Dette er regulatorisk sandkasse for arkiv, data og offentlighet
Den regulatoriske sandkassen skal tilby veiledning til utvalgte offentlige og private virksomheter, av ulike typer og størrelser, på tvers av ulike sektorer.
Arkivverket har opprettet en regulatorisk sandkassse for arkiv, data og offentlighet. Sandkassen er et samarbeid med Digitaliseringsdirektoratet. I 2023 har vi dessverre ikke ressurser til å ta opp nye prosjekter i sandkassen. Vi håper å kunne sette i gang nye søknadsrunder i 2024, men det forutsetter at vi har fått midler til satsingen på innebygd arkivering.
Her har vi skissert informasjon om sandkassen der vi går gjennom målsettinger, regelverk, kriterier og annen relevant informasjon for de som ønsker å delta.
Sandkassen omfatter både prosjekter som har til hensikt å utforske nye måter å ivareta arkiv og offentlighet, og prosjekter som involverer bruk av allerede utviklede løsninger.
Hvordan søke om å delta?
Er dere en virksomhet som har en idé til et prosjekt som tenker nytt om hvordan man kan ta vare på dokumentasjon? Har dere problemstillinger knyttet til hvordan ivareta offentlighet og innsyn?
Arkivregelverket er i endring. I påvente av ny arkivlov skal den regulatoriske sandkassen utforske nye tilnærminger for morgendagens løsninger. Kunne ideen/prosjektet deres ha nytte av tett dialog med Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratet for å finne gode juridiske og tekniske løsninger? Har dere støtt på utfordringer i dagens arkivregelverk og eller standard? Da kan dere søke om å delta i den regulatoriske sandkassen!
Søknadsbehandling
Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratet vil invitere søkerne til en samtale. De prosjektene som oppfyller kriteriene vil bli invitert til et oppfølgende møte. Basert på dette vil vi velge ut en håndfull prosjekter som inviteres til å delta i sandkassen. Antall prosjekter som blir tatt opp vil avhenge av kapasitet. Prosjektoppstart avtales med den enkelte deltaker.
Søknadene vurderes av en gruppe bestående av deltagere fra Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratet. Mot slutten av utvelgelsesprosessen evalueres disse av en ekstern styringsgruppe og en endelig beslutning tas.
Hva skjer i sandkassen?
Prosjektene i sandkassen vil få råd og veiledning fra et tverrfaglig team i Arkivverket for å bidra til at virksomheten ivaretar arkivfaglige hensyn på en god og innovativ måte. Sandkassen er åpen for alle typer tema som eksperimenterer med realisering av innebygd arkivering. I de tilfellene problemstillingen også omfatter ivaretagelse av offentlighet og/eller publisering på eInnsyn, vil også Digitaliseringsdirektoratet delta i prosjektet. Prosjekter som også favner offentlighet, vil bli prioritert.
Varigheten på prosjekter i sandkassen kan variere fra prosjekt til prosjekt, men i utgangspunktet ser vi for oss at prosjekter deltar i sandkassen i en periode på tre til seks måneder.
Hver enkelt aktør vil i samarbeid med Arkivverket starte arbeidet med å kartlegge hvilke behov det er for dispensasjon fra regelverket og/eller veiledning. Vi vil også bli enige om hvordan veiledningen skal forberedes og gjennomføres.
Vår bistand vil på den måten skreddersys til det enkelte prosjektets behov - både når det gjelder omfang og aktiviteter.
Både Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratet er spesielt opptatt av tematikk og utfordringer som kan være relevant for flere. Det er spesielt interessant å belyse problematikk som utfordrer dagens lovverk.
Eksempler på typer prosjekter (listen er ikke uttømmende):
-
Utredning innenfor anskaffelse
-
Utvikling av nytt fagsystem
-
Begrenset utvikling av testprototype
-
Oppgradering av systemportefølje
Nye prosjekter som søker om å delta i sandkassen vil bli vurdert etter:
-
Omfang og problemstilling. Hvorfor ønsker virksomheten å delta i en regulatorisk sandkasse? Hvilke juridiske og tekniske problemstillinger ønsker virksomheten støtte og veiledning til å løse?
-
Innovasjonshøyde. Er problemstillingen radikalt nytenkende, eller er det snakk om kun mindre justeringer og forbedringer? Tar man de nødvendige skritt tilbake og tenker nytt i prosess, løsning og rutiner? Vi er særlig ute etter prosjekter hvor formen er eksperimenterende, og løsningen ikke er kjent på forhånd.
