Veileder for statlige utvalgsarkiv

Veilederen er for ledere og arkivtjenesten hos det overordnede organet for utvalget. Den er også nyttig for dere som skal jobbe i utvalgssekretariatet.

Det overordnede organet kan bestemme at et utvalg skal ha en annen arkivorganisering enn det arkivforskriften § 2 gir som hovedregel. Det bør besluttes så tidlig som mulig om et utvalg skal ha eget arkiv eller ikke. Dersom utvalget ikke skal ha eget arkiv, skal saksdokumentene inngå i arkivet til enten det overordnede organet eller et annet organ. 

Denne veilederen tar for seg spørsmål knyttet til utvalg som skal ha eget arkiv. 

Det overordnede organet har ansvar for utvalgets arkiv, og skal sørge for at det er teknisk lagt til rette for at utvalget kan ha et digitalt arkiv.

Sekretariatet skal drifte arkivet og å utforme arkivrutiner som sikrer at de relevante bestemmelsene i arkivforskriften blir fulgt underveis.

Dersom sekretariatet har arkivfaglige spørsmål, kan de henvende seg til det overordnede departement for å få veiledning.

Det overordnede organet har ansvaret for at det tilrettelegges for et digitalt arkiv. Dere må vurdere hvilken elektronisk arkivløsning som er mest hensiktsmessig for arbeidet utvalget skal gjøre. Dere bør involvere sekretariatet i denne vurderingen.   

Noen faktorer dere bør ta hensyn til ved valg av arkivløsning: 

• hvor mange dokumenter utvalget antas å skulle behandle
• antall ansatte i sekretariatet 
• antall utvalgsmedlemmer 
• om utvalget skal håndtere dokumenter som av sikkerhetsmessige grunner skal behandles spesielt 
• hvor lenge utvalget skal være i drift 
   

Hvilken løsning dere velger for utvalgsarbeidet får betydning for den senere behandlingen av det digitale arkivet. For både å ivareta tekniske krav til journalføring og forenkle avlevering av utvalgsarkivet, anbefaler Arkivverket derfor at dere bruker en Noark-godkjent arkivløsning.  

Når et utvalg skal ha eget arkiv, er det viktig at utvalgsarkivet holdes adskilt fra arkivet til det overordnede organet. Alle inngående og utgående dokumenter skal journalføres, også dokumenter sendt mellom utvalget og det overordnede organet. 

Det går for eksempel an å opprette et eget, separat arkiv kun for det respektive utvalget i en nyanskaffet arkivløsning eller i sak-/arkivløsningen til det overordnede organet. 

En annen mulighet er å opprette en arkivdel i sak-/arkivløsningen til det overordnede organet. Om dere velger å opprette en arkivdel, må det etableres tilgangsstyring og arkivrutiner som sikrer at det kun er utvalget som har nødvendige tilganger. 

Uavhengig av hvilken løsning dere velger, skal det dokumenteres i arkivplanen. 

Dere kan bruke løsninger som SharePoint, Teams eller lignende som et arbeidsområde underveis i utvalgsarbeidet. Arkivverket anbefaler at dokumentasjonen i et samarbeidsverktøy blir importert til en sak-/arkivløsning eller arkivkjerne fortløpende. De aller fleste Noark-løsninger har mulighet for integrasjon mot for eksempel SharePoint. 

Dersom utvalget velger å arkivere i en løsning som ikke er Noark-godkjent, må det overordnede organet vurdere om arkivfunksjonalitet i systemet oppfyller kravene riksarkivarens forskrift kapittel 3 og kapittel 5, §§ 17 til 20. Det må i tillegg sendes en melding til Riksarkivaren om at systemet tas i bruk. 

Utvalget skal ha rutiner for oppretting, mottak, utveksling, arkivering og bruk av dokumenter som skal inngå i arkivet. Rutinene skal sørge for at dokumentene er sikret mot ikke-autoriserte tilføyelser, slettinger og endringer. Hvis utvalget skal håndtere dokumenter som av sikkerhetsmessige grunner skal behandles spesielt, må det finnes rutiner for dette. 

