ole Martin Rønning (vara: Frank Meyer) - KAI-miljøet:
Ranveig Gausdal, Oslo byarkiv (vara: Rune Lothe, IKA Hordaland) - KS:
Anne Mette Dørum (vara: Line Richardsen) - Norsk arkivråd:
Marianne Tengs, Helsedirektoratet (vara: Anja Jergel Vestvold, Asker kommune) - Arkivverket:
Inga Bolstad, riksarkivar (prosjekteier)
Espen Sjøvoll, avdelingsdirektør Forvaltning
Kari Frodesen, prosjektleder
Delprosjektgrupper (pr. 2017)
Arkiv i eForvaltning (EFORV):
- Arkivforbundet Karin Gjelsten (Bergen Byarkiv)
- KAI Petter Svendsen (Oslo byarkiv)
- KAI/KDRS Tor Eivind Johansen (KDRS)
- KS Wibekke S. Danielsen (Østfold fylkeskommune) /
vara: Anne Mette Dørum - Norsk arkivråd Gunn Sværen (Bærum kommune)
- Statsarkivene Serina Finstad Johansson (Statsarkivet på Kongsberg)
- Arkivverket (delprosjektleder) Synne Stavheim
Kommunale arkiv (KOMM):
- Arkivforbundet Tom Oddby (Drammen byarkiv)
- KAI Anne Overland (IKA Trøndelag)
- KS Harriet Terjesen (Vestfold fylkeskommune) /
vara: Anne Mette Dørum - Norsk arkivråd Jean-Philippe Caquet (Trondheim byarkiv)
- Statsarkivene Lars Jørgen Sandberg (Statsarkivet i Oslo)
vara: Kjetil Reithaug (Statsarkivet i Kristiansand) - Arkivverket (delprosjektleder) Anna Malmø-Lund
Privatarkiv (PRIV):
- Arkivforbundet Kirsti Gulowsen (Oslo Byarkiv)
- Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek Ole Martin Rønning (ArbArk)
- KAI Arnt Ola Fidjestøl (Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane) /
vara: Geir Håvard Ellingseter (IKA Møre og Romsdal) - KS Kari Remseth /
vara: Astrid Øksenvåg (eKor) - Kulturrådet Eli Solberg
- Museumsforbundet Liv Ramskjær
- Statsarkivene Torkel Thime (Statsarkivet i Stavanger)
- Arkivverket Sigrun Rasmussen
- Arkivverket (delprosjektleder) Ellen Røsjø
Arbeidsgrupper
Det ble som oftest opprettet en arbeidsgruppe for hver av de prioriterte oppgavene, med deltakere fra relevante aktører i sektoren. I enkelte tilfeller fungerte delprosjektgruppen selv som arbeidsgruppe.
Hvem som deltok i de respektive arbeidsgruppene fremgår av gruppens rapport (se delprosjekt-sidene).
LoCloud er et europeisk prosjekt under Europeana-paraplyen. Målsetningen er å tilføre over 4 millioner nye objekter til den europeiske kulturarvsportalen, Europeana.
LoCloud er ikke en SAMDOK-aktivitet, men prosjektet omfatter spennende utviklingsarbeid som danner et nyttig bakteppe for SAMDOK og for Arkivverket.
Hva skjer i LoCloud?
Prosjektets hovedfokus er utvikling og styrking av Lokale institusjoner gjennom Cloud-basert teknologi. Bakgrunnen er at innhold fra mindre institusjoner, f.eks. regionale og lokale arkiv, fortsatt er underrepresentert på den digitale europeiske arenaen. Dette viktige innholdet må synliggjøres, og dagens utvikling mot sky-basert teknologi kan vise seg å være en egnet tilnærming for å løfte frem lokalt og regionalt innhold.
Innenfor LoCloud skal det utvikles nye sky-baserte modeller og virkemidler som skal gi mindre institusjoner brukervennlige og prisgunstige verktøy til bruk i arbeidet med å digitalisere og formidle sine data. Det skal først og fremst utvikles en sky-basert infrastruktur for aggregering av lokalt innhold. I tillegg skal det utvikles mikro-tjenester, herunder tjenester som skal tilby:
- Beriking av data gjennom bruk av geografisk informasjon
- Beriking av metadata, f.eks. automatisk oversettelse og lenking til relatert informasjon
- Flerspråklig vokabular/synonymordbok
- Katalog over historiske stedsnavn
- Wikimedia applikasjon som skal integrere Wikimedia-tjenester og -innhold med LoClouds infrastruktur, slik at det blir mulig å lenke data mellom disse systemene.
Sky-tjenestene skal sørge for at lokalt innhold blir mer søkbart og interoperatibelt.
Riksarkivets rolle
Riksarkivet er fagkoordinator for LoCloud. Dette innebærer at Riksarkivet har det overordnede ansvaret for prosjektet og står som kontaktorganisasjon for EU-kommisjonen. I rollen som prosjektkoordinator vil Riksarkivet også ta i mot alle midlene fra EU-kommisjonen. Fordeling av midler ut til partnerne skjer etter vedtatt budsjett 3 ganger i løpet av prosjektperioden.
LoCloud-prosjektet ble lansert i mars 2013 og skal vare i 3 år. 32 partnere fra 26 ulike land deltar i prosjektet. Blant disse er det enkelte med særlig relevant teknisk kunnskap, som f.eks. den norske partneren Asplan Viak Internet AS, som skal utforske og utvikle de tekniske tjenestene i prosjektet. I tillegg er det en rekke nasjonale og regionale bidragsytere som blant annet vil teste ut de sky-baserte tjenestene og bringe nytt innhold til Europeana-portalen.
Det er Silvia Alfreider i Riksarkivets Bevarings- og tilsynsavdeling (BETI) som jobber med LoCloud i Arkivverket.
Mer informasjon finnes på:
- LoClouds hjemmeside
- LoCloud video (YouTube)
Sist oppdatert: 30.05.2015