Veileder for overføring av arkiv etter nedlagte private virksomheter

Med en nedlagt virksomhet mener vi en organisasjon, forening, stiftelse, bedrift eller institusjon som ikke lenger er aktiv. Virksomheten kan for eksempel ha opphørt som følge av konkurs, politiske beslutninger, samfunnsendringer eller teknologiske omveltninger. Som regel vil en nedlagt virksomhet ha skapt et arkiv mens den var aktiv. Det kan f.eks. være styresaker, korrespondanse, foto og film. Dette kan være lagret på papir eller digitalt på harddisker, i fagsystemer og i skytjenester.

De fleste arkivbevarende institusjoner mottar det vi med en fellesbetegnelse kaller privatarkiver. Privatarkiv etter virksomheter kan være svært gode kilder til forståelsen av samfunnet vårt og vår felles historie.

Denne veilederen er for deg som kjenner til et arkiv etter en nedlagt privat virksomhet som bør tas vare på for ettertiden. Både enkeltpersoner, bedrifter og organisasjoner kan ha informasjon om slike arkiver. 

Har du et arkiv fra en aktiv privat virksomhet? Gå hit.

Har du et arkiv etter deg selv eller andre personer? Gå hit.

Private virksomheter er og har i lang tid vært en vesentlig del av det norske samfunnslivet. Arkiver etter nedlagte virksomheter inneholder ofte dokumentasjon som kan være avgjørende for å forstå utviklingen av vårt samfunn.

Grunner til å overføre arkiver etter nedlagte virksomheter til en bevaringsinstitusjon:

• Bidra til helhetlig samfunnsdokumentasjon
  Ved å bidra til at arkiver etter nedlagte private virksomheter blir bevart, bidrar man samtidig til en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Slike arkiver kan være verdifulle for forskere og andre arkivbrukere. Arkiver fra offentlig virksomhet gir oss ikke denne helheten alene.
• Spar plass og penger
  Ved å overføre et arkiv til en arkivinstitusjon sparer man både plass og penger. Samtidig blir viktig arkivmateriale trygt bevart for fremtiden.
• Trygg lagring av elektronisk materiale
  Ved å overføre elektronisk materiale til en bevaringsinstitusjon sikres materialet. Du får en trygg håndtering av personopplysninger, reduserer lagringskostnader og nødvendige datamigreringer blir ivaretatt. 
• Økt tilgjengelighet
  Ved å overføre et arkiv til en bevaringsinstitusjon blir arkivmaterialet oppbevart sikkert i arkivmagasiner, og gjort tilgjengelig for de mange som har stor nytte av materialet. Bevaringsinstitusjoner gjør materialet tilgjengelig og søkbart gjennom Arkivportalen og Digitalarkivet. 
• Bidra til lokal og nasjonal historie
  Nedlagte virksomheter kan ha nasjonal betydning, men samtidig være forankret i et lokalsamfunn. F.eks. vil arkiver etter hjørnesteinsbedrifter kunne si mye om lokale forhold som ikke går frem av offentlige arkiver.

Det finnes flere arkivinstitusjoner, bibliotek og museer som tar vare på arkiv etter private nedlagte virksomheter. Arkivverket og andre bevaringsinstitusjoner over hele landet samarbeider om bevaring av privatarkiv. Så hvem skal du levere arkivet til? Tenk gjennom følgende spørsmål:

• Har materialet størst tilhørighet lokalt, regionalt eller nasjonalt?
• Hvilket samfunnsområde eller næring har virksomheten hørt til?

Dette kan ha mye å si for hvem arkivet kan overføres til.

Dersom arkivet hovedsakelig har lokalhistorisk innhold eller stammer fra en privat nedlagt virksomhet som har sterk regional tilknytning, kan du kontakte institusjonen som har ansvaret for regionen.

For organisasjoner vil det gjelde for fylkes- og lokallag som er underlagt en landsomfattende organisasjon. For bedrifter vil det for eksempel gjelde der kundegrunnlaget ikke er nasjonalt og tilsvarende for institusjoner der klientbasen ikke er nasjonal. 

Det regionale bevaringsarbeidet skjer gjennom de fylkeskoordinerende institusjonene. Institusjonene samordner det lokale og regionale arbeidet med bevaring av privatarkiv. 

Ta kontakt med den koordinerende institusjonen i ditt område for bevaring av eller spørsmål om privatarkiv med lokal betydning. 

