Gevinster

Arkivering er ressurskrevende

I dag foregår arkivering ineffektivt og er derfor unødvendig ressurskrevende for samfunnet. Ineffektiv arkivering fortrenger tiden offentlig ansatte kan bruke på sine kjerneoppgaver. I tillegg er ofte dokumentasjonen som er arkivert vanskelig og tidkrevende å gjenfinne

• En utredning fra Menon Economics i 2020 anslår at ansatte i offentlig sektor bruker om lag 9 200 årsverk på noen sentrale arkiveringsoppgaver. Den samfunnsøkonomiske kostnaden av dette er beregnet å utgjøre 7,7 milliarder kronger.
• Den samme utredningen anslår at det brukes om lag 4 000 årsverk på søk etter informasjon i arkivsystemer i kommunal sektor og 1 700 årsverk i statlig sektor. Den samfunnsøkonomiske kostnaden er beregnet til 4,8 milliarder kroner.
   

Arkivverdig informasjon går tapt

I dag taper den enkelte virksomhet og samfunnet dokumentasjon som burde vært arkivert.

• I 2020 rapporterte 70 prosent av ansatte i offentlig sektor at de ikke arkiverer all informasjon som burde vært arkivert.
• Over 15 prosent av utvalget oppga at de arkiverer mindre enn 25 prosent av viktig informasjon som burde vært arkivert.
• En årsak til dette er at sak- og arkivsystemer oppleves så lite brukervennlige at de ikke brukes. I tillegg bidrar bruk av e-post, fagsystemer eller samhandlingsløsninger uten godkjente funksjoner for arkivering til at arkivverdig informasjon går tapt.

Innebygd arkivering gir stort gevinstpotensial

Tiltak i offentlig sektor som sikrer at arkivverdig dokumentasjon effektivt kan tas vare på og enkelt gjenfinnes, har et stort samfunnsøkonomisk gevinstpotensial, gitt den høye ressursbruken disse oppgavene krever i dag.

• Effektivisering av arkiveringsoppgavene vil bidra til å redusere tidsbruk og kostnader i offentlig sektor.
• Frigjøring av tid ansatte i dag bruker på ineffektiv arkivering og søk, kan i stedet brukes på deres kjerneoppgaver. Det vil gi innbyggerne bedre tjenester og redusere ansattes frustrasjon over dårlige systemer.
• Tiltak som reduserer tidsbruken per søk med fem prosent, vil ifølge Menon Economics gi en samfunnsøkonomisk gevinst på 240 millioner kroner per år.
• Økt grad av arkivering og gjenfinning av dokumentasjon gir transparens i offentlig sektor. Dette styrker innbyggernes rettssikkerhet og demokratiske rettigheter og bidrar til å styrke tilliten til offentlig forvaltning.