Introduksjon til Noark
Noark er en norsk standard for journalføring og arkivering av saksdokumenter, utviklet og vedlikeholdt av Riksarkivaren. Navnet er en forkortelse for Norsk arkivstandard.
Hvem er Noark for?
Noark er først og fremst utviklet til bruk i norske offentlige virksomheter som er pålagt å benytte Noark-godkjente løsninger for sin elektroniske journalføring og arkivering av saksdokumenter. Alle offentlige organ må altså følge Noark-standarden ved utformingen av sine elektroniske løsninger for journal og sakarkiv.
Også private virksomheter kan ha nytte av å bruke Noark-standarden i utformingen av sine systemer for dokumentasjonsforvaltning.
Ingen er pålagt å bruke den nyeste Noark-versjonen, men det er en risiko at leverandørene vil slutte å levere tjenester knyttet til eldre versjoner.
Hvorfor bruke Noark?
Formålet med standarden er å legge et grunnlag for sikring av organenes arkiv for samtid og fremtid. Standarden skal bidra til enklere og sikrere kontroll med behandling av arkivdokumenter, og den inneholder derfor krav til fangst, forvaltning, bruk og avhending av dokumenter.
Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som skal bevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av sektor (offentlig eller privat), om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling eller ikke, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.
Den ytre rammen for registreringen i journalen er alle arkivverdige dokument som inngår i den interne saksbehandlingen. Det er kun de journalføringspliktige dokumentene som må inngå i en Noark-løsning. Andre arkivdokumenter må ikke arkiveres i Noark-løsninger, og for mange fagsystem er kanskje Noark heller ikke hensiktsmessig. Det må virksomheten selv finne ut av.
Et avleveringsuttrekk laget etter Noark, er egnet til langtidslagring.
Hvordan ta i bruk Noark?
For å ta i bruk et Noark-godkjent system kan det anskaffes et av de godkjente systemene som er listet på våre nettsider.
Det er også mulig å utvikle sitt eget system og søke om å få det godkjent av Riksarkivaren.
Det finnes en del myter om at dagens arkivregelverk og Noark-standard begrenser innovasjon og nytenking rundt løsninger for arkiv i forvaltningen. Her forklarer vi handlingsrommet i Noark.
Noark-kravet
Elektronisk journalføring og arkivering av journalføringspliktige saksdokumenter i det offentlige skal som hovedregel skje i et system som følger kravene i Noark og som er godkjent av Riksarkivaren. Dette gjelder både ved bruk av et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring er integrert i et saksbehandlingssystem eller lignende.
Hvis systemet ikke tilfredsstiller kravene i Noark skal forvaltningsorganet søke Riksarkivaren om dispensasjon. Dispensasjon skal være gitt før systemet kan tas i bruk.
LOVHJEMMEL
Arkivforskriften § 11 sier at offentlige organ skal benytte Noark-godkjent system ved elektronisk journalføring og arkivering av journalføringspliktige saksdokumenter.
Riksarkivaren kan gjøre unntak fra kravene.
HISTORIKK
Noark (Norsk arkivsystem) ble utarbeidet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen i 1984, og den etablerte seg raskt som de facto standard. Standarden ble videreutviklet med nye rapporter i 1987 (Noark-2) og 1994 (Noark-3). Videreutviklingen omfattet dels modernisering i tråd med den teknologiske utviklingen, dels utvidelser i systemenes informasjonsinnhold og funksjonalitet.
I 1995 ble det utarbeidet en tilsvarende kravspesifikasjon for kommunal sektor (Koark). Koark bygde på samme prinsipper som Noark, men hadde en del tillegg spesielt tilpasset kommunens behov, som f. eks. politisk saksbehandling i en egen møte- og utvalgsmodul.
Noark-4, som kom i 1999, inkluderte spesifikasjonene i Koark og ble en felles standard for offentlig forvaltning. Noark-4 førte standarden et langt skritt videre ved å spesifisere et fullstendig elektronisk arkivsystem, integrert med e-post og generelle saksbehandlingssystemer.
Første versjon av Noark 5 kom i 2008, og forkortelsen ble endret til å bety Norsk arkivstandard. Denne versjonen av standarden er blitt kontinuerlig oppdatert og vedlikeholdt, og nye versjoner er fortløpende blitt publisert på Arkivverkets sider på Internett.
Noark 5-standarden spesifiserer krav til en arkivkjerne som er ment å skulle inngå som arkivdanningskomponent i andre løsninger, ofte kalt fagsystemer.