Åpent møte om Noark 29.01.2018

Følgende presentasjoner ble holdt på møtet:

1 Den digitale fremtiden - Arkivverkets ambisjoner om fremtiden (Arkivverket v/ Espen Sjøvoll)

2 Arkivdanning nå og i fremtiden – hvordan finne og ta vare på det som har verdi? (Norsk Arkivråd v/ Marianne H. Tengs)

3 Noark 5 som konseptuell standard - Hva vi har ment og hvordan den har blitt? (Arkivverket v/ Øivind Kruse)

4 Fagsystem med Noark-kjerne - Komplett bevaring av faginformasjon (IKA Kongsberg v/ Petter B. Høiaas)

5 Semantiske arkiv: Framtiden eller fortiden? (HiOA v/ Thomas Sødring)

6 Om risikopunkter i dokumentasjonsforvaltningen (Ciber v/ Martin Bould)

7 Her er løsningen. Hva var problemet? Hvordan gjøre Noark til et verktøy i stedet for en belastning (Trondheim kommune, Byarkivet v/ Jean Philippe Caquet)

Det var satt av en time til «åpen mikrofon» på møtet. Her kom det mange og viktige innspill til det videre arbeidet med Noark og andre utfordringer knyttet til dokumentasjonsforvaltning. 

Nedenfor har vi samlet noen av de viktigste punktene vi noterte fra denne dagen, samt punkter som er kommet inn i etterkant av møtet. 

Tjenestegrensesnittet

• Det ble sagt at det er viktig at Noark 5 tjenestegrensesnittet blir ferdigstilt. Også synspunkt på at fagsystem ikke bør ha egne arkivkjerner, de som lager systemene trenger hjelp på det arkivfaglige. Det er stort behov for definerte, standardiserte grensesnitt som sørger for bevaring av data på tvers av ulike løsninger. Arkivverket bør senke antall krav i dagens standard.
• Arbeidet rundt Noark 5 tjenestegrensesnitt har pågått lenge. Fredrikstad kommune har tatt initiativ til å kjøre pilot/POC for å få ferdigstilt tjenestegrensesnittet. Dette er et samarbeid mellom HK Data, Fredrikstad kommune, Arkivverket og Evry. Dokumentasjon rundt piloten vil bli tilgjengeliggjort på Arkivverket Beta, hvor vi inviterer til innspill og debatt.

Godkjenningsordningen for Noark-system

• Godkjenningsordningen ble kritisert av flere. Det er uklart hva man får med en Noark-godkjenning, hva som faktisk blir levert, og hvilken kvalitet systemene som faktisk blir levert har.
• MAVOD-rapporten foreslo som tiltak at Noark-standarden skulle evalueres, og at godkjenningsordningen burde revideres med sikte på å heve kvaliteten på systemene i markedet.
• Standarden skal evalueres av arkivlovutvalget, mens revisjon av godkjenningsordningen er satt i gang innenfor rammene av MODARK-prosjektet.

Virksomhetsspesifikke metadata og avleveringsformater

• Det ble fra flere fremmet ønske om å få på plass standardiserte virksomhets-/ sektorspesifikke metadata for en del fagområder. Hvordan kan vi koordinere dette for å gjøre dette effektivt og felles for hele landet? Mange må involveres, men staten sitter i førersetet. Samarbeid mellom brukere, markedet og de som er premissgivere i et langsiktig og kontinuerlig arbeid er viktig her.
• Testing av uttrekk med kun obligatoriske krav. For å kunne sikre at innholdet er der, må vi teste etter hva vi kan forvente å se, og da er det viktig med virksomhetsspesifikke metadata.
• Les mer om Noark 5 tjenestegrensesnitt her 

Forvaltningsforum

• Publikum spurte om når forvaltningsforumet som anbefales i MAVOD-rapporten, og tidligere er anbefalt av DIAS-prosjektet, blir opprettet.
• Arkivverket svarte at det jobbes med det i disse dager og at forvaltningsforumet vil være etablert i løpet av året. Som en forlengelse av SAMDOK-samarbeidet arbeider Arkivverket også med å etablere et samhandlingsråd, som skal ligge over forvaltningsforumet. Følg med på Arkivverkets hjemmesider for mer informasjon om dette.

Følgende frittstående innspill ble også notert fra diskusjonen, i usortert rekkefølge:

• Innovasjon forutsetter at store virksomheter i offentlig sektor er villig til å ta risiko.
• Fokus på arkiv og informasjon som skal langtidsbevares. Fokus når man bygger nye systemer må være: hva er teknisk gjennomførbart, hva er ønskelig fra brukerne, og hva er juridisk holdbart? «Dokumentasjon by design».
• Det er viktig å logge prosesser. Etterlyser krav til prosesslogg i Noark.
• Skal Noark si noen om brukergrensesnittet?
• MAVOD - nå MODARK - Modernisering av arkivoverføring.
• Etablering av strategisk råd for arkiv og dokumentasjonsforvaltning med ambisjon om å løfte dokumentasjonsfeltet i offentlig sektor.
• Kommunene – om de er små eller store – tilbyr alle samme tjenester og har tilnærmet samme utfordringer. IKAer skal ta imot og validere og tilgjengelig gjøre arkiver for fremtiden. Ønskelig at det fra AV stilles større krav til beskrivelse og dokumentasjon av systemene som benyttes, dette i nært samarbeid med KS, KDRS og leverandører.
• Samkjøring og oppdatering mellom Noark og lovverket. Hele offentlig sektor benytter standarden i dag, det er en lang forvaltningstradisjon. Det vil påføre offentlig sektor store kostnader, men også åpne muligheter hvis standarden fjernes. Vi skal vite hva vi gjør dersom vi fjerner den eller gjør radikale endringer.

• Ellers ble det spilt inn at det snakkes mye om «verktøyet» Noark, men ikke så mye hva det skal brukes til. Trengs det flere «verktøy i verktøykassa» for å løse utfordringene? Mens vi venter på ny arkivlov og prosjektene MAVOD og MODARK må vi tørre å feile og prøve nye ting. Det å praktisere åpenhet og det å tørre å stille spørsmål er viktig. Trenger ikke å være en perfekt løsning før den tas i bruk. Tør å feile! Innovasjon, risikovillighet og samarbeid på tvers er stikkord.
• Kommentar til risikovillighet og det å «tørre å feile» - flere og flere kravspesifikasjoner i dag lister opp krav til at «nytt» system skal ha endelig Noark godkjenning, og vi har bare 4-5 av disse i dagens marked. Det kommer ikke flere innovative løsninger inn i markedet hvis alle som skal kjøpe nye system krever endelig godkjenning.
• Mange som grep mikrofonen gav AV ros for at vi avholder åpent møte og er blitt mer åpne!