Sånn kvalitetssikrer vi nasjonens digitale arv
I anledning World Digital Preservation Day ønsker Arkivverket å fortelle hvordan vi tar imot, tester og godkjenner overføringer av arkivpakker fra statlige organer.
Vi markerer dagen med nettseminar om digital bevaring i dag torsdag kl. 10–11. Du finner mer informasjon her.
Denne dagen setter søkelyset på viktigheten av å bevare digitalt arkiv for fremtidige generasjoner, og Arkivverket spiller en nøkkelrolle i å sikre at nasjonens digitale arv kvalitetssikres og forvaltes på en forsvarlig og bærekraftig måte. Det kan være en utfordrende oppgave når vi tar inn forskjellig typer arkiv på ulikt uttrekksformat. Hos oss er det er avdelingen for digitalt mottak og bevaring (DIMO), som har ansvaret for å ta imot arkivpakker og teste dem i henhold til Riksarkivarens tekniske forskrift.
Prosessen til Arkivverket foregår slik:
Arkivverket mottar en rekke forskjellige typer bevaringsverdige arkiv fra offentlige organer, noe som krever ulik tilnærming for å teste, bevare og gjøre dem tilgjengelige for fremtiden. Som konsekvens må Arkivverket kunne håndtere et bredt spekter av teknologier, kodespråk og systemer for å sikre at arkivene er i samsvar med kravene som stilles i lov og forskrift, og til beste praksis for langtidsbevaring. Dette mangfoldet av arkivtyper stiller høye krav til blant annet testregimer, teknologisk infrastruktur og visningsløsninger, noe som gjør at Arkivverket kontinuerlig arbeider med å tilpasse sine metoder for å møte ulike behov og sikre at arkivene bevares for fremtiden.
Her er noen eksempler på typer arkiv som ligger i vår bevaringsløsning som krever ulik tilnærming til test og kvalitetssikring:
Noark-uttrekk
Kanskje den mest kjente arkivtypen i vår bevaringsløsning er Noark-uttrekk, som følger Norsk arkivstandard. Disse stammer fra sak-/arkivsystemer og arkivkjerner, og utgjør en stor del av vår beholdning. Noark-uttrekk har som stor fordel at de har en ensartet struktur og følger samme informasjonsmodell på tvers av arkivskapere, som gjør det enklere å bygge gode og automatiserte testregimer. Arkade 5 er et verktøy som eksempelvis hjelper oss med å avdekke avvik i alt fra strukturelle feil på et overordnet nivå, sjekk av at indre arkivreferanser og lenker ikke er brutt, eller om det mangler dokumenter i arkivpakken. Manuelle tester kan inkludere stikkprøver av innholdets lesbarhet og vurdering av kvaliteten på skannede dokumenter. Et godt testregime er uvurderlig for å sikre arkivets autentisitet, integritet, pålitelighet og anvendelighet.
Fagsystemer
Vi ivaretar også arkiv fra bevaringsverdige fagsystemer med eksempler som NAV, system for naturskadeerstatning, krisehåndtering og systemer fra utdanningssektoren. Disse fagsystemene er som regel ikke utformet likt, og testprosessen vil derfor være av mer manuell art. Fordi struktur og innhold kan variere stort fra system til system, er det nødvendig med til dels skreddersydd testing og kvalitetssikring for hvert enkelt arkivuttrekk. Dette innebærer at vi tilpasser valideringsprosesser til det spesifikke fagsystemet, inkludert kontroll av metadata og dataenes fullstendighet. Tilstrekkelige og detaljerte informasjonsmodeller fra arkivskapere er avgjørende for at vi kan verifisere at dataene er korrekte. God dokumentasjon fra arkivskaper sikrer at informasjonen kan gjenbrukes, gjenskapes og forstås i fremtiden.
Registerdata
Arkivverket huser fagsystemer som også omtales som registerdata. Det vil si folketellinger og ligningsregistre som gir nøkkelopplysninger om befolkning, skatt og næringsliv. Disse registrene er ofte av nasjonal art, og krever en annen type analyse for å sørge for helhetlige, komplette uttrekk. Dette innebærer for eksempel kontroller for å sikre at informasjonen er representativ og inkluderer data fra alle relevante geografiske områder.
Kart
Våre arkiv omfatter en mengde kartdata, både av visuell art og data basert på rene koordinater. Dette inkluderer kart over terreng, bebyggelse, sjø, vær og tilhørende målinger. Ved blant annet stikkprøver og sjekk av bildeoppløsning og koordinater vil det være mulig å kunne verifisere informasjon og kvalitetssikre uttrekket.
Video, lyd og bilde
I tillegg til disse kategoriene har vi også videoarkiv som for eksempel dokumenterer teaterforestillinger, lydarkiver som samisk vokalarkiv, og en rekke fotografiarkiver. En sentral del av testingen er å kontrollere at filene følger Riksarkivarens forskrift, spesifikt § 5-17 for godkjente filformater.
