Veileder for kirkelige fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost

Den norske kirke og Arkivverket har innledet et samarbeid der en viktig målsetting er å utarbeide avleveringsplan for arkiver skapt i Den norske kirkes enheter. 

Den norske kirke og Arkivverket starter arbeidet med å lage en avleveringsplan i 2023. 

Viktige elementer i avleveringsplanen kommer til omfatter bl.a. hva slags arkivmateriale som skal avleveres og hvilken tidsperiode ulike arkivserier skal omfatte, i hvilket format, selve avleveringsprosessen og når avleveringene skal finne sted. 

Avleveringsplanen kommer til å bli utformet så konkret som mulig slik at planen gir forutsigbare rammer både for enhetene i Den norske kirke og Arkivverket. 

Avleveringsplanen kommer til å omtale arkiver som er skapt etter 2017. Det er gjort avtale om fortsatt avlevering etter den statlige perioden. 

Arkivloven, arkivforskriften og riksarkivarens forskrift inneholder krav knyttet til avlevering til arkivdepot.  

Før en avlevering kan skje skal arkivmaterialet være:  

• 25-30 år gammelt. Unntaket er kirkebøker som avleveres 80 år etter siste innførsel og klokkerbøker, dagsregistre, fødselsregistre og lysningsbøker som avleveres når de er utskrevne  
• ute av administrativt bruk 
• gjennomgått med tanke på arkivbegrensning og kassasjon 
• vurdert med tanke på om det har vært omorganisering hos arkivskaperen 
• ordnet i samsvar med gjeldende lovverk
• vurdert med tanke på mediekonvertering

Se Arkivverkets sider om mediekonvertering: 
Hvorfor mediekonvertere
Hvordan planlegge mediekonvertering
Veileder for mediekonvertering av papirarkiver

Avleveringen fra kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest, prost og prestegårdstilsyn skal gjennomføres: 

• koordinert av (skal avklares nærmere) 
• etter avtale med Arkivverket 
• samlet – ikke som små og hyppige delavleveringer  

Uavhengig av dette må det gjøres forberedelser på lokalt plan - se pkt. 2 “Praktisk gjennomføring”.  

Det er ikke alt arkivmateriale som skal avleveres. Hva som skal bevares eller kasseres fremgår av:  

Mediekonvertering/digitalisering av kirkebøker og klokkerbøker eller andre aktuelle arkivserier kan føre til at avleveringen til Arkivverket kan skje på et tidligere tidspunkt enn papiravleveringer. 

Arkivene etter kirkelige fellesråd, menighetsråd, sokneprest, prost og prestegårdstilsyn skal ordnes som offentlige arkiver og skal følge "Veileder for overføring av papirarkiv". Dette gjelder alt som knytter seg til forberedelse, sortering, rensing, arkivbegrensning, kassasjon, avleveringslister, etikettering, pakking og avlevering til Arkivverket. NB! Når det gjelder avleveringslister for sokneprester, viser vi til eget avsnittet. 

Det er viktig at arkivmaterialet etter kirkelige fellesråd, menighetsråd, sokneprest, prost og prestegårdstilsyn blir grundig kartlagt. Ved omorganisering skal arkivet før omorganiseringen holdes for seg, og arkivet etter omorganiseringen holdes for seg.

Sentrale serier etter:  

• kirkelige fellesråd kan deles inn i kategoriene møtebøker, sakarkiv, forvaltning av bygg og eiendom og gravferdsvirksomhet. 

• menighetsråd kan deles inn i kategoriene møtebøker, sakarkiv, diakoni og undervisning og opplæring 

• sokneprest kan deles inn i kategoriene kirkelige handlinger, sakarkiv og øvrighetsfunksjoner

• prost kan deles inn i kategoriene sakarkiv, visitasprotokoller og visitasrapporter 

• prestegårdstilsynet kan deles inn kategoriene møtebøker, synsrapporter og avtaler knyttet til forpaktning og festeavgifter. 

