Forvaltning av dokumentasjon skapt i samhandlingsløsninger

De fleste offentlige virksomheter bruker samhandlingsløsninger for å jobbe enklere og raskere. Det er viktig å ha et bevisst forhold til hvordan dere skal forvalte dokumentasjonen som skapes i slike løsninger. 

Denne veilederen er for offentlige virksomheter som bruker samhandlingsløsninger i sin arbeidshverdag. Veilederen er ment for deg som jobber med informasjons- og dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Den kan også være nyttig for deg som jobber med IT-arkitektur, prosjektledelse, eller har systemansvar eller fagansvar for innholdet i slike løsninger. 

En samhandlingsløsning er en digital plattform som legger til rette for kommunikasjon, utveksling og samskriving av dokumenter. Samhandlingsløsninger gjør det blant annet mulig å kommunisere gjennom meldinger og video, dele dokumenter, redigere dokumenter sammen i sanntid, styre og gjennomføre prosjekter og dele kalendere. Bruk av samhandlingsløsninger blir en stadig større del av arbeidshverdagen til mange, og kan være med på å effektivisere samarbeid både internt og eksternt, og på tvers av fysisk arbeidssted og virksomhet.  

Eksempler på mye brukte samhandlingsløsninger i det offentlige er  

• Microsoft 365 (Teams, SharePoint, Outlook, OneDrive) 
• Google Workspace (Drive, Meet, Calendar) 
• Atlassian (Jira, Confluence, Slack) 
• Trello 
• Miro 
• Interaxo, Omega365, Dalux 

I samhandlingsløsninger foregår det formell og uformell kommunikasjon og samarbeid, hvor behandling av informasjon er overlatt til den enkelte eller en gruppe. Deler av informasjonen er arkivdokumenter.

Samhandlingsløsninger tilbys som skytjenester, ofte omtalt som software as a service (SaaS). Skyløsninger er såkalt "eviggrønne" system, som betyr at leverandøren løpende gjør oppgraderinger og endringer. Virksomheten bør følge med på endringene og aktivt overvåke hvordan disse kan påvirke bruken av løsningene, integrasjoner med andre system og andre lokale tilpasninger og konfigurasjoner av løsningen.

Dokumenter og annen informasjon som har verdi for virksomheten, og som dokumenterer saksbehandling eller annen oppgaveløsning, skal sikres og forvaltes som arkiv. Dette gjelder også for dokumenter og informasjon som er skapt, mottatt eller delt i samhandlingsløsninger.  

Dokumenter har verdi for virksomheten når de  

• er et resultat av, eller inngår i, oppgaver som utføres av eller på vegne av virksomheten, som en del av virksomhetens oppdrag 
• dokumenterer at lovpålagte oppgaver eller andre eksterne krav til virksomheten er oppfylt 
• gir læringsverdi slik at virksomheten kan utføre sine oppgaver på en bedre, billigere eller mer effektiv måte 
• kan gjenbrukes som virksomhetens interne hukommelse eller grunnlag for nye oppgaver eller prosesser 
• har økonomisk eller juridisk betydning, som bevis på eierforhold, forpliktelser eller rettigheter i relasjon til andre 
• er nødvendig for å gjennomføre oppgaver på vegne av virksomheten, og vise at oppgaven er utført i tråd med krav og bestillinger 

Uavhengig av størrelsen på oppgaven, bør behovet for å sikre og forvalte dokumentasjon fra oppgaven alltid vurderes. I prinsippet bør det finnes spor av alle oppgaver utført av virksomheten, uavhengig av hvor dokumentasjonen oppstår. 

Husk at korrespondanse mellom ulike offentlige organ kan være journalføringspliktig, og at det er egne krav til journalføring og arkivering av disse dokumentene. 

Dersom det oppstår arkivpliktig dokumentasjon i samhandlingsløsningen, er det to hovedtilnærminger for å sikre at den blir forvaltet på riktig måte: 

• arkivering i et dedikert arkivsystem 
  • manuell overføring
  • automatisert overføring med integrasjon
• forvalte arkivet i samhandlingsløsningen  

Alternativene kan kombineres, ut fra hva som best passer med innholdet i samhandlingsløsningen og virksomhetens behov. 

