Kva er arkivavgrensing?
Dokument som verken har inngått i saksbehandlinga til organet eller har verdi som dokumentasjon, skal haldast utanfor eller fjernast frå arkivet ved arkivavgrensing, jf arkivforskrifta § 14.
Materiale som blir skilt ut ved arkivavgrensing, kan oppbevarast separat utanfor arkivet, eller bli sletta eller kasta.
Når skal arkivavgrensing utførast?
Arkivavgrensing skal helst gjennomførast i samband med postbehandling eller ved arkivering (arkivlegging). Dersom dette ikkje blir gjort, kan arkivavgrensing skje ved bortsetjing eller seinast ved avlevering, jf. arkivforskrifta § 14.
Arkivavgrensing er lovpålagd
Føresegnene om arkivavgrensing er ikkje berre eit løyve til å skilje ut overflødig materiale, men eit pålegg om å gjere det. Arkivforskrifta sin intensjon er at offentlege arkiv ikkje skal fyllast opp med materiale som ikkje er bevaringsverdig for ettertida.
Arkivavgrensinga kan utsetjast til materialet skal avleverast, men dette er inga oppfordring til å vente lengst mogeleg. Arkivavgrensing bør gjennomførast ved postbehandling eller arkivlegging.
Kva slags materiale skal skiljast ut ved arkivavgrensing?
Kva slags materiale skal alltid haldast utanfor arkivet?
a) trykksaker, rundskriv og anna mangfalda og allment tilgjengeleg materiale. Det organet som har utferda slikt materiale, skal likevel arkivere eitt eksemplar og dei nødvendige forarbeida.
b) konsept, kladdar, ekstra kopiar, interne meldingar o.l. som ikkje har verdi som dokumentasjon. Konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendige for å forstå saka og den samanhengen ho står i, skal arkiverast. Det same gjeld kopi av alle utgåande dokument.
Trykksaker, rundskriv, anna mangfaldiggjort og allment tilgjengeleg materiale, og blankettar som ikkje er utfylte. Frå dette er det følgjande unnatak:
- organet som har utarbeidd materialet, skal arkivere eitt eksemplar samt dei nødvendige forarbeida
- dokument som fører til saksbehandling eller er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast
Konsept, utkast, kladdar, kladdenotat, ekstra kopiar og interne meldingar, som ikkje har verdi for saksbehandlinga eller som dokumentasjon. Frå dette er det følgjande unnatak:
- konsept som har noteringar eller påteikningar som er nødvendige for å forstå saka eller samanhengen saka oppstod i, skal arkiverast
- kopi av utgåande dokument skal arkiverast
- andre kopiar som er nødvendige vedlegg til ei sak, skal arkiverast