Arkivloven
Bestemmelsene i arkivloven skal sikre en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Formålet er å ta vare på arkiv som inneholder rettighetsdokumentasjon eller har verdi for forskning, kultur og forvaltning .
Arkivloven, formelt Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv, trådte i kraft 1. januar 1999.
Loven har som formål å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertiden (§ 1).
Arkivloven gir overordnede og grunnleggende regler om arkiv, særlig om arkiv i offentlig forvaltning.
Sammen med de utfyllende forskriftene skal loven utgjøre et fullstendig juridisk rammeverk for alle arkivrelaterte spørsmål i offentlig forvaltning – helt fra dokumentet blir skapt som ledd i den daglige virksomheten, via arkivavgrensing og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale, til oppbevaring i depot og tilgjengeliggjøring for ettertiden.
Virkeområdet for arkivloven er alle offentlige organer unntatt Stortinget og dets organer (§ 5).
Arkivloven er inndelt i fire kapitler med til sammen 23 paragrafer (se oversikt nedenfor).
Du kan lese arkivloven i fulltekst hos Lovdata.
Forskjeller i regelverket mellom stat og kommune
Arkivloven med forskrifter gjelder for alle offentlige organ, men det er en del forskjeller mellom stat og kommune i regelverket.
Noen av de viktigste forskjellen er:
- Bevarings- og kassasjonsregler i Riksarkivarens bestemmelser
- Kommunene har depotansvar for egne avsluttete arkiv.
- Statlige organ innleverer avsluttete arkiv til Arkivverket.
Forskjeller i regelverket for papirarkiv og elektroniske arkiv
Arkivloven med forskrifter gjelder for alle typer arkiv, uansett medium eller format.
Det er noen forskjeller knyttet til forvaltningen av arkivene, særlig gjelder dette ved periodisering og overføring til depot:
- Ved periodisering er det mulig og lov å føre deler av arkivet videre i ny periode i elektroniske arkiv.
- For elektronisk arkivering saksdokument er det egne regler for ansvar, organisering og rutiner. Se Riksarkivarens bestemmelser kapittel 3.
- For elektronisk avlevering til Arkivverket er det egne bestemmelser i kapittel 5.
- For avlevering av papirarkiv til arkivdepot er det egne bestemmelser i kapittel 6. De fleste regler er felles for stat og kommune. Der hvor reglene bare gjelder for staten fremgår dette ved at det står Arkivverket istedenfor arkivdepot.
Forslag til ny arkivlov
Forslag til ny arkivlov er etter en høringsrunde høsten 2019 nå under behandling i Kulturdepartementet.
Arkivlovutvalget ble oppnevnt 1. september 2017. Mandatet bestod blant annet i å gjennomgå arkivloven og arkivforskriften (fra 2018 forskrift om offentlege arkiv). NOU 2019: 9 Fra Kalveskinn til datasjø ble overlevert til Kulturdepartementet 2. april 2019. Arkivlovutvalget foreslo en ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver, og at denne skal erstatte gjeldende arkivlov. Lovforslaget ble sendt på høring med frist 2. desember 2019.
Lovforslaget og høringssvarene er nå til behandling i Kulturdepartementet.
Kapittel 1 - innledende bestemmelser
§ 1 formål: formålet med arkivloven er å sikre arkiver som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden.
§ 2 definisjoner: her defineres begrepene dokument, arkiv, statlig arkiv, kommunalt arkiv, offentlig arkiv, privat arkiv og offentlig organ
§ 3 geografisk virkeområde: Kongen kan fastsette at loven også skal gjelde for Svalbard, Jan Mayen mv
§ 4 arkivverket: Riksarkivet, statsarkivene, Samisk arkiv og Norsk helsearkiv utgjør det statlige Arkivverket, som ledes av Riksarkivaren
Kapittel 2 - offentlige arkiv
§ 5 virkeområde: bestemmelsene i kapittel 2 gjelder for alle offentlige organ, med unntak av Stortinget, Riksrevisjonen, Stortingets ombudsmann for forvaltningen og andre organ for Stortinget
§ 6 arkivansvaret: offentlige organ har plikt til å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid
§ 7 rettlednings- og tilsynsansvar: Riksarkivaren har rettlednings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlige organ
§ 8 opplysningsplikt: på forespørsel fra Riksarkivaren har offentlige organ plikt til å opplyse om forhold som gjelder arkivene
§ 9 kassasjon m.m.: Riksarkivaren må gi tillatelse til avhending, utførsel, kassasjon og retting av arkivmateriale.
§ 10 avlevering: statlige arkiv skal avleveres til Arkivverket. Riksarkivaren kan likevel gi tillatelse til at statlige arkiv blir avlevert til institusjoner utenfor Arkivverket. Videre kan Riksarkivaren bestemme at kommunale arkiv skal avleveres til Arkivverket eller annen institusjon
§ 11 refusjon: Riksarkivaren kan kreve refusjon fra avleverende organ for merkostnader Arkivverket blir påført dersom arkivet tidligere ikke har blitt håndtert i samsvar med gjeldende bestemmelser
§ 12 utfyllende bestemmelser: dette er Regjeringens forskriftshjemmel
Kapittel 3 - private arkiv
§ 13 oppsyn og registrering: Riksarkivaren skal holde oversikt over verneverdige privatarkiv og føre register over privatarkiv som er tatt vare på av offentlige og private oppbevaringsinstitusjoner
§ 14 retningslinjer: Riksarkivaren gir nærmere retningslinjer for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket
§ 15 opplysningsplikt: arkiveier som har fått melding fra Riksarkivaren om at arkivet er særskilt verneverdig plikter å gi melding til Riksarkivaren når arkivet skifter eier, føres ut av landet eller står i fare for å gå tapt
§ 16 avlevering og deponering: dersom verneverdig privatarkiv blir avlevert til eller deponert i Arkivverket eller annen oppbevaringsinstitusjon, kan arkiveieren fastsette særskilte begrensninger i tilgangen til arkivet
§ 17 kopiering: dersom særlig verneverdig arkiv skal føres ut av landet eller står i fare for å gå tapt, kan Riksarkivaren kreve å få kopiere arkivdokumentene
§ 18 innskrenket råderett: arkiv som er registrert som særlig verneverdig kan ikke delest opp, føres ut av landet, skades eller ødelegges uten tillatelse fra Riksarkivaren
§ 19 privatarkiv med offentlig tilknytning
Kapittel 4 - diverse bestemmelser
§ 20 skifte av status: når arkivskapende organ skifter status fra statlig til kommunalt eller fra offentlig til privat kan Riksarkivaren bestemme at arkivet helt eller delvis skal følge de reglene som gjelder for tidligere status
§ 21 tilegning av offentlige arkiv: ingen kan tilegne seg offentlig arkivmateriale uten i samsvar med bestemmelser gitt i medhold av arkivloven § 12 eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren
§ 22 straff: den som med vilje handler i strid med bestemmelser gitt i eller i medhold av arkivloven kan straffes med bøter
§ 23 ikrafttredelse: Kongen bestemmer når arkivloven skal tre i kraft