Hvordan planlegge langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale?

Denne veilederen er for deg som er ansvarlig for å utarbeide en plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale. Dette er ofte arkivleder/arkivansvarlig i samarbeid med IT-tjenesten og øverste ledelse.

Elektronisk arkivmateriale som ikke lenger er i bruk for administrative formål vil før eller siden gå tapt, med mindre man tar aktive grep for å ta vare på materialet. Tap av offentlig arkivmateriale kan føre til at innbyggere mister muligheten til innsyn i sentral dokumentasjon om seg selv, og offentlige virksomheter kan oppleve å ikke være i stand til å dokumentere eget arbeid. Arkivforskriften og riksarkivarens forskrift inneholder derfor bestemmelser om håndtering av periodisert elektronisk arkivmateriale, og avlevering/deponering til arkivdepot for langtidsbevaring.

Alle offentlige virksomheter bør utarbeide en plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale, og ha denne som en del av sin arkivplan. Arbeidet med å overføre elektronisk arkivmateriale til sikker langtidsbevaring kan være en omfattende prosess som involverer flere parter og medfører ekstrakostnader. Derfor er det nyttig å samle en beskrivelse av dette i en egen, konkret plan. Den vil gi dere et verktøy for å holde oversikt over lovpålagte oppgaver knyttet til langtidsbevaring, gjøre det tydelig hvem som har ansvar for ulike oppgaver, og hjelpe dere med å planlegge fremtidig ressursbruk.

For å kunne bruke planen som et effektivt verktøy, bør dere revidere den regelmessig og justere den når dere anskaffer nye systemer, eller når systemer går ut av bruk.

Hvis dere ikke har tatt uttrekk og avlevert/deponert avsluttet elektronisk arkivmateriale tidligere, og ikke har planlagt når og hvordan dette skal skje, kan Arkivverket gi pålegg om å utarbeide en slik plan ved tilsyn.

Elektronisk arkivmateriale kan finnes i elektroniske sak-/arkivsystemer, journalsystemer, fagsystemer eller andre elektroniske systemer. For å kunne lage en god og dekkende plan for elektronisk langtidsbevaring, trenger dere oversikt over alt elektronisk arkivmateriale i virksomheten og hva av dette som skal bevares.

Se våre veiledere:

• Veileder for systemoversikt med beskrivelser
• Bevarings- og kassasjonsvurdering hos kommune og fylkeskommuner
• Bevarings- og kassasjonsvurdering for statlige arkivskapere
• Veileder om uttrekk for langtidsbevaring

Langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale gjøres gjennom et arkivuttrekk. Kort fortalt betyr det å ta alle bevaringsverdige data og elektroniske arkivdokumenter ut av systemet i et format og med en struktur som er egnet for langtidsbevaring. Det finnes ulike metoder for å ta uttrekk, for eksempel Noark-uttrekk og tabelluttrekk. Dere må sammen med arkivdepotet deres avklare hvilke krav som gjelder for materialet dere skal langtidsbevare.

Les mer om overføring av elektroniske arkiver og ny metode for å sikre arkiv i kommunal sektor.

Arkivuttrekk av elektronisk arkivmateriale skal avleveres eller deponeres til arkivdepot. Det er flere hendelser som utløser behov for uttrekk og deretter avlevering/deponering. Det skal alltid tas arkivuttrekk

• hvis et elektronisk arkivsystem periodiseres eller avsluttes
• hvis en arkivdel periodiseres eller avsluttes

Når Arkivverket gir pålegg om å utarbeide en plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale, må planen inneholde punktene som er beskrevet nedenfor for at virksomheten skal få den godkjent. Offentlige virksomheter som ikke har fått pålegg fra Arkivverket anbefales å beskrive de samme punktene i sine planer. De følgende punktene vil hjelpe dere med å planlegge langtidsbevaring av elektronisk materiale, og vil også sørge for at dere ikke får dette som pålegg ved et eventuelt tilsynsbesøk.

Planen skal beskrive konkret hvordan dere skal gjennomføre arbeidet med uttrekk og deponering/avlevering av de elektroniske systemene. Dette kan gjøres ved å lage en oversikt over alle elektroniske systemer planen gjelder for, og tidfeste når uttrekk og deponering eller avlevering skal skje for hvert system. 

Planen må vise hvem som har ansvar for å utføre og følge opp arbeidet. Dere må beskrive hvilke interne og eksterne aktører som skal involveres. Man er som regel avhengig av hjelp fra eksterne leverandører eller konsulenter for å ta uttrekk. Det vil også være behov for å involvere IT-avdelingen, systemansvarlige og andre internt til dette arbeidet. Dere kan ha behov for å skaffe en spesiell type programvare eller annet utstyr for å ta uttrekk.

Hjelpespørsmål

• Hvilket elektronisk arkivmateriale skal vi langtidsbevare?
   
• I hvilket arkivdepot skal arkivmaterialet langtidsbevares?
   
• I hvilke situasjoner skal vi ta uttrekk?
   
• Når skal vi overføre ferdig arkivuttrekk til arkivdepot?
   
• Hvem har ansvar for å koordinere arbeidet?
   
• Hvem har ansvar for å gjennomføre de ulike delene av prosessen?
   
• Har vi nødvendig kunnskap og ressurser internt, eller må vi hente inn hjelp utenfra?
   
• Må vi skaffe programvare eller annet utstyr?
   
• Hvem skal vi innhente pristilbud fra?

Planen skal også inneholde en kostnadsberegning. Den kan utarbeides på bakgrunn av pristilbud eller kostnadsestimat fra eksterne leverandører eller konsulenter. Uttrekk av elektronisk arkivmateriale kan være inkludert i avtalen med systemleverandøren, eller det kan medføre en ekstra kostnad.

Kommuner og fylkeskommuner som har depotavtale med et IKA eller en annen leverandør av depottjenester må undersøke om kostnadene ved deponering av elektronisk arkiv er inkludert i den eksisterende avtalen, eller om dette kommer i tillegg.

Man må også beregne forventet tidsbruk for egne ansatte, og eventuelle kostnader for innkjøp av programvare og utstyr som trengs.

Hjelpespørsmål

• Hva koster det å ta uttrekk og overføre materialet til langtidsbevaring?
   
• Hvor mye koster eventuell ny programvare og eller annet nødvendig utstyr?
   
• Hva er forventet tidsbruk for egne ansatte?
   
• Hvor mye koster det å leie inn eventuelle konsulenter?

Planen må beskrive hvordan dere skal finansiere utgiftene som er knyttet til uttrekk og avlevering/deponering av elektronisk arkivmateriale. Det må settes av midler i virksomhetens driftsbudsjett, eller fattes vedtak om ekstraordinære midler, basert på kostnadsberegningen.

Hjelpespørsmål

• Har vi midler til dette i driftsbudsjettet?
   
• Trengs det et eget budsjettvedtak eller politisk behandling?