Arkiver etter foreninger, legater og stiftelser defineres som privatarkiver.  Arkivene beholdes hos arkivskaper så lenge legatet, foreningen eller stiftelsen er i drift. Det må gjøres egne avtaler dersom arkivmateriale fra disse arkivkaperne skal avleveres til Arkivverket.  

Veiledning for rensing, arkivbegrensning og kassasjon

Veiledning for pakking av arkivmaterialet i arkivbokser, mapper og omslag

Fysisk tilstandsvurdering av arkivet 

Er arkivmaterialet skittent, muggent, fuktig eller skadet kan det ikke avleveres som det er. Støv og skitt børstes eller støvsuges bort. Ved fuktskader eller mugg skal dere alltid ta kontakt med Arkivverket.

Arkivlokaler der arkivet er, eller har vært oppbevart må i tillegg være kartlagt med insektsfeller, bl.a. for å hindre spredning av skjeggkre. 

• Hva er skjeggkre, hvordan kartlegge samt behandling av skadet materiale 

For å få avleveringen godkjent, skal den fysiske tilstanden av arkivmaterialet vurderes. Tilstandsvurderingen fylles ut i et eget skjema og sendes Arkivverket (husk å referere til Arkivverkets saksnummer), og sendes postmottak@arkivverket.no   

• Skjema som skal brukes i forbindelse med vurderingen, lastes ned og lagre på eget område 

Generelt 

Arkivverket har utarbeidet mal for avleveringsliste, som skal benyttes ved avlevering. Avleveringslisten skal godkjennes av Arkivverket før avlevering.  

I avleveringslisten skal hver arkivboks og hver protokoll registreres på stykkenivå og få sitt eget nummer. Dersom det finnes mapper/flere protokoller i en arkivboks, skal de også ha løpende nummer i feltet for mapper. Strukturen i et arkiv og i avleveringslisten skal følge Norsk allment arkivskjema (se Norsk allment arkivskjema brukes på følgende måte).  

Unntaket er fagseriene (spesialseriene) for sokneprest som skal følge utarbeidet standardmal avhengig av hvilket statsarkivdistrikt den enkelte sokneprest hører under. Se "For sokneprest” lenger ned i veilederen. 

Dersom det foreligger en tidligere avlevering, skal arkivmaterialet ses i sammenheng. Ta kontakt for veiledning/utfyllende informasjon.

Før registreringen starter:  

• Avleveringsliste for registrering av arkivmateriale, lastes ned og lagres på eget område - husk separate lister for hver arkivskaper 
• Følg veiledningen/forklaringen som ligger innbakt i avleveringslisten ved registrering av arkivmateriale 
• Dersom en mappe, et arkivstykke, en arkivserie eller hele arkivet skal sperres for innsyn, skal lovhjemmel som ligger til grunn for klausuleringen samt hvor lenge materialet er klausulert registreres i avleveringslisten 
• Husk å bruke riktig utarbeidet standardmal for avleveringsliste, som veileder i registreringen for sokneprester 

Norsk allment arkivskjema brukes på følgende måte:  

• Bokstavene A - E: Serier med administrativt materiale som virksomheten selv produserer 
• Bokstavene F - O: Benyttes fritt til spesialserier. Her kan virksomheten gi egne navn til seriene. 
• Bokstavene P - S: Serier som er basert på materialets funksjon 
• Bokstavene T - W: Serier som er skapt på spesielt medium eller format 
• Bokstavene X - Z: Serier med litt forskjellig materiale   

Husk at det alltid skal opprettes underserier (f.eks. Aa, Fb, Fd). Hver underserie skal ha eget navn. Arkivstykker skal ikke registreres direkte under en hovedserie. 

Utskriftsvennlig versjon av "Norsk allment arkivskjema brukes på følgende måte".

For sokneprest  

Sokneprestarkivene har fått utarbeidet ulike standardmaler, for hvordan registreringen i avleveringslisten skal gjøres, avhengig av hvilket statsarkivdistrikt den enkelte sokneprest hører under.  

