Denne veilederen tar for seg hvordan statlige organ som bruker et felles saksbehandlingssystem, eid eller driftet av en annen statlig virksomhet, kan gjøre dette på en måte som ivaretar både virksomhetens eget dokumentasjonsbehov og arkivansvar.
Veilederen går igjennom hvordan dere kan håndtere utfordringer knyttet til eksisterende felles saksbehandlingssystemer, og hvilke muligheter dere har når nye systemer skal etableres og tas i bruk.
Vi anbefaler å lese artikkelen arkivpliktig informasjon i felles saksbehandlingssystemer først.
Målgruppen for denne veilederen er statlige virksomheter som samarbeider om oppgaveløsning i et felles saksbehandlingssystem som driftes eller eies av en annen virksomhet.
Veilederen er skrevet for deg som er arkivleder, enhetsleder, prosjektleder eller fagansvarlig – eller på annen måte har ansvar for dokumentasjon som behandles i et felles saksbehandlingssystem.
Det finnes en egen veileder for virksomheter som eier felles saksbehandlingssystemer.
Med felles saksbehandlingssystemer mener vi her elektroniske systemer for felles oppgaveløsning på tvers av virksomheter med ulike roller i saksbehandlingen. Saksbehandling i slike system går ofte på tvers av forvaltningsnivå, eies av statlige virksomheter og inneholder dokumentasjon som er underlagt kravene til offentlig arkiv.
Som brukere av et felles saksbehandlingssystem må dere sørge for at deres eget behov for dokumentasjon blir dekket, og at dere ivaretar arkivansvaret for dokumentasjonen som dere behandler i systemet. Dere må stille krav til eier av systemet om at avtaler om ansvar, fullmakter og arbeidsoppgaver er på plass før oppstart.
Nasjonale fellesløsninger som Altinn API, ID-porten, digital postkasse for innbyggere, eInnsyn, folkeregisteret og matrikkelen. Se oversikt hos DigDir
Statlige virksomheters plikter etter arkivloven, gjelder også ved bruk av felles systemer. Det er tre områder virksomheter må være spesielt oppmerksomme på:
Arkivansvaret omfatter de dokumentene som opprettes, lagres og utveksles i felles saksbehandlingssystemer. Arkivansvaret innebærer å sørge for at dokumentene som blir til som ledd i virksomheten sikres som informasjonskilde for samtid og ettertid og behandles i henhold til arkivregelverket.
Det må avklares hvordan dokumentasjonen skal sikres. Systemets tekniske funksjonalitet og retningslinjene fra systemeier vil i praksis legge klare føringer for hvordan dere kan ivareta arkivansvaret for dokumentene som behandles i systemet.
Arkivoppgaver kan delegeres til eksterne. Dette innebærer at andre utfører arkivoppgaver på vegne av deres virksomhet. Arkivregelverket er ikke til hinder for at det inngås avtaler med systemeier om å ivareta deler av arkivoppgavene. Selv om oppgavene er delegert, ligger ansvaret for lovpålagt dokumentasjon, hos den enkelte virksomhet.
Arkivplanen skal beskrive hva arkivet omfatter, hvordan arkivarbeidet er organisert og hvilke rutiner som gjelder for arkivarbeidet. Arkivplanen skal også vise hvordan arkivansvaret og arkivoppgaver ivaretas for dokumentasjon som behandles i felles systemer.
Om en eller flere oppgaver knyttet til arkiveringen av dokumenter er delegert til systemeier, må dette nedfelles i en avtale. Avtaler om arkivtjenester, delegeringsfullmakter og internkontrollrutiner skal dokumenteres i deltakernes arkivplaner.
Les mer om delegering av arkivoppgaver i veileder for dokumentasjon av arkivansvar og risikovurderinger for arkivarbeidet i veilederen om internkontroll for arkiv.
Om dere arkiverer egne arkivdokumenter fra felles systemer i deres eget arkivsystem, må dere vurdere om kassasjonsreglene fortsatt kan brukes. Det er systemeieres ansvar å vurdere bevaringsverdi på eventuell dokumentasjon som oppstår i systemet uten at arkivansvaret er avklart på forhånd.
Om dokumentene fra systemet skal arkiveres samlet i en sentral arkivløsning, må de eksisterende vedtakene om bevaring og kassasjon revideres i tilfeller hvor det konflikt mellom de ulike bevarings- og kassasjonsreglene til virksomhetene som bruker løsningen. For at systemet skal kunne støtte opp om krav til bevaring og kassasjon er det viktig at dette spørsmålet avklares før det tas i bruk.
Reglene for avlevering og deponering gjelder også ved bruk av felles system. Se generelt om avlevering og deponering. Om dere arkiverer dokumentene fra felles system i deres egen arkivløsning, vil dere kunne forholde dere til bestemmelsene om avlevering og deponering som vanlig.
Om dokumentene som behandles i et felles system arkiveres samlet, anbefaler Arkivverket at systemeier får ansvar for å produsere uttrekk fra systemet for overføring til depot. Om et statlig organ sørger for avlevering på vegne av deltakende virksomheter, må det statlige organet inngå en avtale med hver enkelt deltaker om dette. Deltakende virksomheter må sørge for at det i avtalen går tydelig fram hvordan de lovfestede oppgavene og forpliktelsene knyttet til avleveringen og det avleverte materialet, skal ivaretas.
Mye av hensikten med bruk av felles system er å forenkle samhandling og saksbehandling på tvers av organer. Alle offentlige virksomheter er pliktige til å ha arkiv, og til å sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Når offentlige virksomheter bruker felles systemer, må de også sørge for journalføring og offentlighet i henhold til arkivloven, arkivforskriften og offentlighetsloven.
