Denne veilederen er et samarbeid mellom Nasjonalbiblioteket og Arkivverket. Nettsteder er omfattet av både arkivloven og pliktavleveringsloven. For å hindre dobbeltbevaring har Arkivverket og Nasjonalbiblioteket kommet frem til en overordnet arbeidsdeling.
Nettsteder er allment tilgjengelige dokumenter i randsonen av arkiv. Det er i tillegg en dynamisk dokumenttype som krever en egen tilnærming til bevaring. Nasjonalbiblioteket har over flere år spesialisert seg på denne spesielle dokumenttypen, og har også fått tilpasset regelverk gjennom pliktavleveringsloven. Nettsteder bør på grunn av sin flyktige natur høstes kontinuerlig, mens arkiv i henhold til arkivloven skal avleveres når det er eldre og avsluttet.
Arkivverket bevarer ikke automatisk dokumentasjon som er publisert på selve nettstedet, men må i samarbeid med arkivskaper kartlegge og vurdere omkringliggende dokumentasjon med tanke på bevaring eller kassasjon. Omkringliggende dokumentasjon kan dreie seg om underliggende dokumentasjon i publiseringsverktøyet og tilknyttede databaser, herunder fagsystemer som krever pålogging.
Virksomheten har et selvstendig ansvar etter arkivloven for å vurdere hvor lenge det er behov for informasjonen på sine nettsteder. Virksomheten skal ha godkjent bevarings- og kassasjonsplan, der også nettsteder er omfattet. Offentlige virksomheter kan ha behov for vurdering av sine nettsteder ved overgang til nytt nettsted. Gammelt nettsted må tas vare på inntil det er vurdert for bevaring. En gyllen regel er å gjennomgå nettsteder i forbindelse med utarbeiding av bevarings- og kassasjonsplan.
Offentlige organer plikter å ta vare på og sikre informasjon som har inngått i saksbehandlingen, som dokumenterer saksbehandling eller oppgaveløsing. Det gjelder også strukturert informasjon i databaser og informasjonssystemer når den har verdi som dokumentasjon. Dette gjør vi:
For å verne om rettsikkerheten til den enkelte
For å bidra til en åpen og opplyst offentlig samtale
For å bevare kilder til historisk kunnskap, forskning og dokumentasjon
Arkivverket har gjennom arkivloven ansvar for å langtidsbevare og tilgjengeliggjøre informasjon fra nettsteder som dokumenterer statlige virksomheters saksbehandling og oppgaveløsning. Arkivverket fatter også beslutning om bevaring av informasjon fra nettsteder som dokumenterer kommunale virksomheters saksbehandling og oppgaveløsning. Det er egne bestemmelser om dette i arkivloven med forskrifter. Dette gjelder både innhold på nettsteder samt databaser og informasjonssystemer knyttet til nettsteder.
Bevaring hos Arkivverket vil normalt skje gjennom overføring av uttrekk fra informasjonssystemet. Hvordan dette vil skje blir avklart i dialog mellom Arkivverket og virksomheten.
Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.
Nasjonalbiblioteket har gjennom pliktavleveringsloven ansvar for å bevare norske nettsteder som er tilgjengelige for allmennheten. Dette gjøres gjennom regelmessig høsting av nettsteder. Høstingen omfatter det innholdet som ligger åpent tilgjengelig på nettstedene, men også innhold som er passordbeskyttet kan omfattes. Innhold knyttet til saksbehandling og interne informasjonssystemer vil i utgangspunktet ikke omfattes av pliktavleveringsloven og dermed heller ikke inngå i Nasjonalbibliotekets høsting. Målsettingen er at de arkiverte nettstedene skal kunne fremstå i størst mulig grad slik de faktisk var på Internett, det vil si at lenker skal fungere og alt innhold på nettstedene skal være med, inkludert bilder, lyd og video.
Føremålet med denne lova er å tryggja avleveringa av dokument med allment tilgjengeleg informasjon til nasjonale samlingar, slik at desse vitnemåla om norsk kultur og samfunnsliv kan verta bevarte og gjorde tilgjengelege som kjeldemateriale for forsking og dokumentasjon.
En hovedregel for åpne offentlige nettsteder, er at de høstes jevnlig hos Nasjonalbiblioteket.
Når Nettarkivets innhøster har besøkt ditt nettsted vil du oppdage økt trafikk, og det vil være spor av innhøsteren i loggene for nettstedet:
User-Agent: nlnbot/0.1 (+https://www.nb.no/nettarkivet)
IP-subnet: 128.39.224.0/24
Før et nettsteds innhold forsvinner kan du ta kontakt for å verifisere om nettstedet er tilstrekkelig bevart.
Dersom innholdet er ment for allmennheten, men likevel er beskyttet med passord, ønsker vi at du tar kontakt slik at vi kan vurdere hvorvidt vi skal høste dette.
