Et lite steg nærmere helhetlig informasjonsforvaltning
Arkivlovutvalget anbefalte at vi måtte tenke nytt rundt journalføringsprinsippet og finne nye tilnærminger til hvordan holde oversikt og gi grunnlag for innsyn i forvaltningen. Sandkasseprosjektet med Tolletaten testet og gir læring om hvordan det kan realiseres.
Tolletaten har gjennomgått omfattende digitaliseringsprosesser de siste årene, blant annet for å håndtere den store økningen i volum av varer som krysser grensen. For å løfte informasjonsforvaltningen, ønsker Tolletaten å se dokumentasjonsforvaltning og dataforvaltning i sammenheng.
I grensekontrollen bruker etaten løsningen «kontrollstøtte», og dette ble brukt som case til å teste om arkivhensyn og offentlighet kan ivaretas av standarder brukt i Felles datakatalog.
Tenk tidlig på hvordan hensyn kan ivaretas
Standardene som ble testet ut i prosjektet kan delvis brukes til å ivareta arkiv og offentlighet. Et eksempel er å gi gode beskrivelser av datasettene, noe som kan gjenbrukes ved overføring til Arkivverket og publisering i Digitalarkivet.
– Det var avgjørende for Tolletaten å kunne sikre og dele strukturerte og ustrukturerte data. Sandkassen har gitt oss mulighet til å utforske og legge grunnlaget for en fremtidsrettet og effektiv data- og informasjonsforvaltning, sier André Neergaard, underdirektør i Tolletaten.
Å lykkes med offentlighet, informasjonsforvaltning og dokumentasjonsforvaltning er altså overlappende aktiviteter – og det er lurt å tenke på disse tidlig i utviklingsløpet.
Ser klarere grenseflater
I prosjektet har vi funnet en tilnærming hvor Tolletaten kan gjøre opplysninger om sine datasett tilgjengelig i Felles datakatalog, og gjøre de samme datasettene søkbare for offentlighet gjennom eInnsyn.
– Prosjektet har vist oss et eksempel på hvordan eInnsyn og Felles datakatalog kan utfylle hverandre for å gi mer offentlighet på en effektiv måte sier Nina Olsen Munthe, fung. avdelingsdirektør i Digitaliseringsdirektoratet. Samtidig ser vi også at dataene må beskrives på en måte som gjør det mulig for innbygger å finne ønsket informasjon.
Bruk av generiske standarder forenkler
Arkivverket jobber med å kartlegge behov for ny standardisering som skal komme i kjølvannet av Noark. Noark og standardene i Felles datakatalog er standarder som er ment for ulike formål og har ulik innretning. Likevel er det viktig læring fra prosjektet at disse i fremtiden potensielt kan inngå som en del av et sett med standarder på arkivområdet.
– Prosjektet med Tolletaten viser at det allerede ligger til rette for å tenke nytt rundt standarder, arkivlov og i prinsippet også offentlighetsloven. Vi har lært mye om mulighetene for å ta i bruk nye metoder, og vil jobbe videre med hvordan og hvilke metoder og standarder som bør være førende, sier Espen Sjøvoll, områdedirektør i Arkivverket.