Denne veilederen tar for seg hvordan kommuner og fylkeskommuner som bruker et felles saksbehandlingssystem eid av en annen virksomhet kan gjøre dette på en måte som ivaretar både virksomhetens eget dokumentasjonsbehov og arkivansvar.
Veilederen går igjennom hvordan en virksomhet kan håndtere utfordringer knyttet til eksisterende felles saksbehandlingssystemer, og hvilke muligheter dere har når nye systemer skal etableres og tas i bruk.
Vi anbefaler å lese artikkel om arkivpliktig informasjon i felles saksbehandlingssystem først.
Målgruppen for denne veilederen er kommunale og fylkeskommunale virksomheter som samarbeider om oppgaveløsning i et felles saksbehandlingssystem eid av en annen virksomhet.
Veilederen er skrevet for deg som er arkivleder, enhetsleder eller fagansvarlig – eller på annen måte har ansvar for dokumentasjon som behandles i et felles saksbehandlingssystem.
Det finnes en egen veileder for virksomheter som eier felles saksbehandlingssystemer.
Med felles saksbehandlingssystemer mener vi her elektroniske systemer for felles oppgaveløsning på tvers av virksomheter med ulike roller i saksbehandlingen. Saksbehandling i slike system går ofte på tvers av forvaltningsnivå, eies av statlige virksomheter og inneholder dokumentasjon som er underlagt kravene til offentlig arkiv.
Som brukere av et felles saksbehandlingssystem må dere sørge for at deres eget behov for dokumentasjon blir dekket, og at dere ivaretar arkivansvaret for dokumentasjonen som dere behandler i systemet. Dere må stille krav til eier av systemet om at avtaler om ansvar, fullmakter og arbeidsoppgaver er på plass før oppstart.
Uavhengig av hvilken type fellesløsning man bruker, gjelder bestemmelsene i arkivloven med forskrifter. Som brukervirksomhet er det tre områder man må være spesielt oppmerksom på:
Kommunenes arkivansvar omfatter de dokumentene som opprettes, lagres og utveksles i felles saksbehandlingssystemer. Arkivansvaret innebærer å sørge for at dokumentene som blir til som ledd i virksomheten sikres som informasjonskilde for samtid og ettertid og behandles i henhold til arkivregelverket. Kommunens plikter som arkivskaper etter arkivloven, gjelder også i tilfeller hvor kommunene er pålagt av staten å benytte et felles system.
Når kommunen skal ta i bruk en fellesløsning, må dere avklare hvordan dere skal sikre egen dokumentasjon i eller fra fellesløsningen. Systemets tekniske funksjonalitet og retningslinjene fra systemeier vil i praksis legge klare føringer for hvordan dere kan ivareta arkivansvaret for dokumentene som behandles i systemet.
Kommunen kan delegere arkivoppgaver til eksterne. Dette innebærer at andre utfører arkivoppgaver på vegne av kommunen. Arkivregelverket er ikke til hinder for at kommunen inngår avtale med eier av felles system om at denne eier skal ivareta deler av kommunens arkivoppgaver. Om dokumentene i et felles saksbehandlingssystem arkiveres i en sentral arkivløsning, vil systemeier som regel kunne ivareta deler av arkivoppgavene.
Når kommunen delegerer arkivoppgaver er det viktig at den som skal utføre oppgaven får den myndigheten som er nødvendig. Selv om kommunen har delegert arkivoppgavene knyttet til et felles system til systemeier, ligger det overordnede arkivansvaret fremdeles hos den kommunens øverste ledelse.
Kommunens arkivplan skal beskrive hva arkivet omfatter, hvordan arkivarbeidet er organisert og hvilke rutiner som gjelder for arkivarbeidet. I arkivplanen skal kommunen vise hvordan den ivaretar arkivansvaret for dokumentene som behandles i felles systemer.
Om kommunen ivaretar alle oppgaver knyttet til arkivansvaret for et fellessystem, skal dette dokumenteres på vanlig måte i arkivplanen med beskrivelser av ansvarshold, organisering og rutiner.
Om en eller flere oppgaver knyttet til arkiveringen av dokumenter fra fellesløsningen er delegert til systemeier, må dette nedfelles i en avtale mellom kommunen og systemeier. Avtaler om arkivtjenester og delegeringsfullmakter skal dokumenteres i de involverte organenes arkivplaner. Les mer om delegering av arkivoppgaver i veileder for dokumentasjon av arkivansvar.