Offentlige virksomheter har journalføringsplikt, og journalen er et viktig redskap for å sikre åpenhet om offentlig saksbehandling. Journalen er en kronologisk oversikt over brev, e-post, notater og andre dokumenter som blir brukt i saksbehandlingen.
I et felles saksbehandlingssystem skal det være sporbart hva som er sendt til og mottatt fra de ulike virksomhetene, og kommunikasjon mellom virksomheter internt i systemet. Når systemet legger til rette for samhandling mellom virksomhetene som bruker det, kan dette regnes som ekstern korrespondanse mellom virksomhetene. Det utløser journalføringsplikt. Dokumentene må registreres fortløpende, med informasjon om hvem som sendte og mottok dem, hva de handler om, dato, saken de inngår i og hvordan de ble fulgt opp eller behandlet.
Deltakende virksomheter må forsikre seg om at det kan produseres en eller flere journaler basert på dokumentasjonen som er skapt i et felles system. Hvordan dette skal gjøres må avtalefestes, og avtalen må dokumenteres i arkivplanen til deltakende virksomheter. Ansvaret for journalføring ligger fortsatt hos den enkelte virksomhet, selv om oppgaven med å produsere journal er delegert bort.
Mer om journalføring kan dere lese her i veileder for journalføring og arkivering.
Hovedregelen i offentlighetsloven er at enhver kan kreve innsyn i saksdokument, journaler og lignende register hos “vedkommande organ”. Det innebærer at den enkelte virksomhet har plikt til å kunne gjøre tilgjengelig sin journal dersom noen ber om den. Statlige organ har i tillegg en plikt til å gjøre journalen tilgjengelig på internett.
Offentlig journal kan genereres ut fra metadataene fra fellessystemet. Det er viktig at den offentlige journalen setter publikum i stand til å identifisere hvilket organ som har mottatt, behandlet, opprettet eller sendt ut dokumentene.
Det bør avtalefestes hvem som skal publisere offentlig journal fra fellessystemet. Det må også avtales hvem som skal kvalitetssikre offentlig journal og hvem som skal finne igjen materiale ved innsynskrav.
Virksomheter som bruker et felles system må dokumentere dette i arkivplanen, uavhengig av hvem som eier systemet. Dokumentasjonskravene omfatter beskrivelser av systemet, brukerrettigheter og tilgangsstyring og rutinebeskrivelser.
I systemer hvor saksbehandlere fra ulike virksomheter har ulike roller, er det spesielt viktig at dokumentasjon knyttet til den enkelte virksomhet blir identifisert og logget i systemet. Det handler om gjenfinning ved behov, og at dokumentasjonen kan fungere som bevis på handlinger.
Felles system er spesielt utviklet for den samhandlingen som skal skje i systemet, hvor ulike virksomheter har ulike oppgaver knyttet til en felles prosess. Det kan være at enkelte av de deltakende virksomhetene har oppgaver og prosesser som går utenfor systemet, og som derfor ikke blir fanget opp som dokumentasjon av systemet. Det er derfor behov for å kartlegge egen saksbehandling i og utenfor systemet. Formålet er å identifisere alle relevante dokumentasjonskrav og behov. Se veilederen metode for identifisering og sikring av dokumentasjon.
Hjelpespørsmål
Om dere har identifisert at systemet inneholder arkivinformasjon, må systemet og arkivrutiner beskrives.
Felles systemer skal være med i virksomhetens systemoversikt.
Dere skal beskrive saksområdet, ansvarsforhold, tilgrensende arkivsystemer og oppgavene som håndteres i systemet. Se veileder for systemoversikt med beskrivelser.
Hvis systemet også ivaretar arkivering må dere sørge for at det er tydelig hvem som har ansvaret for å forvalte og vedlikeholde informasjonen det inneholder. Når virksomheten ikke selv eier systemet hvor egne arkivdokumenter blir lagret, må dere sikre at dokumentasjonen dere skaper i systemet blir sikret, vedlikeholdt og tilgjengelig for dere over tid. Dere kan på et senere tidspunkt ha behov for å dokumentere hvilke opplysninger dere har gitt, og for å gjenbruke dem til forvaltningsmessige, rettslige, forskningsmessige eller historiske formål.
Hjelpespørsmål
Systemeier har ansvar for å sørge for funksjonalitet for tilgangsstyring og at krav til informasjonssikkerhet ivaretas. Det må være dokumentert hvem som kan utføre hvilke oppgaver, og hvordan strukturering av rolleoppbygging og brukerkontoer er ivaretatt.
Virksomheter som bruker systemet har ansvar for å utarbeide egne rutiner som er tilpasset egne arkivoppgaver. Enkelte deler av denne dokumentasjonen kan dere få fra systemeier, men har dere for eksempel ansvar for å opprette eller melde inn nye brukere må dere ha interne rutiner som sørger for dette. Det gjelder også dersom en brukertilgang skal avsluttes.
Bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systemteknisk informasjon er dokumentert.
Når flere virksomheter jobber i et felles system, har hver enkelt virksomhet ansvar for å dokumentere hvordan egne dokumenter behandles.
Veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer gir oversikt over de nødvendige rutinene.
Bruker dere et felles saksbehandlingssystem? Arkivverket vil gjerne vite om veilederen er nyttig, og om det eventuelt er utfordringer ved bruk av felles saksbehandlingssystem som vi ikke omtaler. Skriv til oss på postmottak@arkivverket.no.