Sokneprester som hører under statsarkivdistriktene Hamar, Stavanger, Bergen , Trondheim og Tromsø skal bruke: 

• Sokneprestarkiver til øvrige statsarkiver – utarbeidet standardmal for avleveringsliste (last ned ) 
• Avleveringsliste - mal (lastes ned og lagres på eget område) 

Sokneprester som hører under statsarkivdistriktet i Kristiansand skal bruke:    

• Sokneprestarkiver til Statsarkivet i Kristiansand – utarbeidet standardmal for avleveringsliste (last ned)
• Avleveringsliste - mal (lastes ned og lagres på eget område) 

Sokneprester som hører under statsarkivdistriktet i Oslo skal bruke to ulike standardmaler - en for kirkebøkene og en for det øvrige sokneprestarkivet:    

• Kirkebøker til Statsarkivet i Oslo – utarbeidet standardmal for avleveringsliste (last ned) 
• Sokneprestarkiver til Statsarkivet i Oslo – utarbeidet standardmal for avleveringsliste (last ned)
• Avleveringsliste - mal (lastes ned og lagres på eget område) 

Sokneprester som hører under statsarkivdistriktet i Kongsberg skal bruke to ulike standardmaler - en for kirkebøkene og en for det øvrige sokneprestarkivet:    

• Kirkebøker til Statsarkivet i Kongsberg – utarbeidet standardmal for avleveringsliste (last ned) 
• Sokneprestarkiver til Statsarkivet i Kongsberg – utarbeidet standardmal for avleveringsliste (last ned) 
• Avleveringsliste - mal (lastes ned og lagres på eget område) 

Veiledning for etikettering

Veiledning for sending

Spørsmålene er delt inn i:    

3.1 Generelle spørsmål knyttet til bevaring/kassasjon og avlevering  

3.2 Mer spesifikke spørsmål knyttet til kirkens arkiver

• Generelle spøsrsmål
• Sokneprestens arkiv
• Prostens arkiv      

Hva slags regnskapsmateriale skal avleveres til Arkivverket? 

• Det er svært lite regnskapsmateriale som skal avleveres til Arkivverket, kun årsregnskap og saldolister. jfr.  “Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser for statlig forvaltning», kapittel 7 del II «Generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelser for egenforvaltningssaker i statlige organer» (§ 7-10.Virksomhets- og økonomistyring)

Regnskapsbilag og gamle faktura - når kan disse kasseres?  

• Regnskapsbilag og fakturaer kasseres normalt av arkivskaper etter 5 år - jfr.   gjeldene regelverk (Eks: Boksføringsloven, Altinn - Oppbevaring av regnskapsmateriale)

Hva gjør vi med egenproduserte trykksaker? 

• Arkivskaper skal bevare ett eksemplar av egenproduserte trykksaker (eks. menighetsblad, kirkeavis m.m.) som avleveres til Arkivverket 

Hva gjør vi med trykt materiale, f.eks. lovsamlinger, lysningsblad, sang- og salmebøker, aviser, tidsskrifter, ikke utfylte blanketter? 

• Trykt materiale skal ikke avleveres til Arkivverket – unntaket er egen historikk om arkivskaper 

Skal rundskriv tas vare på og avleveres? 

• Egenproduserte rundskriv skal tas vare på og avleveres til Arkivverket. Rundskriv fra andre arkivskapere for eksempel prost, biskop og departement kasseres. 

Skal dokumentasjon av brannvern avleveres til Arkivverket? 

• Slikt materiale er til administrativt bruk og skal ikke avleveres Arkivverket (utdypende informasjon finner dere i riksarkivarens forskrift) 

Utskrift av møtebøker - er dette kopier som skal kasseres? 

• Dette er kopier av de originale møtebøkene som skal kasseres. Originale møtebøker skal derimot tas vare på og avleveres Arkivverket 

Hvor finner vi personalopplysninger i kirkens arkiver? 

• Vi må legge til grunn at personopplysninger finnes i personalarkivet. For eldre arkiver vil det også forekomme personalopplysninger i kopibøkene. Dette kan gjelde både prost og sokneprest samt menighetsråd 

Er arkivmateriale i annet format (tegninger, kart, foto, film, video, plakater og lignende) en del av arkivet? 

