Arkivverkets serviceerklæring

Spørsmål til Arkivverket

Henvendelser til Arkivverket med spørsmål knyttet til arkiver vi bevarer skal fortrinnsvis gjøres via skjemaer som er tilgjengelige på nettsidene våre under  Våre tjenester.

Har du ikke mulighet til å benytte våre digitale tjenester, kan du bruke vanlig brevpost.

Du kan også kontakte oss på nettforum, telefon eller ved personlig frammøte for å få generell informasjon om arkiver, rutiner og åpningstider.

Når du kontakter oss

Kontakter du oss ved hjelp av åpne skjemaer eller e-post, sendes informasjonen ukrypert. Send derfor ikke sensitive eller taushetsbelagte opplysninger på denne måten. Bruk i stedet skjemaer med sikker innlogging via elektronisk ID under Våre tjenester.

Navnet ditt blir synlig i offentlig journal dersom henvendelsen fra deg er journalpliktig og vi ikke har hjemmel til å skjerme det.

Hva kan vi tilby? 

Det tar mye tid å gjøre arkivundersøkelser, og vi har begrensede personalressurser til disposisjon. Derfor må vi legge vekt på hva du trenger opplysningene til, og tilpasse vår innsats etter det. Vi deler inn henvendelsene i tre grupper avhengig av formålet med forespørselen:

       1. Rettigheter
       2. Faglige behov
       3. Allment innsyn

Vi prioriterer henvendelsene i samme rekkefølge.

Rettigheter

Med rettigheter mener vi spørsmål om personlige forhold (f.eks. biologiske foreldre), saker som vedrører lønn og pensjon (f.eks. fartstid for sjøfolk) og rettigheter til fast eiendom. I slike saker bistår vi med å finne fram nødvendige opplysninger fra arkivene. Jo mer informasjon du kan gi oss om bakgrunnen for saken, jo enklere vil det være for oss å gi raske og gode svar.

Faglige behov 

Med faglige behov mener vi spørsmål som blir stilt i yrkessammenheng, særlig av profesjonelle forskere, master- og doktorgradsstudenter og journalister. Tilhører du denne gruppen må du foreta undersøkelsene selv, men vi kan ta imot enkle kopibestillinger med presis arkivreferanse og gjøre kurante, enkle oppslag i arkivene dersom de er omfattet av taushetsplikt.   

På grunnlag av søknad kan vi vurdere å digitalisere arkivmateriale og gi tilgang via www.digitalarkivet.no. Du kan søke om digitalisering på forespørsel her (krever innlogging). Vi kan også veilede om arkiver via nettsider, telefon og lesesal. 

Allment innsyn 

Med allment innsyn mener vi alle andre spørsmål. Vi prioriterer ikke slike forespørsler av kapasitetshensyn. Du kan selv gjøre undersøkelser i fritt tilgjengelige materiale, enten via www.digitalarkivet.no eller lesesal.   

Vi kan slå opp enkelt identifiserbare opplysninger i arkivmateriale som er adgangsbegrenset (klausulert). Vi kan vurdere å levere kopibestillinger av etterspurte opplysninger fra fritt tilgjengelig arkivmateriale dersom du har en presis arkivreferanse, vi tar hensyn til geografisk avstand til aktuell lesesal. Ved spørsmål om enkelt identifiserbare opplysninger vil vi også kunne vurdere tilgjengeliggjøring i www.digitalarkivet.no, dersom vi erfarer at det dreier seg om arkivmateriale som mange kan ha nytte av. Vi veileder og opplyser om kataloger m.m. og hvor du kan finne mer informasjon eller andre mulige innganger til kildene via nettsider, lesesal og telefon.  

Saksbehandlingstid

Vi svarer så snart vi kan, normalt i løpet av 21 virkedager. For enkelte henvendelser vil behandlingstiden kunne være lengre. 

Hvis det ikke lar seg gjøre å besvare henvendelsen innen rimelig tid, sender vi ut et foreløpig svar med informasjon om når saken forventes ferdig behandlet.

Standardsvar om slekt og eiendom

Arkivverket sender ut standardiserte svar på forespørsler som gjelder slektsgransking, og på spørsmål fra profesjonelle aktører innenfor eiendomsmarkedet. De fleste brukere vil være i stand til å betjene seg selv på Digitalarkivet. Start gjerne med våre veiledningssider om henholdvis slekt og eiendom.

Taushetsbelagte opplysninger

Søknader om innsyn i taushetsbelagte opplysninger skal sendes skriftlig via skjema under Våre tjenester (krever innlogging), alternativt som brev i posten. Svar sendes via Digipost eller brev.