Gode erfaringer med langtidsbevaring i Digitalarkivet

Avtalen ble gjort etter en pilotperiode i vinter, hvor IKA Hordaland og Arkivverket testet overføring av 77 arkivuttrekk til langtidsbevaring i Digitalarkivet. Piloten var vellykket og gav nyttig erfaring for begge parter.

– Fra piloten fikk vi god erfaring og vi opplevde at Arkivverket involverte oss, lot oss komme med innspill til endringer, og tilpasset løsningen til våre behov. Vi ønsker nasjonale fellesløsninger, og da vil vi jo støtte oppunder løsningene som Arkivverket jobber frem, sier fagleder Knut Rødseth Kjosås i IKA Hordaland.

IKA Hordaland er databehandler og har ansvaret for overføringene, og gjør overføringene for sine 24 eierkommuner, mens kommunene eier materialet og er behandlingsansvarlige for informasjonen i arkivene.

Både Arkivverket og IKA Hordaland ser fram til det videre samarbeidet om langtidsbevaring i Digitalarkivet.

– I en digital tid er det viktig at arkivene overføres til langtidslagring,
slik at de bevares for evigheten og ikke forvitrer og forsvinner. Våre tilsyn viser at mange kommuner sitter med arkiv de ikke har gjort uttrekk fra, og da er faren for arkivtap stor. Derfor er vi veldig fornøyd med at IKA Hordaland har tatt ansvar og går foran. Arkivverket lærer av dette, vi får bedre brukerperspektiv, og det kommer andre som skal inn i det nye Digitalarkivet til nytte senere, sier Espen Sjøvoll, avdelingsdirektør for Samfunnsdokumentasjon i Arkivverket. 

Enkel og grei overføring 

Piloten skulle vise om opplastning og overføring ville fungere greit, at alle overførte datasett ble bevart i Digitalarkivets bevaringsløsning, og at arbeidet ikke skulle binde opp for mye ressurser hos noen av partene. 

Erfaringen var at overføringene gikk raskt og uten store feil, og IKA Hordaland opplevde opplastingen av arkivuttrekk som enkel og lite ressurskrevende. Klargjøringen av hvert enkelt uttrekk krevde imidlertid noe tid. 

Ønsker fullstendig selvbetjening  

I piloten ble imidlertid behovet for en fullstendig selvbetjening av overføringen, og en selvbetjeningsløsning for å forvalte arkivene i bevaring, tydelig for begge parter. Med selvbetjening vil det bli enklere og mindre ressurskrevende for alle. 

–  Å utvikle disse selvbetjeningsløsningene er prioriterte oppgaver i arbeidet med Digitalarkivet, sier Jórunn Ólafsdóttir som er ansvarlig for utviklingen av overføringsløsningen i Arkivverket. 

Har utviklet informasjon og veiledning 

– Vi opplevde Digitalarkivet som fleksible og effektive, og planleggingen gikk greit. Dette var jo en pilot, veien ble til mens vi gikk, og informasjon ble laget ved behov, sier Kjosås. 

Etter forslag fra IKA Hordaland planlegger Digitalarkivet nå en digital veileder om prosessen.  

– Piloten gav oss i Arkivverket viktige erfaringer, også om informasjonsbehovet rundt løsningen. En veileder kan gjøre det enklere for andre parter som skal overføre arkivuttrekk, sier Jórunn Ólafsdóttir. 

Piloten og avtalen gir økt engasjement 

Etter piloten og avtalen om langsiktig drift har IKA Hordaland opplevd et økt engasjement fra kommunene for sikring og lagring av elektroniske arkiv, og at stadig flere kommuner i IKA Hordaland er i rute med avslutting og deponering av elektroniske arkiver. Eierkommunene har forpliktet seg til å bruke fellesløsninger, og de ser Digitalarkivet som en god løsning for digitalisering av arkivene.  

– Vi kjenner jo godt til Digitalarkivet som løsning for visning av skannet, analogt materiale. Derfor var det naturlig at vi også så på Digitalarkivet som en plass for langtidslagring av elektronisk skapt arkivmateriale. Det passer innunder visjonen om Digitalarkivet som et økosystem og vil på sikt gi tilgang for innbyggere til alle arkiver på ett sted, sier Knut Rødseth Kjosås i IKA Hordaland