• Arkivmateriale i annet format er en del av arkivet. Arkivmaterialet vil enten være en integrert del av saksarkivet eller utgjøre en egen arkivserie 

Arkivmateriale eldre enn 1950- må alt bevares?  

• Arkivmateriale eldre enn 1950 skal bevares etter at arkivbegrensning er utført. Vi viser til riksarkivarens forskrift. Her finnes retningslinjer som gjelder for arkivmateriale før 1950 

Pakking og emballering 

• For nærmere informasjon se Arkivverkets nettside vedrørende "Veileder for overføring av papirarkiv" 

Kan arkivmateriale ligge i omslagene sine eller bør vi bruke nye omslag? 

• Normalt vil eldre omslag ha rifter eller andre synlige skader. Det vil derfor i de fleste tilfelle være aktuelt å bytte ut eldre omslag (mer info) 

Hva gjør vi med kart og tegninger som er brettet sammen? 

• I mange tilfeller vil det være slik at kart og tegningene "forblir" sammenbrettet i eksempelvis sokneprestearkivet. Selv om slik oppbevaring ikke er ideelt for materialet, er det viktig å ha disse dokumentene (kart og tegninger) tilgjengelig – enten i saksarkivet eller skilt ut som egen serie. Tegningsmateriale er ofte etterspurt og er godt egnet materiale for skanning 

Generelle spørsmål 

Hva gjør vi med materiale etter foreninger, legater og stiftelser? 

• Arkiver etter foreninger, legater og stiftelser defineres som privatarkiver. Arkivene beholdes hos arkivskaper så lenge legatet, foreningen eller stiftelsen er i drift. Det må gjøres egne avtaler dersom arkivmateriale fra disse arkivkaperne skal avleveres til Arkivverket (Privatarkiv) 

Legater har ofte vært “driftet” av sokneprester og proster og i den sammenheng er det blitt skapt arkiver. Bør disse arkivene oppbevares sammen med legatarkivene, eller skal de avleveres sammen med sokneprestarkivet evt. prostearkivet? 

• Materialet bør oppbevares sammen med legatarkivene 

Er det aktuelt å avlevere tegninger av alterduker, døpefont o.l. til Arkivverket? 

• Kunstnerisk utsmykking og liturgisk utstyr (inventarlister, liturgiske tekstiler, kunst og utsmykking, kirkeorgler) bevares og avleveres til Arkivverket 

Skal arkivmateriale fra gravferdsvirksomhet tas vare på og hvor skal det avleveres? 

• Arkivmateriale knyttet til gravferdsvirksomhet skal bevares. Gravferdsmateriale skal avleveres til kommunalt arkivdepot (kommune eller interkommunalt arkiv) 

Når gravprotokoller blir avlevert til kommunalt arkivdepot, blir kommunen evt. interkommunalt arkivdepot da ansvarlig for saksbehandling i gravmaterialet? 

• Kommunen evt. interkommunalt arkivdepot er ansvarlig for saksbehandling 

Visitas av biskop eller prost - hvem har ansvar for arkivmaterialet? 

• Materialet tas vare på hos biskop (bispevisitas), hos prost (prostevisitas). I tillegg vil det være tilsendt rapport til det organ som visiteres - prost eller sokneprest. Rapporten tas også vare på hos den aktuelle prost eller sokneprest. Visitasprotokoller, rapporter fra visitas avleveres til Arkivverket 

Hva gjør vi med dokumenter som gjelder lokale kirkelige arrangement - utflukter, basarer og lignende?  Skal slike dokumenter bevares og avleveres til Arkivverket? 

• Materialet har kun tidsbegrenset interesse. Når det har gått ut av administrativt behov, kan materialet kasseres 

Korrespondanse som gjelder takkebrev, innbydelser til ulike tilstelninger i kirkelig regi o.l. - bør vi bruke tid på å gjennomgå slikt arkivmateriale eller kan det kasseres uten gjennomgang? 

