Delprosjekt Arkiv i eForvaltning (EFORV)

Arkivmeldingen (2013) understreker at gode funksjoner for dokumentfangst og arkivdanning er nødvendig både for arkivskapernes egne behov, og for ettertidens bruk av materialet. Riksarkivarens syn er at en bør utnytte de intensjoner som er uttrykt i meldingen, til å gå mer offensivt ut på dette området, overfor både statlig og kommunal sektor.

Riksarkivet ønsker å komme i en direkte og konstruktiv dialog med alle som arbeider med disse oppgavene, herunder Norsk Arkivråd, Kommunenes sentralforbund, KAI-institusjonene, systemleverandører, forskingsmiljøer, forvaltningsorganer m.m.

Utfordringer

For både kommunal og statlig sektor er det problemer knyttet til innhenting av informasjon fra så vel fagsystemer som  saksbehandlingssystemer. Dette er påpekt av Riksrevisjonen i 2010.

Noen av hovedpunktene i Riksrevisjonens rapport (Dokument 3:13 (2009-2010), side 9) er:

• Undersøkelsen viser at mange elektroniske systemer i kommunal sektor ikke er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal kunne avleveres og sikres for framtiden.
• Bevaringssituasjonen er spesielt kritisk for dokumentasjon i spesialiserte fagsystemer. Riksarkivaren anslår at det per 2009 er mange tusen ulike fagsystemer i bruk i kommunal sektor. Mange av disse inneholder sentral rettighetsdokumentasjon for enkeltindivider. Dette gjelder blant annet dokumentasjon i sosialtjenesten, omsorgstjenesten og barnevernet. Behovet for å bevare denne dokumentasjonen er derfor meget stort.
• Undersøkelsen viser at ingen fagsystemer hittil har blitt godkjent av Riksarkivaren. Siktemålet med Riksarkivarens godkjenningsordning er å bidra til å sikre at systemene oppfyller gjeldende krav til arbeidet med avlevering og bevaring.
• Undersøkelsen viser videre at dokumentasjon fra fagsystemene og andre elektroniske saksbehandlingssystemer i kommunal sektor i svært liten grad blir avlevert og sikret for framtiden. ABM utviklings arkivstatistikk for 2008 viser at det samlede antallet bevarte datauttrekk utgjør om lag ett uttrekk per norske kommune for hele perioden på de om lag 30 årene som elektroniske saksbehandlingssystemer og fagsystemer har vært i bruk i kommunal sektor. Dette betyr at elektronisk dokumentasjon fra kommunale etater og tjenestesteder bare i svært få tilfeller har blitt avlevert og bevart for framtiden.

Delprosjektledere

Hans Fredrik Berg (2013-2015), Synne Stavheim (2015-2017).

En bredt sammensatt delprosjektgruppe gir retning til arbeidet.