Arkivarbeidet skal være omfattet av kommunens internkontroll. Bruken av felles system kan utfordre den tradisjonelle internkontrollen siden de benyttes av flere virksomheter og kommunen ikke er systemeier. Derfor er det vesentlig at kommunens rutiner for risikovurdering og kvalitetssikring omfatter håndtering av dokumentasjon i fellesløsninger. Les mer om risikovurderinger for arkivarbeidet i veilederen om internkontroll for arkiv.
Om dere arkiverer egne arkivdokumenter fra felles systemer i deres eget arkivsystem, vil dere kunne bruke bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for kommuner og fylkeskommuner på vanlig måte.
Arkivregelverket har forskjellige bestemmelser om bevaring og kassasjon for henholdsvis kommuner og statlige organer. Om dokumentene fra systemet skal arkiveres samlet i en sentral arkivløsning, må de eksisterende vedtakene om bevaring og kassasjon revideres i tilfeller hvor det er konflikt mellom bevarings- og kassasjonsreglene til kommunene og de statlige organene som bruker løsningen. For at systemet skal kunne støtte opp om krav til bevaring og kassasjon er det viktig at dette spørsmålet avklares før dere tar i bruk et felles saksbehandlingssystem.
Reglene for avlevering og deponering gjelder også ved bruk av fellesløsninger. Se generelt om avlevering og deponering. Om dere arkiverer dokumentene fra felles system i deres egen arkivløsning, vil dere kunne forholde dere til bestemmelsene om avlevering og deponering som vanlig.
Kommuner og statlige organer er underlagt ulike bestemmelser på dette området. Kommuner skal deponere til eget depot og staten skal avlevere til Arkivverket. Dersom et offentlig arkiv har opphav i både statlig og kommunal sektor, kan Riksarkivaren fastsette hvor arkivet skal avleveres.
Om dokumentene som behandles i et felles system arkiveres samlet, anbefaler Arkivverket at systemeier får ansvar for å produsere uttrekk fra systemet for overføring til depot. Om et statlig organ sørger for avlevering på vegne av kommunene, må det statlige organet inngå en avtale med hver enkelt kommune om dette. Kommunene må sørge for at det i avtalen går tydelig fram hvordan de lovfestede oppgavene og forpliktelsene knyttet til avleveringen og det avleverte materialet, skal ivaretas. Arkivverket har til nå ikke tatt imot avleveringer av arkiver med opphav i både statlig og kommunal sektor, men vil kunne veilede om dette i konkrete saker.
Mye av hensikten med bruk av felles saksbehandlingssystem er å forenkle samhandling og saksbehandling på tvers av organer. Alle offentlige virksomheter er pliktige til å ha arkiv, og til å sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Når offentlige virksomheter bruker felles saksbehandlingssystemer, må de også sørge for journalføring, offentlighet og arkivplikt i henhold til arkivloven, arkivforskriften og offentlighetsloven.
Offentlige virksomheter har journalføringsplikt, og journalen er et viktig redskap for å sikre åpenhet om offentlig saksbehandling. Journalen er en kronologisk oversikt over brev, e-post, notater og andre dokumenter som blir brukt i saksbehandlingen.
I et felles saksbehandlingssystem skal kommunikasjon og utveksling av informasjon mellom virksomheter være sporbart. Når systemet legger til rette for samhandling mellom virksomhetene som bruker det, kan dette regnes som ekstern korrespondanse mellom virksomhetene. Det utløser journalføringsplikt. Dokumentene må registreres fortløpende, med informasjon om hvem som sendte og mottok dem, hva de handler om, dato, saken de inngår i og hvordan de ble fulgt opp eller behandlet.
Kommuner må sørge for å produsere en journal basert på saksbehandlingsdokumentasjonen skapt i det felles saksbehandlingssystemet.
Hvis saksbehandlingssystemet ikke har funksjonalitet som legger til rette for at det enkelte organ kan produsere sin egen journal, må kommunen selv sørge for å produsere journal på andre måter. Dette kan enten utføres manuelt eller ved integrasjon fra saksbehandlingssystemet og til sitt eget Noark-godkjente system, og produsere journal derfra.
Felles saksbehandlingssystemer kan også ha funksjonalitet for å produsere journal for virksomhetene som benytter fellessystemet. Hvordan dette skal gjøres må avtalefestes, og avtalen dokumenteres i kommunens arkivplan. Det absolutt viktigste her er at det endelige ansvaret for at journalføringen gjennomføres, fortsatt ligger hos den enkelte kommunen, dette til tross for at selve gjennomføringen er delegert bort.
Mer om journalføring kan dere lese her i veileder for arkivering og journalføring.
I henhold til offentlighetsloven har alle og enhver rett til å kreve innsyn i kommunens saksdokumenter, journaler og lignende registre. Journalen som offentliggjøres skal ikke inneholde opplysninger som omfattes av taushetsplikt hjemlet i lov. Kommuner og fylkeskommuner har ingen plikt til å publisere journalen på internett, men de fleste legger ut offentlig journal på sine hjemmesider for å legge til rette for innsyn.
