Webinar: Hvordan dokumentere elektroniske arkivsystemer?

Åpne veilederen for systemoversikt med beskrivelser i ny fane

Spørsmål og svar

Her gjengir vi spørsmålene vi fikk i løpet av webinaret, og gir samtidig litt mer utfyllende og presise svar på enkelte punkter.

Vi fikk mange spørsmål om hvilke typer systemer som skal være med i oversikten. Disse gir vi et samlet svar på. 

- Hva med bevaring/arkivering ved bruk av Teams og det som lagres her? 
- Hva med intranettsider/nettsider og sosiale medier? 
- Hva med systemer som andre eier - f.eks. DFØ-systemene for lønn og regnskap? 
- Hørte spørsmål om filsystem, men oppfattet ikke svaret. Håper konklusjonen er at filsystemer bør beskrives når de er en del av saksbehandlingsrutinene og inneholder bevaringsverdig informasjon. 
- Kan dere lage system-definisjoner og avgrensning av systemtypene? 

Utgangspunktet er at systemoversikten skal inkludere alle elektroniske systemer som kan inneholde organets arkivmateriale, det vil si journalføringssystemer, sak-/arkivsystemer, fagsystemer og andre systemer - både aktive og avslutta. Selv om arkivdokumentene blir skrevet ut fra systemet og bevart på papir, skal dere dokumentere systemet som behandler dem. 

Virksomheter kan bruke samme system på ulik måte, så for å vite om et bestemt system skal være med i deres oversikt, er det sentrale hva dere selv bruker systemet til. Dere skal ha en fullstendig og oppdatert systemoversikt med beskrivelser som dokumenterer alle elektroniske systemer som registrerer, behandler og lagrer organets arkivdokumenter, som inneholder arkivmateriale og som utgjør arkivverdig dokumentasjon.

Oversikten bør inkludere rekrutteringssystem, konkurransegjennomføringsverktøy (KGV-system), samhandlingsløsninger (som Teams og SharePoint), prosjektstyringsverktøy og andre løsninger som brukes til å løse virksomhetens oppgaver (for eksempel Outlook eller filsystemer).

Hvis et system er integrert med andre systemer, enten egne eller hos andre organer, skal dere beskrive det.

Elektroniske systemer som kun brukes til søk eller oppslag (for eksempel folkeregisteret) skal ikke være med. Rene administrative støttesystemer (f.eks. tidsregistrering) og støtteapplikasjoner (Word, Excel, PowerPoint, Adobe Reader osv.) er ikke nødvendige å ta med. 

Endel fagområder i kommunene bruker fagsystem som stilles til rådighet for kommuner og andre myndigheter, f. eks. systemer som Naturbase, Grunnforurensing, skatteetatens Sofie og Koss mm. Skal disse beskrives som systemer? 
Ja, det er naturlig at man beskriver alle de systemene som brukes i virksomhetens egen saksbehandling og skaper dokumentasjon for virksomheten. Så lenge virksomheten skaper dokumentasjon i systemet, bør man beskrive systemet, ansvarsforhold og relasjoner til andre systemer. 

Er SvarUT og felleskomponenter fra DigDir å regne som støttesystemer?  
Dette vil være naturlig å regne som støttesystemer, ja. De trenger ikke en selvstendig beskrivelse, men skal nevnes i tilknytning til andre systemer som de er knyttet til – for eksempel sak-/arkivsystemet. 

Arkivansvaret for system som staten har pålagt kommunen bruke. Har staten et ansvar for å ivareta bevaring av informasjonen i dette systemet?
Kommunen har ansvar for sin egen dokumentasjon selv om de bruker systemer som er driftet av andre. Vi ser stadig mer av denne typen systemer hvor kommuner legger inn opplysninger og dokumentasjon i statlige systemer - mer “arkivering på tvers”. Slik arkivregelverket er nå, er det fortsatt den enkelte kommunen som har ansvaret for den dokumentasjonen. Dessverre er ikke alle disse systemene tilpasset dette på en god måte slik at kommunen kan ta vare på det på en enkel og grei måte. Kommunen har ansvaret, og staten burde tilrettelegge bedre.  

Hvordan skal dette praktisk kunne løses, når de ikke har uttrekks-mulighet? 
Staten må kjenne sitt ansvar for at kommunene skal kunne løse disse utfordringene. Virkeligheten har kommet litt lenger enn det regelverket vi har. Her må kommune og stat jobbe sammen. 