Ved overføring av dokumentasjonen til et dedikert arkivsystem, sikrer man at den kan forvaltes i et allerede etablert miljø, med metoder for blant annet kvalitetssikring og arkivuttrekk. 

Dersom dokumentasjonen i samhandlingsløsningen er underlagt journalføringsplikt, vil dette alternativet ofte være den enkleste løsningen for å kunne hente ut en offentlig journal. 

Overføringen til arkivsystemet kan skje manuelt eller via en integrasjon. Hvilken løsning dere velger kan for eksempel være avhengig av mengden dokumentasjon, hvor kompleks informasjonen er og tilgjengelige ressurser. 

I begge tilfeller kan det være en utfordring at dokumentene trekkes ut fra den sammenhengen de ble skapt i. Gode beskrivelser og registrering av  metadata i arkivsystemet har da som mål å gjenskape mest mulig av konteksten, slik at man kan forstå dokumentenes innhold og betydning for saksbehandlingen. 

Når dere overfører dokumentasjonen til et arkivsystem, fører det også til at virksomheten har den samme informasjonen i to ulike system. Dette må dere ha et bevisst forhold til. Blant annet bør dere lage en retningslinje som sier hva som skal betraktes som «master» dersom det er avvik mellom innholdet i de to systemene. Avvik oppstår som regel hvis noen fortsetter å jobbe med dokumentene i samhandlingsløsningen etter at arkiveringen er foretatt. Tiltak dere kan vurdere, er for eksempel at det lages tekniske sperrer som hindrer dette, eller at arkiverte versjoner merkes for å gjøre brukeren oppmerksom på det.  

Det er mulig å benytte samhandlingsløsningen som arkivsystem, hvis den kan oppfylle noen grunnleggende krav til dokumentasjonsforvaltning.

Et grunnleggende krav er at løsningen støtter virksomhetens retningslinjer for informasjonssikkerhet og tilgangsstyring, som kontrollerer tilgang til, sikkerhet for, og bruk av dokumenter og metadata. Det er viktig at dokumenter kun kan åpnes, endres, brukes, slettes eller hentes ut av brukere som har rett autorisasjon. Metadata må også beskyttes mot uautorisert og utilsiktet sletting og endring. 

For dokumenter som er omfattet av journalføringsplikten må det være mulig å registrere nødvendige metadata for journal. Det skal også være mulig å hente ut en offentlig journal.  

Arkivdokumentene må kunne vedlikeholdes i formater som sikrer tilgjengelighet og lesbarhet, med lett tilgjengelig programvare, over tid. I arkivsystem er det et viktig prinsipp at kryptering bør unngås, med tanke på at dokumentene skal kunne tas ut og deles med andre, og leveres som et arkivuttrekk. 

Løsningen må gjøre det mulig å ta uttrekk av dokumentene med tilhørende metadata for overlevering til samarbeidspartnere, og som arkivuttrekk. Det må også være mulighet for å migrere dokumenter og metadata til andre system ved behov. 

All sletting eller produksjon av arkivuttrekk skal gjøres i tråd med virksomhetens krav og regler for bevaring og kassasjon. Dette er også viktig dersom samhandlingsløsningen skal fases ut og dere skal migrere informasjonen til andre system. 

Samhandlingsløsninger brukes gjerne som kommunikasjonskanal i tidsavgrensede prosjekter sammen med andre virksomheter, og er ikke nødvendigvis omfattet av eksisterende rutiner. 

Offentlige virksomheter skal ta stilling til dokumentasjonsansvar ved begynnelsen av et samarbeid, og jevnlig vurdere om tiltakene er hensiktsmessige. På generelt grunnlag bør virksomhetens dokumentasjonsforvaltere sørge for at ansatte som bruker andre virksomheters samhandlingsløsninger er kjent med sitt ansvar. For eksempel, dersom ansatte fra flere ulike virksomheter deltar i å utarbeide og kommentere et dokument, bør opplæringen si når det er behov for å overføre det ferdige dokumentet til virksomhetens eget arkivsystem.  