Dersom nettstedet er drevet av søkemotorer og innhold fra databaser kan det være utfordrende å høste med tradisjonelle metoder, og vi ønsker derfor at dere kontakter Nasjonalbiblioteket. Eksempler kan være www.regjeringen.no, www.ssb.no, www.yr.no o.l
Kontakt Nettarkivet for spørsmål om nettinnhøsting og bevaringsvurdering
Hvis du planlegger å legge ned eller skifte plattform for nettstedet, bør du ta kontakt med Arkivverket i disse tilfellene:
Dersom nettstedet inneholder saksbehandling, som ikke er dokumentert i et annet system hos virksomheten, må Arkivverket kontaktes for bevaringsvurdering. Nettsteder med innlogging med allmenn tilgang, for eksempel vg.no, skal ivaretas av Nasjonalbiblioteket. Nettsteder med mer begrensede innloggingsmuligheter, for eksempel nav.no må vurderes nærmere i dialog med Arkivverket.
Databaser kan inneholde informasjon som skal bevares og som ikke blir høstet av Nasjonalbiblioteket. Nasjonalbiblioteket høster ikke databaser i seg selv. Men mange nettsteder er resultat av underliggende databaser, og slike nettsteder blir høstet inn. Eksempel på nettsted med underliggende databaser, er udir.no. Udirs nettsted blir høstet hos Nasjonalbiblioteket. Det er nesten alltid nødvendig med en bevaringsvurdering i samarbeid med Arkivverket for nettsteder med underliggende databaser knyttet til seg. Ta derfor kontakt med Arkivverket for en nærmere vurdering.
Offentlig journal er ikke spesifikt nevnt i arkivforskriften, men journaldatabaser og liknende registre, som den offentlige journalen bygger på, skal bevares jamfør arkivforskriften § 15. Arkivverket har ansvar for bevaring av journaler fra statlige virksomheter, og kommunene har ansvar for journaler fra kommunale virksomheter. Nasjonalbibliotekets høsting har ikke en egen ordning for offentlige journaler. Offentlig journal høstes derfor ikke særskilt i Nasjonalbibliotekets løsning.
Utdanningsdirektoratet tok kontakt med Arkivverket med spørsmål om nettstedet udir.no var bevaringsverdig hos Arkivverket utover høsting hos Nasjonalbiblioteket. Kartlegging av udir.no viste at nettstedet dokumenterer Utdanningsdirektoratets samfunnsoppdrag, og fyller i stor grad funksjonen som rundskriv og andre trykksaker tidligere hadde. Nettstedet inneholder informasjon i form av tekst, men gir også tilgang til diverse søknadsskjemaer og andre verktøy og systemer. Det er også lenker til videoer og diverse i kanaler utenfor selve nettstedet.
Tidligere ble kopier av informasjonen på nettstedene arkivert i arkivsystemet. Nå foregår i hovedsak hele prosessen knyttet til utarbeiding av informasjon i verktøyet knyttet til nettstedene, og revidering skjer kontinuerlig.
Riksarkivaren og Utdanningsdirektoratet ble enige om at bevaring av udir.no er tilstrekkelig ivaretatt med høsting hos Nasjonalbiblioteket. Nettstedet trenger ikke overføres til Arkivverket. Samtidig er udir.no et resultat av interne prosesser hos Utdanningsdirektoratet. Dokumentasjonen av prosessene er en del av Utdanningsdirektoratets arkiv som skal bevaringsvurderes og eventuelt avleveres til Arkivverket. Fagsystemene som tilhører Udir.no skal gjøres gjenstand for en egen bevaringsvurdering.
Det er stor variasjon i de enkelte nettstedenes omfang og kompleksitet. I mange tilfeller vil det være behov for mer inngående kartlegging. Uansett om nettstedet bevares hos Nasjonalbiblioteket eller Arkivverket, må virksomheten vurdere egne daglige, administrative behov for dokumentasjonen. Virksomheten må fastsette kassasjonsfrister i arkivplanen. Nettstedet kan kasseres først etter at dokumentasjonskravene er utløpt, jamfør riksarkivarens forskrift § 1-1 f.
Typiske spørsmål i en kartlegging vil være:
Hva er formål med og innhold på nettstedet?
Hvorfor bør nettstedet bevares, eller eventuelt kasseres?
Er virksomheten underlagt særlovgiving om bevaring, utenfor arkivloven?
Blir innholdet på nettstedet oppbevart annet sted (sak/arkivsystem, fagsystem)?
Nettsteder vil ofte være et resultat av interne prosesser hos virksomheten. Denne prosessdokumentasjonen vil være en del av virksomhetens arkiv som skal overføres til Arkivverket.
Kontakt Arkivverket for spørsmål om bevaringsvurdering og kassasjon
https://www.arkivverket.no/om-oss/kontakt-oss