Er dette det samme som "orden i eget hus"? / Vil dette på sikt bli en del av DigiOrden? 
Vi har laget denne veilederen basert på arkivregelverket og våre erfaringer i kontakt med offentlige virksomheter. Mange andre prosjekter tilbyr lignende veiledning. Det er nok litt overlapp med Orden i eget hus, men vår veileder er ikke tenkt som noen konkurrent eller erstatning for det. Orden i eget hus er nok mer omfattende. Vi har flere veiledere som vi har publisert nå, og dette er en av dem. 

Har noe erfaring med dette. Hva er anbefalt metode for innhenting av informasjon? Intervjuer eller utsending av skjema? Mye arbeid å kartlegge både gamle og nye systemer. 
En god kombinasjon av personlig kontakt, e-post, skjemaer og møter kan være nyttig, avhengig av virksomhetens størrelse og kompleksitet. 

Kassasjon ja/nei på system i skjemaet, men hva med kassasjon på enkelte arkivdeler eller ordningsverdier i det? 
Dette kan tilpasses. Malene våre er ment som hjelp, og det er fullt mulig å tilpasse ut fra behov. Det viktigste er at man gir en god og nyttig beskrivelse. 

Kommunalt foretak, 100% kommunalt eid - skal kommunen utarbeide oversikt over alle systemer som brukes der og? 
Et kommunalt foretak og systemene som brukes der er en del av kommunen og skal dekkes av kommunens arkivplan. Kommunen har overordnet arkivansvar for alle sine enheter, men bestemmer selv hvordan den vil organisere arkivhold og -ansvar i kommunale foretak. Hvis det kommunale foretaket er et eget arkivorgan med egen arkivplan, hører dokumentasjonen av foretaket sine systemer hjemme der. 

Kvifor skal personnamn vere med for ansvarlege i kommune/leverandør? Er det ikkje nok med stillingstittel?  
Dette er for å kunne ha konkret informasjon, både nå og senere, slik at man har noen å kontakte. 

Tenker at det blir en stor jobb å vedlikeholde skjemaene. Det er vel greit å legge dette i en base ev., som man bare kan vise til i arkivplanen? 
Det er et krav at man har en oppdatert oversikt. Selve skjemaet er et forslag til et oppsett for å dokumentere de opplysningene som trengs, men dere kan også løse det på andre måter. Informasjonen skal være tilgjengelig, og arkivplanen må som et minimum si hvor. Dette er også dokumentasjon som skal være med når arkivplanen blir periodisert og bevart for ettertiden.  

Vi oppgraderer fra WebSak 6 til 8. Bør vi ha egen beskrivelse for WebSak 6 og egen beskrivelse for 8? Eller holder det bare med å oppdatere den gamle beskrivelsen? 
Ved oppgraderinger generelt bør man vurdere hvor stor oppgraderingen er, og hvilke konsekvenser den har. I utgangspunktet kan det være nok å oppdatere den gamle beskrivelsen, men det må man vurdere i hvert enkelt tilfelle. Arkivplanen skal uansett dokumentere hvilke oppgraderinger man han gjort når, og hvilke endringer det medfører. I mange tilfeller står man ganske fritt, så lenge det dokumenteres. 

Kommentar til feltet om Bevaring/kassasjon i skjema-mal: Man kan vel da enten skrive JA om hele systemets innhold skal eller kan kasseres, samt hjemmel-angivelse, eller skrive JA, med presisering av delen(e) av innhold i systemet som skal eller kan kasseres, samt hjemmel-angivelse, eller skrive NEI (til kassasjon), hvis alt av systemets skapte innhold, skal bevares. Uansett kommer vel kravet til å bevare systemdokumentasjonen for alle system som er blitt benyttet og som har skapt dokumentasjon/arkiv (herunder f.eks. beskrivelse av funksjon, ev. oppbygning og virkemåte, struktur og metadata), sammen med angivelsen av det som er kassert? 
Dette punktet skal beskrive hvordan man skal behandle innholdet i systemet, så hvis systemet inneholder deler som skal behandles på forskjellig måte må man beskrive det. Fyll ut malen slik at den gir en god og nyttig beskrivelse. Systemdokumentasjonen skal være en del av arkivplanen, som skal periodiseres og bevares. Ved kassasjon skal man lage kassasjonsliste.