Du kan klikke på plusstegnet under for å få kontaktinformasjon. 

Arkivet kan ha nasjonal betydning hvis ett eller flere av punktene nedenfor er oppfylt:

• Virksomheten var landsdekkende
• Virksomheten hadde betydning for utviklingen av Norge og det norske samfunnet som helhet
• Arkivet dokumenterer hendelser eller perioder av særskilt betydning for Norges historie

Arkivverket deler ansvaret for å bevare arkiver av nasjonal betydning med noen andre institusjoner, som har spesielt nasjonalt ansvar for private arkiver. Disse institusjonene deler bevaringsansvar mellom seg etter samfunnsområde og næring. 

Kontakt de aktuelle institusjonene hvis du tror arkivet etter den private nedlagte virksomheten er av nasjonal betydning og er sterkt knyttet til:

Hvis den private nedlagte virksomheten er av nasjonal betydning og ikke er knyttet til noen av samfunnsområdene over, er det sannsynligvis Arkivverket som skal bevare arkivet. Les da videre i veilederen. Her vil vi gå gjennom hva Arkivverket trenger å vite, samt hvordan arkivet skal settes i stand for en eventuell overføring til oss. 

Hvis du er usikker på hvilken institusjon du skal kontakte, eller mener at arkivet bør bevares hos Arkivverket, kan du rette en henvendelse til oss via dette skjemaet: (Skjema er under utarbeidelse, kommer i løpet av oktober). Vi vil da hjelpe deg videre. 

Arkivverket trenger et grunnlag for å vurdere om arkivet bør bevares. For å kunne gjøre dette trenger vi informasjon om arkivet og arkivskaperen. Vi forventer ikke at du skal kunne svare nøyaktig på spørsmålene nedenfor. Det er likevel en fordel å ha tenkt gjennom dem.

Huskeliste over informasjon vi trenger fra deg:

• Hvilken eller hvilke virksomheter er arkivet etter?
• Hvilken rolle eller betydning har virksomheten hatt for samfunnet?
• Hvilken tidsperiode dekker materialet? 
• Hvor stort er arkivet?
  Hvor mange reoler eller hyller, eventuelt hvor mange paller, esker, permer o.l.? Hvor mange filer, systemer, gigabyte data?
• Hvem eier arkivet i dag?
• Hvor er arkivet lokalisert?
• Er arkivet på papir og/eller digitalt?
• Hva finnes i arkivet?
  Inneholder det protokoller, papirdokumenter, fotografier, lydkassetter eller video? Reklamemateriell som plakater og brosjyrer? Harddisker eller PCer? Er det lagret i skytjenester, sosiale medier eller egne nettsider?
  Inneholder det styresaker, brev og korrespondanse eller dokumentasjon fra virksomhetens driftsoppgaver?
• Hvordan er den fysiske tilstanden på arkivet?
  Hvordan er lagringsforholdene? Er det støv, fukt, mugg eller skadedyr i materialet?
• Inneholder arkivet personsensitive opplysninger? 
  Informasjon om personlige forhold, politisk ståsted, religion, helse, seksualitet, adopsjon etc.

Du finner også denne huskelisten under filnavnet "Huskeliste over informasjon vi trenger å vite om arkiv etter nedlagt privat virksomhet" nederst på siden om du vil laste den ned og fylle den ut.

All informasjon er verdifull for å vurdere arkivet og for å finne veien videre i samarbeidet om å overføre arkivet.

 

Før arkivet blir overført til Arkivverket må det være ordnet og registrert (mer om dette i punkt 5.2). Det krever ressurser i form av tid, penger og arbeidskraft. Siden eierskapet til arkiver etter nedlagte virksomheter i mange tilfeller er uklart, kan det være utfordrende å vite hvem som har ansvaret. Arkivverket kan bidra med råd og veiledning i arbeidsprosessen.

