Webinar: Hvordan planlegge langtidsbevaring av elektronisk materiale

Åpne veilederen "Hvordan planlegge langtidsbevaring av elektronisk materiale" i ny fane

Spørsmål og svar

Her gjengir vi spørsmålene vi fikk i løpet av webinaret, og gir samtidig litt mer utfyllende og presise svar på enkelte punkter.

Vi fikk flere spørsmål om Noark- og SIARD-uttrekk. Disse gir vi et samlet svar på nederst.

Har Arkivverket kjennskap til en kommune/statlig organ som har laga ferdig en slik plan? Og gjerne godkjent av Arkivverket etter tilsyn?
I webinaret har vi et eksempel på en slik plan fra Hordaland fylkeskommune. På generell basis kan vi gi pålegg om å lage en plan hvis vi er på et arkivtilsyn med en kommune eller statlig organ hvor det ikke er tatt uttrekk av elektroniske systemer. Alle tilsynsrapporter blir publisert på våre nettsider (åpnes i ny fane). Her kan man lese seg opp og se hvilke organer som har fått pålegg om å lage plan for langtidsbevaring, se hva de har manglet, hvorfor det må på plass, og hva den konkrete virksomhet må ha på plass. På generelt grunnlag er det følgende momenter som må være på å plass i en plan:

• oversikt over systemene
• ansvar og oppgave fordeling
• tidsplan
• kostnader og finansiering 

Hva med forvaltningen av arkivene i depot?
Det er et spørsmål som den enkelte virksomhet må rette til sitt digitale depot, enten det er interkommunale samarbeid, eller Arkivverket for statlige virksomheter, om hvordan det blir gjort for de enkelte uttrekkene og arkivene. 

Syns det kan være vanskelig å beregne spesielt intern tidsbruk. Finnes det noen utregningseksempler man kan se på?
Det kan være vanskelig å beregne dette med tidsbruk, for det vil jo i stor grad avhenge av kvaliteten på det man skal ta uttrekk fra, internkontrollen som har vært gjort regelmessig under danningen, samt hva man skal ta uttrekk fra; om det er fra en standardisert løsning eller ikke. Vi anbefaler at man tar kontakt med Arkivverket hvis man er stat, eller med det digitale depotet som kommunen har. De sitter på en del erfaring, og vil kunne mene litt om hvor lang tid dette tar. 
 

Ikke alle kommuner er med i et IKA.
Det å ha en plan for bevaring av elektronisk materiale er noe man skal ha på plass uavhengig av om man er medlem i et interkommunalt samarbeid/depot eller er sitt eget depot. Kommunen velger selv om de inngår en depot-samarbeidsavtale, eller om de er sitt eget depot. For å få rådgiving og hjelp, anbefaler vi å gå i dialog med IKA, eksterne konsulenter eller Arkivverket for statlige organer. Alternativt kan man ta kontakt med andre kommuner for erfaringsutveksling.
 

Hvordan ser dere på viktigheten av klassering i langtidsbevaring?
Klassering er viktig metadata som knytter arkivmateriale til den prosessen som det ble skapt i, slik at saker og dokument som blir til som resultat av samme arbeidsprosess holdes samlet. Alle arkiv skal ha en arkivnøkkel/klassifikasjon. Dette vil lette gjenfinning i både aktive og avslutta arkiv. Et klassifikasjonssystem er til stor nytte for arkiv som skal oppbevares for all ettertid. Klassifikasjon er en obligatorisk og sentral del av Noark-standarden. Manglende klassering kan skape en del arbeid i forkant av uttrekk, og alle klasseringer skal være med i uttrekk. 
 

Hva gjør man med et arkivverdig innhold som man finner tilhører en arkivperiode som allerede er deponert/avlevert? Hvordan skal dette avleveres/deponeres?
Her vil vi anbefale å gå i dialog med depotet som oppbevarer det som allerede er deponert/avlevert, og informere om funnet. Deretter tar man uttrekk av uteglemt periode, og deponerer/avleverer dette til depotet, som deretter sørger for at det knyttes til allerede deponert/avlevert materiale (oppdaterer katalogen m.v.).