Listen over arkivtyper som vi har i Bevaring er ikke uttømmende, og mangfoldet vil garantert øke i takt med inntoget av fremtidens innovative arkivløsninger. Arkivverkets mottaksløsning og testregimer vil dermed måtte holde tritt med utviklingen for å kunne ta imot, teste og kvalitetssikre fremtidens komplekse arkivuttrekk. Våre tester skal sørge for at dokumentasjonen som skal langtidsbevares ikke bare er teknisk korrekt, men også at den bevarer sin kontekst, sin integritet og anvendelighet over tid. Dette er avgjørende for å opprettholde arkivets verdi som en pålitelig kilde til historisk og juridisk dokumentasjon.
1. Avgiver tar kontakt med Arkivverket:
Det finnes mange veier inn for kontakt med Arkivverket. I Arkivverket bistår vi arkivskapere med veiledning på mange felt, og i den prosessen kan det bli nødvendig med bidrag fra flere avdelinger. Ofte gjelder det henvendelser angående bevaring- og kassasjonsbestemmelser, periodisering eller tekniske krav til arkivet etter Riksarkivarens tekniske forskrift. I samarbeid med Arkivverkets ulike avdelinger blir saken sendt til DIMO når arkivskapers arkiv er modent for en deponering eller avlevering.
2. Avklaring
For å kunne starte prosessen med deponering/avlevering av en arkivpakke til Arkivverket, må arkivskaper sende inn en søknad med et arkivbeskrivelsesskjema og sjekkliste via postmottaket. Arkivbeskrivelsesskjemaet hjelper oss med å få oversikt over arkivskapers historikk, hvilket system og kontekst arkivet er laget i, og hva arkivuttrekket i arkivpakken faktisk skal inneholde. DIMO bruker så informasjonen i skjemaet til å uforme avtalen som skal sendes ut til arkivskaper.
3. Overføring
Avtalen som sendes ut beskriver hvordan videre prosess vil foregå, og forteller arkivskaper at de skal pakke sitt arkiv via verktøyet Arkade 5. Deretter må arkivskaper sende over overføringsfilen som blir laget gjennom pakkingen. Overføringsfilen kvalitetssikres av vår mottaksløsning, og brukes så for å opprette en spesifikk lenke for arkivskaper, der de skal laste opp sin arkivpakke.
4. Mottak
Arkivpakken lastes opp av arkivskaper, og går så igjennom mottaksløsningen til Arkivverket. Mottaksløsningen utfører en automatisk virussjekk og sjekksumkontroll på innholdet i arkivpakken før den går videre til testing. Deretter sendes det ut en kvittering til arkivskaper om at arkivpakken er mottatt i sin helhet og med informasjon om videre prosess.
5. Kontroll og testing
I testfasen kontrollerer DIMO innholdet etter Riksarkivarens tekniske forskrift, arkivbeskrivelsesskjemaet og sjekklisten. Mottaksløsningen bruker verktøyet Arkade 5 til å automatisk teste at en rekke krav er innenfor de riktige parameterne, og vil informere oss om det finnes avvik i arkivuttrekket i arkivpakken. Utenom disse automatiske testene blir det utført strukturkontroll, periodiseringskontroll, visuell kontroll, filtypekontroll og en overordnet analyse av data i arkivuttrekket for å sikre at arkivpakken inneholder det den skal, og at pakken egner seg strukturelt for langtidsbevaring hos Arkivverket. Testregimet vil endre seg basert på hvilket format arkivuttrekket er på.
6. Godkjenning / avvisning av arkivpakke
Når testingen av arkivpakken er utført skal eventuelle avvik som er funnet vurderes. Avvikene vurderes etter alvorlighetsgrad, og om de er til hinder for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring. Ved avvisning av arkivpakken vil DIMO sende ut et brev hvor det avklares hvilke avvik som er funnet, og hva som må rettes av arkivskaper før en ny innsending kan skje. Ved godkjenning av arkivpakken vil DIMO sende ut et godkjenningsbrev med informasjon om råderett. Hvis overføringen er en deponering, vil DIMO etter innspill fra arkivskaper sette en dato for skifte av råderett over til Arkivverket, vanligvis 10–15 år frem i tid.
7. Langtidsbevaring
Når arkivpakken og dens innhold er godkjent, sender vi den over til Bevaring. Her begynner prosessen med å forvalte og tilgjengeliggjøre arkivmaterialet, avhengig av arkivets råderett. Det inkluderer nye kvalitetssikringsrutiner og metadataberikelse. DIMO er i samarbeid med andre avdelinger ansvarlig for forvaltningsprosessen, som består av å overvåke og oppgradere data som er fysisk lagret på gammel teknologi, og utføre formatkonverteringer der det er vurdert nødvendig. Dette må gjøres for å sikre at arkivet med dets metadata og tilhørende dokumenter fremdeles er hele, og kan åpnes, leses og tilgjengeliggjøres på lang sikt.