Tips og råd til hvordan man kan innhente ressurser/få arkivet klart for overføring til Arkivverket:

• Ta samfunnsansvar
  Husk at arkiver er samfunnets kulturarv
• Økonomisk gevinst
  Lagringsplass koster penger. De fleste bevaringsinstitusjoner lagrer arkiver for all fremtid, gratis eller betydelig rimeligere enn kommersielle aktører.
• Samarbeide med andre som ser verdien i å bevare arkivet
  Lagringsplass koster penger. De fleste bevaringsinstitusjoner lagrer arkiver for all fremtid, gratis eller betydelig rimeligere enn kommersielle aktører. 
• Få media interessert 
  Media kan bidra til at flere blir oppmerksomme på betydningen av å bevare arkivet. 
• Søk midler fra offentlige og private fond, gjerne i samarbeid med bevaringsinstitusjonen

Etter at man har avklart at arkivet skal overføres til Arkivverket inngår vi en avtale om avlevering. Der fastsetter vi en del premisser for eiendomsretten, fremtidig bruk og andre rettigheter og plikter i forbindelse med overføringen. Innholdet i avtalen utformes i samarbeid mellom arkiveier og Arkivverket 

Avleveringsavtalen inneholder følgende: 

• Overføring av eiendomsrett og eventuelle andre rettigheter, som åndsverk 
  Du som overfører et arkiv bekrefter at du ikke opptrer i strid med andres rettigheter. For et herreløst arkiv etter en privat nedlagt virksomhet kan dette være en utfordring. I slike tilfeller må avtaleteksten tilpasses. 
   
• Ordning og katalogisering 
  Sammen avklarer vi hvem som har ansvar for klargjøring, ordning og listeføring  av arkivet. Dette er i de aller fleste tilfeller den som overfører arkivet, mens Arkivverket ferdigstiller katalogen etter at arkivet er overført. 
   
• Tilgjengelighet for bruk 
  Avtalen skal avklare om arkivet skal være fritt tilgjengelig for bruk eller om det skal være klausuler som begrenser publikums adgang til arkivet. Det er flere typer klausuler med hjemler i ulike lover som kan være aktuelle. Dette avtaler vi i dialog med deg. Les mer om dette under utdypende informasjon i forbindelse med lovverk. 
   
• Formidling 
  Avtalen avklarer Arkivverkets rettighet til å formidle arkivets innhold og eventuelle begrensninger. Opphavsrettslige og sensitive opplysninger omtales spesielt, slik at begge parter er enige om hvordan vi skal behandle slike spørsmål i fremtiden. 
   
• Annet
  Avtalen kan avklare andre forhold som:
  • Arkivverkets rett til å kaste eller tilbakeføre materiale som ikke er bevaringsverdig
  • Tilbakelån av arkivet
  • Andre relevante forhold

Du kan klikke på plusstegnet over for å få mer informasjon om taushetsplikt, tilgang til arkivet, sensitive personopplysninger og typiske klausulformuleringer. 

Før arkivet kan overføres til Arkivverket må det klargjøres. Dette innebærer sortering, pakking, listeføring og beskrivelse slik at arkivet blir ordnet og anvendbart for fremtidige brukere. 

Dersom du ikke har kapasitet til å klargjøre arkivet for overføring, finnes det virksomheter som påtar seg slike ordningsoppdrag mot betaling. 

I dag benytter de fleste bedrifter, organisasjoner, foreninger o.l. digitale verktøy i sin virksomhet. Arkiver fra de siste tiårene inneholder derfor i stor grad materiale på digitale medier.

Arkivverket har ulike standarder for hvordan digitalt skapt materiale kan tas vare på og langtidsbevares. Enkelte systemer har innebygde funksjoner som automatisk kopierer informasjon. Det finnes også verktøy vi kan bruke på systemer som ikke allerede har en denne funksjonen.

I noen tilfeller kan vi kopiere hele innholdet fra de digitale lagringsmediene. Men vi må også ha en oversikt over det digitale innholdet og strukturen. Her kan huskelisten fra 4.2 være til hjelp. 

Valg av metode avhenger av hvilke systemer og programvare virksomheten har brukt.  Arkivverket vil da samarbeid med dere bistå i valget av metode.

Når arkivet er papirbasert kan huskelisten (punkt 4.1 eller nederst på siden) hjelpe deg å få bedre oversikt over materialet.  

Hvor detaljert du skal ordne arkivet avhenger av størrelsen, og hva som er godt nok for at det blir anvendelig for brukerne. Dette avklares med Arkivverket i forbindelse med avtaleinngåelse.

Som inspirasjon kan du bruke denne veilederen for klargjøring, ordning og listeføring av offentlige arkiver.

Arkivverket ønsker å komme i kontakt med alle som har interessante arkiver. Vi vil hjelpe deg videre på veien. 

Henvendelsesskjemaet må fylles ut i en operasjon, og kan ikke mellomlagres.