• Det er ikke nødvendig å bruke mye tid på å gjennomgå dette materialet. Materialet har kun administrativ interesse og skal ikke avleveres til Arkivverket 

Tidligere kunne samme person være både sokneprest (i et bestemt sokn) og prost (i et bestemt prosti). Hvordan skal disse arkivene håndteres?   

• Sokneprestens arkiv skal holdes atskilt fra prostens arkiv. Vi snakker om to separate arkivskapere (for mer utfyllende informasjon)   

Sokneprestens arkiv:  

Kopier av dåpsmeldinger, vigselsmeldinger og lysningsmeldinger er ofte en del av saksarkivet til presten. Skal slike meldinger tas vare på?  

• Innførsler om dåp, vigsler og lysning er registrert i kirkebøkene - annen dokumentasjon kasseres 

Regnes avskrifter fra kommunestyreprotokoller som kopier og kan kasseres?  

• Avskrifter fra kommunestyreprotokoller kasseres 

Prestegårder og annen kirkelig eiendom - skal arkivmateriale som gjelder vedlikehold, salg, kontrakter av prestegårder og annen kirkelig eiendom tas vare på og avleveres?  

• Slik dokumentasjon skal tas vare og avleveres til Arkivverket 

Prostens arkiv: 

Prostilag – hva lags arkivmateriale skal bevares? 

• Det er kun møtebøker som skal bevares og avleveres. I møtebøkene finner vi innkalling, referater, dagsorden, vedtak m.m. 

Sokneprestene rapporterte tidligere til prostene om kirker som var brukt til andre formål enn gudstjeneste. I prostearkivene utgjør disse dokumentene en betydelig arkivmengde. Er dette informasjon som skal tas vare på? 

• Dette er ikke informasjon som skal tas vare på. Slike rapporter er først og fremst til bruk i administrativ sammenheng i en tidsbegrenset periode 

Ministerialia eller ministeria er en fellesbetegnelse på alle protokoller hvor soknepresten førte inn kirkelige handlinger (kirkebok, klokkerbok, dagsregister, lysningsbok, kommunikantprotokoll). 

Klokkerbok er det samme som kirkebokduplikat. Klokkerbok er ført av klokkeren i motsetning til kirkebok som føres av soknepresten. Det skal altså være identiske opplysninger i begge typer protokoller. Føring av klokkerbok kom i stand i 1812. Klokkerboken skulle alltid oppbevares separat fra kirkeboken. I tilfelle det oppsto brann i prestegården, hadde man en kopi av kirkeboken i klokkerboligen. 

Kommunikantprotokoll. Kommunikantprotokollen har opplysninger om nattverdsgjester – bl.a. navn på den enkelte nattverdsgjest og dato for nattverden. De eldste kommunikantprotokoller kan gå tilbake til slutten av 1600-tallet og føres helt fram til 1920-tallet. Alle voksne personer måtte gå til nattverd minst to ganger i året. Forsømte man nattverden over lang tid, kunne man «risikere» å bli kalt inn til Herrens bord. 

Benefisert gods er eiendommer og inntekter som tilhører embetet. 

Kallsbok. Sokneprestene startet med å føre kallsbøker på 1730-tallet, og fortsatt fører prestene disse protokollene. Kallsbøkene inneholder opplysninger om kallet (prestegjeldet) dvs. opplysninger om kirken, inventar i kirken, prestegården, andre kirkelige forhold, lokalhistoriske forhold, historiske hendelser, naturkatastrofer, vita om prestene osv. 

Bevaring i denne sammenheng er ensbetydende med materiale som skal avleveres til Arkivverket. 

Kassasjon er materiale som ikke skal avleveres til Arkivverket. Hver enkel kirkelig enhet kan imidlertid selv ta vare på materiale ut over vedtatte kassasjonsfrister ut fra sitt eget administrative behov. Vær oppmerksom på å skille dette materialet fra det materialet som ifølge vedtatte bevarings- og kassasjonsplanen skal avleveres til Arkivverket. Disse dokumentene blir da å regne som enhetens arbeidskopier. Dokumentene skilles ut og skal ikke være med i en avlevering til Arkivverket.