Riksarkivarens forskrift kapittel 3 beskriver kravene til arkivsystem og elektronisk behandling av arkivdokumenter. Se vår veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer. Disse kravene gjelder uavhengig av valg av arkivløsning.

Regelverket stiller ikke krav til lagringsformat mens utvalgsarbeidet pågår. Ved avlevering av arkivet gjelder formatkravene i riksarkivarens forskrift kapittel 5 §§ 17 til 20. 

Ja. 

Det er utvalgets sekretariat som har ansvar for journalføringen. I journalen skal alle inngående og utgående dokumenter som regnes som saksdokumenter registreres, hvis de har blitt saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder alle former for korrespondanse uavhengig av format. Offentlig journal skal kunne gjøres tilgjengelig på forespørsel. Se vår veileder for arkivering og journalføring i departementene og statlige virksomheter. 

Plikten til å journalføre utvalgets interne dokumenter gjelder så langt utvalget finner det hensiktsmessig. Sekretariatet bør ha en rutine for dette. Interne dokumenter skal arkiveres dersom de har dokumentasjonsverdi. 

Det er arkivforskriftens § 10 som fastsetter hvilke opplysninger som må være i en journal. Siden et utvalg ikke utfører ordinær saksbehandling, er ikke alle journalopplysningene like relevante. Disse er mest aktuelle:

• journalføringsdato
• saks- og dokumentnummer 
• navnet på sender eller mottaker 
• opplysninger om saken, innholdet eller emnet 
• datering på dokumentet 

Vær oppmerksom på at for opplysninger som er omfattet av taushetsplikt gjelder egne regler for offentlig journal.  

I Kommunal- og distriktsdepartementet sin veileder for offentlige utvalg kommer det frem at følgende dokumenter som utvalget mottar og produserer, skal arkiveres: 

1. Den ferdige utredningen 
2. Møteinnkallinger med dagsorden 
3. Møtereferater (forhandlingsprotokoll) 
4. Korrespondanse – inn- og utgående brev 
5. Utvalgsdokumentasjon vedrørende oppnevning og mandat, diskusjonsnotater, tekstutkast og innsamlet data/informasjon 
6. Dokumentasjon fra utvalgsmedlemmer som belyser utvalgets arbeid 
7. Budsjett og eventuelt regnskapsmateriale

Utvalgsarkiv vil som regel være en del av bevaring- og kassasjonsplanen som det overordnede organet har utarbeidet. Arkivverket kan veilede det overordnede organet i arbeidet med å utarbeide planen, før den endelig godkjennes av Riksarkivaren. Utvalget skal også foreta arkivavgrensning før avlevering til overordnet organ eller Arkivverket.

Når utvalget har fullført arbeidet, skal sekretariatet så raskt som mulig og innen en måned etter at utredningen er levert, rydde og avslutte arkivet sitt. Sekretariatet skal kontakte det overordnede organet for å få avlevert arkivet dit. Eventuelle senere begjæringer om innsyn i utvalgets dokumenter skal behandles av organet som har mottatt arkivet.

I enkelte tilfeller skal utvalgsarkivet avleveres direkte til Arkivverket. Det kan være bestemt i en egen lov for utvalgets arbeid, eller i en avtale mellom Arkivverket og utvalgets overordnede organ. Dette vil utvalget eventuelt få beskjed om. 

Dersom utvalget skal avlevere direkte til Arkivverket, er det fastsatt krav som sier hvordan uttrekk skal være strukturert og formatert, jf. riksarkivarens forskrift kapittel 5 §§ 21 til 28. Om det er det overordnede organet som skal avlevere til Arkivverket, har de ansvar for at kravene er ivaretatt.

Dersom utvalget mottar innsynskrav underveis i arbeidet, er det utvalget selv som skal behandle disse. Senere begjæringer om innsyn i utvalgets dokumenter skal behandles av organet som har mottatt arkivet.

Dersom det overordnede organet omorganiseres, og forvaltningsområdet som utvalget tilhørte blir overført, skal utvalgsarkivet også følge overføringen til nytt organ. Det er viktig at arkivmateriale som overføres mellom offentlige organer ikke sammenblandes. Dette gjør det enklere å sikre senere gjenfinning og tilgjengeliggjøring.