Om kommunen ivaretar journalføringsplikten ved å journalføre og arkivere i sin egen sak-arkiv løsning, vil offentlig journal for dokumentene fra fellessystemet kunne omfattes av kommunens ordinære offentlig journal.
De viktigste forutsetningene for å kunne tilgjengeliggjøre en offentlig journal ligger i selve fellessystemet og i hvordan det enkelte organ ivaretar journalføringen for dokumentene i systemet. I hovedsak kan offentlig journal genereres basert på metadataene fra fellessystemet. Det er viktig at journalrapporten setter publikum i stand til å identifisere hvilket organ som har mottatt, behandlet, opprettet eller sendt ut dokumentene.
Om den som drifter fellesløsningen skal generere offentlig journal for virksomhetene som benytter løsningen, bør dette avtalefestes. Den enkelte virksomhet må utarbeide rutiner for kvalitetssikring av offentlig journal og behandling av innsynskrav.
Kommuner som bruker et felles saksbehandlingssystem må dokumentere dette i arkivplanen, uavhengig av hvilken virksomhet som eier systemet. Dokumentasjonskravene omfatter beskrivelser av systemet, brukerrettigheter og tilgangsstyring og rutinebeskrivelser.
I systemer hvor saksbehandlere fra ulike virksomheter har ulike roller er det spesielt viktig at dokumentasjon knyttet til den enkelte virksomhet blir identifisert og logget i systemet. Det handler om gjenfinning ved behov og at dokumentasjonen kan fungere som bevis på kommunens handlinger.
Kommunen må derfor kartlegge egen saksbehandling i systemet. Formålet er å identifisere alle relevante dokumentasjonskrav og behov. Se veilederen metode for identifisering og sikring av dokumentasjon.
Hjelpespørsmål
Om dere har identifisert at systemet inneholder arkivinformasjon, må systemet og arkivrutiner beskrives.
Felles saksbehandlingssystemer skal være med i kommunens oversikt over elektroniske systemer som registrerer, behandler og lagrer organets arkivdokumenter, som inneholder arkivmateriale og som utgjør arkivverdig dokumentasjon.
Dere skal beskrive saksområdet, ansvarsforhold, tilgrensende arkivsystemer og oppgavene kommunen håndterer i systemet. Se veileder for systemoversikt med beskrivelser.
Hvis det felles saksbehandlingssystemet også ivaretar arkivering må dere sørge for at det er tydelig hvem som har ansvaret for å forvalte og vedlikeholde både saksbehandlingssystemet og informasjonen det inneholder. Når kommunen ikke selv eier systemet hvor egne arkivdokumenter blir lagret, må dere sikre at dokumentasjonen dere skaper i systemet blir sikret, vedlikeholdt og tilgjengelig for dere over tid. Kommunen kan på et senere tidspunkt ha behov for å dokumentere hvilke opplysninger dere har gitt, og for å gjenbruke dem til forvaltningsmessige, rettslige, forskningsmessige eller historiske formål.
Hjelpespørsmål
Virksomheten som eier et felles saksbehandlingssystem har ansvar for å sørge for funksjonalitet for tilgangsstyring og at krav til informasjonssikkerhet ivaretas. Det må være dokumentert hvem som kan utføre hvilke oppgaver, og hvordan strukturering av rolle-oppbygging og brukerkontoer er ivaretatt.
Som kommune må dere ha egne rutiner som er tilpasset oppgavene som tilhører dere. Enkelte deler av denne dokumentasjonen kan dere få fra systemeier, men har dere for eksempel ansvar for å opprette eller melde inn nye brukere må dere ha interne rutiner som sørger for dette. Det gjelder også dersom en brukertilgang skal avsluttes.
Bruk av arkivsystemer som behandler elektroniske arkivdokumenter forutsetter at ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systemteknisk informasjon er dokumentert. Dette gjelder også felles saksbehandlingssystemer.
Når flere virksomheter jobber i et felles saksbehandlingssystem, har hver enkelt virksomhet ansvar for å dokumentere hvordan egne dokumenter behandles i systemet.
Veileder for dokumentasjonskrav for fullelektroniske arkivsystemer gir oversikt over de nødvendige rutinene.
Bruker dere et felles saksbehandlingssystem? Arkivverket vil gjerne vite om veilederen er nyttig, og om det eventuelt er utfordringer ved bruk av felles saksbehandlingssystem som vi ikke omtaler. Skriv til oss på postmottak@arkivverket.no.