Offentlige virksomheter har journalføringsplikt, og journalen er et viktig redskap for å sikre åpenhet om offentlig saksbehandling. Journalen er en kronologisk oversikt over brev, e-post, notater og andre dokumenter som blir brukt i saksbehandlingen.
I et felles saksbehandlingssystem skal det være sporbart hva som er sendt til og mottatt fra de ulike virksomhetene, og kommunikasjon mellom virksomheter internt i systemet. Når systemet legger til rette for samhandling mellom virksomhetene som bruker det, kan dette regnes som ekstern korrespondanse mellom virksomhetene. Det utløser journalføringsplikt. Dokumentene må registreres fortløpende, med informasjon om hvem som sendte og mottok dem, hva de handler om, dato, saken de inngår i og hvordan de ble fulgt opp eller behandlet.
Deltakende virksomheter må forsikre seg om at det kan produseres en eller flere journaler basert på dokumentasjonen som er skapt i et felles system. Hvordan dette skal gjøres må avtalefestes, og avtalen må dokumenteres i arkivplanen til deltakende virksomheter. Ansvaret for journalføring ligger fortsatt hos den enkelte virksomhet, selv om oppgaven med å produsere journal er delegert bort.
Mer om journalføring kan dere lese her i veileder for journalføring og arkivering.