Offentlige virksomheter som av ulike årsaker har behov for å midlertidig føre arkiver ut av landet, må søke Arkivverket om tillatelse. Denne veilederen tar for seg ulike typer utførsel, og hvordan man søker.
Veilederen er laget for offentlige virksomheter som har behov for å føre arkiv ut av landet midlertidig. Dette er vanligvis aktuelt i forbindelse med
For lagring av digitalt arkivmateriale i utlandet, les artikkelen om skylagring.
Det er som hovedregel forbudt å føre offentlige arkiv ut av Norge ifølge arkivloven § 9 b, men Arkivverket kan gi dispensasjon etter søknad.
Utan i samsvar med føresegner gjevne i medhald av § 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumenta.
Husk at det alltid er virksomheten selv som i siste instans er ansvarlig for arkivene som sendes ut av Norge. For å få dispensasjon fra arkivlovens § 9 b er det avgjørende at sikkerheten til arkivene er ivaretatt.
For frakt av papirarkiver mellom to steder i Norge, via et naboland, gå til punkt 4 [lenke]
Et vilkår for dispensasjon til utførsel er at tjenestetilbyderen er en aktør innenfor EU/EØS.
I kontrakten må tjenestetilbyderen forplikte seg til å sikre arkivene mot skader og tilgang for uvedkommende, både under frakt og på lokasjonen for skanneoppdraget.
Avtale om henting, transport, oppbevaring, skanning og retur til arkiveier er inngått med tjenesteleverandør
Materialet skal holdes i opprinnelig orden, og returneres i samme orden som det hadde da det ble mottatt av den utenlandske tjenestetilbyderen. Dette er nødvendig for at arkivene ikke skal få redusert sin dokumentasjonsverdi.
Hvis dere skal skanne papirarkiver for deretter å destruere originalene, skal dette følge gitte krav. Les mer i veileder mediekonvertering av papirarkiver og veileder for vurdering av dokumenter med særskilt historisk verdi som gjenstand.
Søk om dispensasjon i god tid før arkivene skal føres ut av landet. Dokumentasjon på at Arkivverket har gitt dispensasjon fra utførselsforbudet skal følge transporten. Dette kan bli kontrollert ved grensepasseringer
Arkiveier må søke. En søknad sendt på vegne av arkiveier vil ikke bli godkjent.
I søknaden skal dere:
Dersom prosjektet overskrider dispensasjonsperioden
Enkelte prosjekter kan trekke ut i tid. Dersom dere opplever at prosjektperioden må forlenges krever ikke Arkivverket en ny søknad. Dere må melde oss om forsinkelsen, med referanse til saken.
Tolldeklarasjon før utførsel av arkiver
I forkant av henting og frakt av arkiver vil det stilles visse krav fra Tolletaten før den faktiske transporten kan iverksettes:
Manglende registrering og godkjent dispensasjon for utførsel vil resultere i at arkivene ikke kan føres ut av landet og at sjåfør må returnere arkivene til depot.
I visse tilfeller ønsker en kommune eller statlig virksomhet å skanne sine papirarkiver for deretter å destruere originalene. Her skal søker kort redegjøre for dette i søknaden om dispensasjon fra arkivlovens § 9b. I de tilfeller der destruksjon av papiroriginaler ligger som et ledd i prosessen, må søker være bevisst på følgende:
I noen tilfeller går den mest hensiktsmessige transport-ruten mellom to steder i Norge via et naboland. Transport av arkiver via et naboland regnes som utførsel, selv om arkivene kun skal være utenfor Norges grenser i et kort tidsrom.
Dere må søke om dispensasjon på forhånd for å kunne transportere arkiver via utlandet. Sjåføren må ha med seg dokumentasjon på at Arkivverket har gitt dispensasjon fra utførselsforbudet. Dette kan bli kontrollert ved grensepasseringer.
Hvis dere skal transportere arkiver på denne måten på regelmessig basis, kan dere i samme skjema søke om langtidsdispensasjon på inntil fem år. Langtidsdispensasjon forutsetter at transporten fortsetter på samme vilkår som på søknadstidspunktet, og at dere melder om eventuelle endringer. Dette kan for eksempel være bytte av transportør, land eller omorganisering av virksomheten. Ved behov kan Arkivverket forlenge dispensasjonen.
En risiko- og sårbarhetsanalyse er ikke et eksplisitt krav for denne type dispensasjoner, men vil kunne tillegges noe vekt i tilfeller der svært store mengder arkiver skal fraktes, regelmessig over flere år.
I søknaden må dere:
For å søke om langtidsdispensasjon må dere i tillegg legge ved søknaden:
Søknadsskjemaet må fylles ut i en operasjon, og kan ikke mellomlagres.
Hvis arkivet som skal føres ut av landet inneholder visse typer materiale kan det være flere regelverk som gjelder. Kart, foto eller segl av en viss alder omfattes av Forskrift om utførsel og innførsel av kulturgjenstander. Utførsel av slikt arkivmateriale krever egen søknad i tillegg til dispensasjon fra utførselsforbudet.
Søknadsskjema finnes på Kulturrådets nettsider. Det kan også være hensyn i personvernforordningen (GDPR) dere må merke dere.