Aktuelle problemstillinger når dere deltar i samhandlingsløsninger som tilbys av andre virksomheter: 

• Hvilken risiko er det for at verten ikke vil opprettholde løsningen? 
• Hva om verten har kortere oppbevaringstider enn de deltakende virksomhetene for dokumentasjon skapt i samhandlingsløsningen? 
• Må verten konfigurere løsningen slik at andre virksomheters oppbevaringsfrister kan implementeres? 
• Kan verten eksportere eller gi tilgang til dokumentasjonen for deltakende virksomheter?
• Tillater sikkerhetsinnstillingene at deltakende virksomheter selv kan eksportere informasjon fra samhandlingsløsningen? 

Tips om hvordan dere kan være et godt vertskap i en samhandlingsløsning:

• Ta opp ansvarsfordeling og rutiner i oppstarten av samarbeidet
• Sørge for å ha kontroll på tilgangsstyring
• Synliggjør hvordan dere forvalter informasjonen i samhandlingsløsningen
• Tilrettelegg for at eksterne deltakere enkelt kan få tilgang til eller eksportere relevant informasjon

Det finnes ikke noe lovverk som regulerer hvilke kanaler som kan benyttes når dere sender eller mottar dokumentasjon. Dere kan bruke en samhandlingsløsning til å innhente og utveksle dokumenter med eksterne virksomheter. Det forutsetter at dere i forkant har kartlagt og definert hvilken dokumentasjon som er arkivpliktig og hvordan den skal ivaretas i et arkivsystem. 

Nei, offentlige virksomheter er ikke pålagt å gjøre opptak av alle videomøter, lage transkripsjoner eller fange meldingsutvekslingene fra et videomøte. Dere bør følge de samme, etablerte retningslinjene for å dokumentere beslutninger eller andre vesentlige samtaler i videokonferanser som dere ville gjort i et fysisk møte. Vær oppmerksom på at personvernlovgivningen stiller krav til samtykke, og kan sette begrensninger for mulighetene til å ta opptak av videomøter. 

Det er innholdet i møteopptaket som avgjør om det skal sikres og bevares eller ikke. Møteopptak med verdi som dokumentasjon skal tas vare på i samsvar med gjeldende arkivregler for dere som virksomhet. Dersom dere gjør opptak av møtet kun for å lage referat, kan opptaket arkivbegrenses  så snart referatet er ferdigstilt. 

Det som bør være utslagsgivende er deres egen vurdering av hvilken dokumentasjonsverdi rådene har, og formen de gis på. Det er mange måter å drive rådgivning på. Når råd gis i form av «spor endringer» og merknader i dokumentene, og som finnes i flere versjoner av utkast, kan det argumenteres for at disse rådene like gjerne kunne blitt gitt muntlig.  
 
Vi anbefaler at dere vurderer ulike problemstillinger knyttet til dokumentasjonen: 

• Kan det være situasjoner hvor dere har behov for å gå tilbake til tidligere versjoner, for eksempel for å se hvilke råd som ble gitt på andre tidspunkt i prosessen?  
• Kan det tenkes situasjoner hvor dere selv har behov for å kunne dokumentere overfor den andre virksomheten hvilke råd dere faktisk gav i tilfelle konflikt?  
• Og motsatt, kan det tenkes at den andre virksomheten tar vare på versjonene for egen del, og kan bruke dem som dokumentasjon mot dere? Hva vil da konsekvensen være hvis dere ikke har dokumentasjonen selv? 

I tillegg til egne behov bør dere også vurdere andre interessenters behov:  

• Har offentligheten rett til innsyn i denne rådgivningen? 
• Hva med andre former for kontroll og ettersyn, for eksempel fra Riksrevisjonen? Hva skal dere kunne dokumentere overfor dem, og på hvilken måte?  
• Svarer lagringen i samhandlingsløsningen til dette behovet, dersom det er aktuelt? 

Det er også viktig å være bevisst på hvem som drifter samhandlingsløsningen, og dermed “eier” dokumentasjonen i løsningen.