Journalføring

Hva er journal og journalføring?

En journal er en oversikt over dokumentasjon som virksomheten saksbehandler. Når et dokument blir journalført, blir det registrert i arkivet.

Alle offentlige virksomheter har journalføringsplikt, og skal ha en eller flere journaler for registrering av sine saksdokumenter. 

Journalen kan være papirbasert eller elektronisk, og er et viktig verktøy for virksomheten. Journalregistreringene gir oversikt over saksbehandlingen, og dokumenterer når og hvordan henvendelser er mottatt og fulgt opp. Korrekt og løpende journalføring sikrer kvaliteten på arkivet, og gjør det enklere å finne dokumenter.

Offentlige virksomheter skal dokumentere sine rutiner for journalføring og kvalitetssikring av registreringene, samt offentlighetsvurdering og skjerming. Se veileder for kvalitetssikring av elektronisk journal.

Offentlighet og innsyn

Journalføring legger til rette for åpen og gjennomsiktig saksbehandling i det offentlige. En oppdatert og tilgjengelig journal er en viktig forutsetning for innsynsretten, offentlig debatt og demokratiet. En offentlig versjon av journalen, også kalt postliste, skal derfor være tilgjengelig for publikum. 

Statlige virksomheter som fører elektronisk journal, skal som hovedregel publisere den på eInnsyn.no. Kommunale virksomheter velger selv hvordan de tilgjengeliggjør offentlig journal. Mulige løsninger er å publisere det på kommunens nettside eller eInnsyn. Virksomheter som ikke publiserer journalen på internett, skal likevel gjøre den tilgjengelig for publikum. 

Hva omfattes av journalføringsplikten?

Arkivforskriften § 9 setter opp tre kriterier som må være oppfylt for at et dokument skal være journalføringspliktig: 

1. Dokumentet må være et saksdokument for organet i henhold til offentlighetsloven § 4. 
2. Dokumentet må enten ha blitt sendt inn til eller ut fra organet. 
3. Dokumentet må både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon. 

Dokumenter som verken har inngått i saksbehandlingen eller har verdi som dokumentasjon, skal holdes utenfor arkivet gjennom arkivavgrensing, jf. arkivforskriften § 14. Les mer om arkivavgrensing.

Selv om et dokument ikke kommer inn til eller blir sendt ut fra virksomheten, kan det fortsatt være journalpliktig. Dette er tilfellet for de typene organinterne dokumenter som er listet opp i arkivforskriften § 9. Et organinternt dokument er et dokument som er utarbeidet for intern saksforberedelse, jf. offentlighetsloven § 14. Et journalpliktig organinternt dokument kan for eksempel inneholde virksomhetens endelige avgjørelse i en sak.

Utover de journalpliktige organinterne dokumentene, er det opp til virksomheten selv å vurdere hvilke andre interne dokumenter som skal journalføres. I denne vurderingen skal virksomhetens egne behov og hensynet til offentlighet tas i betraktning. Noen virksomheter har utviklet egne rutiner som spesifiserer hvilke interne dokumenter som skal journalføres, mens andre lar denne vurderingen være opp til saksbehandleren selv.

Journalføring uavhengig av dokumentets format 

I dag kommuniserer vi hovedsakelig digitalt, og i mange ulike kanaler og formater. Det som før ble formidlet i et brev, kan i dag opptre som en e-post eller en SMS, en melding eller et bilde på sosiale medier, et dokument på SharePoint eller en registrering på en webportal eller i et fagsystem. 

Det kan oppstå spørsmål om, og i hvilken grad, slik kommunikasjon skal journalføres. Det er innholdet i kommunikasjonen som bestemmer om den skal journalføres eller ikke, og ikke formatet eller kanalen den oppstår i.

Når skal journalføring skje?

Arkivregelverket gir ingen konkret frist for når journalføring skal skje. Etter arkivloven § 6 skal likevel arkivet være ordnet og innrettet slik at dokumentene sikres som informasjonskilder i samtiden. Sivilombudet har ved en rekke anledninger bekreftet at dette utgangspunktet forutsetter en kontinuerlig og fortløpende journalføring, se eksempelvis denne uttalelsen fra 2020.

Også offentlighetsprinsippet tilsier dette. Journalføring som utsettes til etter saken er avsluttet, eller til saken er mindre aktuell, vil kunne føre til en tilsidesettelse av hensynene bak reglene om innsyn. Derfor skal offentlige virksomheter ha interne rutiner som sikrer kontinuerlig og fortløpende journalføring. 

Hvilke opplysninger skal være med i journalen? 

Journalføring skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere hvert enkelt dokument. Ved registrering av et dokument i journalen skal følgende opplysninger være med i henhold til arkivforskriften § 10: 

• Journalføringsdato 
• Saks- og dokumentnummer 
• Avsender og/eller mottaker 
• Opplysninger om sak, innhold eller emne 
• Dokumentets dato 
• Ekspedisjons- eller avskrivningsdato
• Organets klassifikasjon
• Avskrivningsmåte

Krav til system for elektronisk journal 

Journalføringsplikten gjelder uavhengig av hva slags type system dokumentet inngår i. Elektronisk journalføring kan skje i et sak-/arkivsystem, direkte i et fagsystem eller gjennom en integrasjon mot et sak-/arkivsystem. Det sentrale er at systemet det journalføres i er godkjent for elektronisk journalføring, og at journalopplysningene må kunne hentes ut og gjøres tilgjengelige for publikum.

I utgangspunktet må systemet følge kravene som er fastsatt i Noark-standarden, men Riksarkivaren kan gi unntak fra disse gjennom forskrift eller særskilt vedtak, jf. arkivforskriften § 11. Les mer om Noark-standarden.

Journalføringsplikt uten arkiveringsplikt?

Noen virksomheter har journalføringsplikt etter Offentlighetsloven, selv ombestemmelsene om arkivering og avlevering i Arkivlovenikke gjelder for dem. Arkivforskriftens bestemmelser om journalføring gjelder likevel for dissevirksomhetene. Det blir også spesifisert hva en offentlig journal skal inneholde.

Krav til Noark-standard?

Kravet til bruk av Noark-godkjente system gjelder ikke aksjeselskap og andrevirksomheter med journalføringsplikt etter offentlighetsloven. Kravet er likevel atvirksomhetene har en løsning som legger til rette for at det kan produseres enoffentlig journal, og at journalen inneholder de opplysningene som er spesifisert iarkivforskriften.