Må vel skille mellom arkivverdig og bevaringsverdig innhold når det gjelder kommuner/fylkeskommuner? Alle organ skal ha en bevarings- og kassasjonsplan (BK-plan) eller rutine. Statlige organ må få sin BK-plan godkjent av Riksarkivaren, mens kommuner og fylkeskommuner skal ha en plan for BK. Man må ha hjemmelsgrunnlag for å kunne foreta kassasjon.

Tilbyr Arkivverket standardisert API-grensesnitt for å kunne gjøre oppslag i arkiver som er deponert?
Nei.

- Hva er forskjellen på SIARD og Noark?
- I eksemplet er det beskrevet at Noark-systemer skal tas ut som både SIARD og Noark. Når vil det være naturlig å bruke to forskjellige uttrekksmetoder på samme system? Hva kan være grunner til dette?
- Hva er deres synspunkt på SIARD som uttrekksformat fra fagsystem som ikke har Noark-rammeverk? Depot vil ikke ta de mot når de ikke leveres i ordnet stand. Kan dere si noe som kreves for å ordne et ordnet fagarkiv?

Noark 5-standarden er gitt i forskrift og angir hva et arkivuttrekk skal inneholde, hvordan uttrekket skal være organisert og hvilket format dataene skal være i. I et Noark-uttrekk er arkivets logiske oppbygging beskrevet fra øverste nivå og ned til dokumentfil.  

SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases), utviklet at det sveitsiske nasjonalarkivet, er et åpent format for bevaring av databaser. Forenklet kan man si at Noark 5-uttrekk er ordnede arkiver, mens SIARD er uordnet. I et SIARD-uttrekk kommer alt med i uttrekket, men samtidig forsvinner også det logiske laget når informasjonen trekkes ut av produksjonssystemet. Det kreves da større egeninnsats for å beskrive innholdet i SIARD-uttrekket. 

Det er nå opp til hver virksomhet om de ønsker å ta SIARD-uttrekk fra eldre Noark-baser opp til Noark 4. For Noark 5-løsninger, må man fremdeles ta Noark 5-uttrekk.
 
Et Noark 4 eller N5-uttrekk kan sees som et ordnet arkiv, der uttrekket er i praksis er utplukk og sammenstilling av opplysninger fra opprinnelig system, og er i langt større grad tilrettelagt for gjenbruk. Et SIARD-uttrekk vil inneholde samtlige opplysninger fra systemet, og er å anse som et uordnet arkiv, en “databasedump”, og slike uttrekk må ordnes før det kan deponeres. Ofte velger virksomheter begge deler, da dette nå er lovlig for rene Noark 3-, Koark- og Noark 4-baser. Et SIARD-uttrekk vil for eksempel kunne brukes i tilfeller hvor Noark-uttrekket er teknisk utfordrende å ta ut fra avgiversystemet.

Etter Riksarkivarens forskrift § 5-12 e) er SIARD godkjent som uttrekksformat. Det er ofte lurt å gå i dialog med sitt digitale depot, da de sitter på god kompetanse på hva som er fornuftige valget på ulike løsninger. KDRS har i samarbeid med Arkivverket utviklet en produksjonslinje som gjør det enklere for kommuner og fylkeskommuner å deponere og sikre arkivmateriale. Les mer om produksjonslinjen på våre nettsider, og se også informasjonsvideo om produksjonslinjen til KDRS på YouTube (åpnes i ny fane).

Alle typer arkiv, både analoge og digitale, må på et eller annet tidspunkt ordnes – enten av organet som ønsker å deponere eller avlevere, eller av depotet som tar imot. Organet som har dannet arkivet betaler for ordningsarbeidet.

For å kunne svare på hva som kreves for å “ordne et fagsystem-arkiv”, trenger vi konkret informasjon om systemet.