Transkripsjon
Transkripsjon innebærer avskrift av arkivmateriale for å gjøre innholdet digitalt tilgjengelig i søkbar form. Transkripsjoner publiseres i Digitalarkivet. Noe arkivmateriale blir både skannet og transkribert.
Retningslinjer
Det er utarbeidet nasjonale retningslinjer for transkripsjon av folketellinger og kirkebøker.
HISTFORM er felles retningslinjer for transkripsjon og utveksling av folketellingsdata 1865–1910. Retningslinjene ble utarbeidet etter initiativ fra Landslaget for lokalhistorie, og med deltakelse fra blant annet Arkivverket.
Arkivverket har selv utarbeidet KYRRE, retningslinjer for transkripsjon av kirkebøker.
Kildene skal gjengis bokstavrett
Et viktig prinsipp er at arkivmaterialet skal gjengis bokstavrett, selv om det er åpenbart at arkivmaterialet inneholder feil. For eksempel korrigeres ikke bokstaveringen i personnavn, selv om bokstaveringen ikke stemmer med den personen selv brukte. Transkripsjonen skal gjengi arkivmaterialet slik det er, og tolking og kildekritikk må overlates til brukerne selv.
Filformat
Transkripsjoner må være på en strukturert form hvis de skal publiseres i Digitalarkivet. Eksempel på strukturert form er XML-, excel- eller kommaseparerte filer. I enkelte tilfeller kan Digitalarkivet omforme transkripsjoner også fra andre filformater, hvis transkripsjonen er på en strukturert form.
Verktøy
Augustus2 er et program spesielt tilpasset transkripsjon av kirkebøker.
For andre typer arkivmateriale enn kirkebøker finnes det maler for transkripsjon på digitalarkivet.no.