-
Relevans. Hvordan er denne problemstillingen relevant for andre? Kan andre hente inspirasjon fra prosess, tilnærming og resultat? For å sikre relevans er viktig med en viss bredde i prosjektene. Søkere vil derfor vurderes opp mot hele porteføljen av nåværende og tidligere deltagere.
-
Forankring og spredningseffekt. Hvordan er gjennomføringsevnen? Vil prosjektet ha forventet effekt? Hensikten med å velge ut et prosjekt er ikke bare å bistå den aktuelle virksomheten, men å oppnå spredning ved å løfte vellykkede virksomheter som beste praksis. Har det vært dialog med andre rundt problemstillingen? For kommuner kan dette for eksempel være KS og Digitaliseringsnettverkene.
Arkivverkets og Digitaliseringsdirektoratets ambisjon er at sandkassen skal representere et bredt spekter av aktører, fra små kommuner til større offentlige virksomheter og private leverandører.
Hva er en regulatorisk sandkasse?
Det overordnede målet med den regulatoriske sandkassen er å:
-
Utvikle og utforske det juridiske mulighetsrommet
-
Tilrettelegge for til innovasjon, teknologiutvikling, og nye aktører i markedet
-
Øke virksomheters forståelse av de regulatoriske kravene og teknologiske mulighetene
-
Øke Arkivverkets og Digitaliseringsdirektoratets kompetanse på nye teknologiske løsninger
Kulturdepartementet har sendt forslag til ny arkivlov på høring. Høringen bygger på NOU 2019: 9 “Fra kalveskinn til datasjø: Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver”, og disse ligger til grunn for arbeidet. NOU-en definerer konkrete hensyn som må ivaretas for å sikre god dokumentasjonsforvaltning. I sandkassen skal vi utforske og lære mer om hvordan disse hensynene kan ivaretas i fremtidens regulering og standardisering. Hensynene stiller følgende krav til at dokumentasjonen:
Arkivloven med forskrifter utgjør rammene for det juridiske arbeidet i sandkassa. Sandkassen kan gi dispensasjon fra deler av arkivregelverket og Noark-standarden. I perioden virksomhetene deltar i sandkassen, vil Arkivverket ikke iverksette korrigerende tiltak. Fokus ligger på å hjelpe deltakerne med å ivareta arkivfaglige hensyn.
Ved behov kan Arkivverket samarbeide med andre myndigheter for å gi råd om tilgrensende regelverk. Offentlige virksomheter må for eksempel forholde seg til krav fra personvernlovgivningen, forvaltningsloven og offentlighetsloven.
Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratet bidrar med juridiske og tekniske råd og veiledning. I tilfeller hvor det kan være relevant med en dispensasjon fra arkivregelverket, vil Arkivverket i dialog med virksomheten som deltar utforme forutsetninger for å sikre at arkivfaglige hensyn blir ivaretatt.
Søkere til sandkassen som ikke har midler til å gjennomføre prosjektet/ideen på egen hånd, kan også søke Arkivverkets utviklingsmidler om økonomisk støtte. Deltagere i sandkassen er ikke garantert finansiering fra utviklingsmidlene.
Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratet er opptatt av at kunnskapen vi opparbeider oss gjennom samarbeidet med virksomheter i sandkassen, skal kunne brukes i regelverks- og veiledningsarbeid som kommer flere til gode. Vi vil legge vekt på dette når vi velger ut prosjekter.
Vi vil løpende offentliggjøre informasjon fra prosjektet, for å dele erfaringer fra selve prosessen, hvilke spørsmål vi stiller underveis og hvordan vi svarer på dem. I sluttfasen av hvert prosjekt vil vi oppsummere erfaringene i en sluttrapport.
Når vi kommuniserer utad om enkeltprosjekter, vil det være i dialog med deltakerne. Vi vil ikke dele informasjon som er taushetsbelagt eller som kan regnes som forretningshemmeligheter.
-
Cathrin Blitzner Møller (Arkivverket), prosjektleder Innebygd arkivering Tlf: 98219427
-
Vildana Grabovica (Arkivverket), seniorrådgiver Innovasjon. Tlf. 91599066
-
Stein Magne Os (Digitaliseringsdirektoratet), produktsjef eInnsyn. Tlf. 90089566
-
John Eivind Presterud (Digitaliseringsdirektoratet), seniorrådgiver eInnsyn.