Om Arkivverkets tilsynsvirksomhet
Arkivverket fører tilsyn for å øke offentlig sektors arkivbevissthet og kompetanse, og for å kartlegge arkivtilstanden med sikte på å iverksette tiltak for forbedret dokumentasjonsforvaltning.
Arkivverkets tilsynsansvar
Offentlige organer er pålagt å følge en rekke lover og forskrifter som stiller krav til dokumentasjon, og som legger føringer for arkivarbeidet. Riksarkivaren har ansvar for å føre tilsyn med arkivarbeidet i offentlige organer, både i stat og kommune.
Tilsyn fra Arkivverket er kontroll med offentlige organers etterlevelse av arkivloven med forskrifter.
Det er Arkivloven som er rammeverket for Riksarkivarens myndighet, og som setter grenser for Arkivverkets tilsynsvirksomhet.
I Arkivverket er tilsynsoppgavene plassert i avdeling for arkivvurdering og tilsyn.
Lovhjemmel
Hjemmelen for Arkivverkets tilsynsansvar er gitt i Arkivloven § 7 Rettleings- og tilsynsansvar:
"Riksarkivaren har rettleings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Riksarkivaren kan krevja seg førelagt for godkjenning journalsystem, arkivnøklar, arkivinstruksar m.m., inspisera arkiv, gje pålegg som er naudsynte for å oppfylla føresegner gjevne, i eller i medhald av denne lova."
Arkivlovens § 8 pålegger offentlig forvaltning å gi opplysninger til Riksarkivaren om arkivmessige forhold, og om forhold som kan ha betydning for oppfylling av formålet med arkivloven.
Riksarkivaren kan også be om regelmessige rapporter. Opplysninger og rapporter skal gis uavhengig av om forvaltningsorganet er underlagt en eventuell taushetsplikt.
Hva er formålet med Arkivverkets tilsynsvirksomhet?
Tilsyn er et virkemiddel for å bedre forvaltningens arkivhold.
Gjennom tilsyn kan brudd på arkivloven med forskrifter avdekkes. Brudd på arkivloven gir grunnlag for pålegg om utbedringer for å sikre offentlige organers etterlevelse av arkivregelverket, og derigjennom et forsvarlig arkivhold.
Hovedsaken med tilsyn er ikke å finne feil!
Et viktig mål for tilsynsvirksomheten er å bidra til en bedre forståelse av kompleksiteten i vår tids elektroniske arkivdanning. Her er vi spesielt opptatt av dokumentasjon som dannes utenfor Noark-systemene.
Det er også viktig at arkivene og den administrative ledelsen reflekterer over ansvarsdeling og samarbeid mellom arkivet og andre enheter i organisasjonen, for eksempel IT-avdelingen.