MAVOD

I januar 2015 leverte Arkivverket en utredning for å finne gode løsninger på utfordringene knyttet til vedlikehold, deponering og overføring av digitalt skapt arkivmateriale til arkivdepot. Mange arkivskapere og arkivdepot har store utfordringer på dette området i dag. Prosessen er komplisert og kostbar, og krever mye kompetanse. Hos en del arkivskapere finnes det bevaringsverdig  arkivmateriale som skulle vært overført til arkivdepot, men som i stedet står i fare for å gå tapt. Som en oppfølging av arbeidet søkte Riksarkivaren i april 2016 råd fra Digitaliseringsrådet om videre arbeid.

Digitaliseringsrådet anbefalte Arkivverket å gjennomføre en grundigere konseptutredning, tydeliggjøre gevinster og kostnader og sørge for en bred involvering av berørte parter. På bakgrunn av dette besluttet Riksarkivaren å ta et skritt til siden og utrede problemområdet på nytt. Dette utredningsarbeidet har pågått siden 1. april 2016 og har nå levert sin anbefaling til Riksarkivaren.

Prosjektet har vurdert ulike konsepter for å imøtekomme de problemene arkivskapere og arkivdepot står overfor når det gjelder overføring til arkivdepot. 

Prosjektet anbefaler at Arkivverket jobber videre med å realisere nullplussalternativet. Dette alternativet bygger videre på det som fungerer i dag og det gode arbeidet som allerede gjøres mange steder. Samtidig inkluderer det en rekke tiltak som skal løse problemer knyttet til overføring av arkivmateriale, blant annet:

• Etablering av standardiserte avleveringsformater
• Etablering av forvaltningsforum
• Tilrettelegging for avtaleinngåelse om produksjon av arkivversjoner

I tillegg har prosjektet anbefalt et knippe tiltak for håndtering av etterslepet. Les mer om alle tiltakene i rapporten. 

Grunnlaget for anbefalingen er en samlet vurdering av prissatte virkninger, ikke-prissatte virkninger, mål- og kravoppnåelse, samt vurdering av usikkerhet. Nullplussalternativet er det eneste konseptet som har positiv nettonåverdi og styrker alle de ikke-prissatte virkningene. Samtidig gir det fleksibilitet ved at det ikke forutsetter investeringer eller tiltak som må reverseres dersom utviklingen over tid taler for en annen strategi. Denne fleksibilitet er særlig viktig i en tid hvor endringer skjer raskere enn noen gang og fremtiden er usikker. Arkivverket og andre arkivinstitusjoner må innrette seg etter den utviklingen og digitaliseringen offentlig sektor står midt oppe i. Vi må være i stand til å oppfylle vårt samfunnsoppdrag om å sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon, uten å legge unødig bånd på forvaltningen. 

Når det gjelder etterslepet av arkivmateriale som skulle vært overført til arkivdepot, er prosjektets vurdering at den rimeligste måten å ta inn dette på vil være å prioritere hvilket arkivmateriale som det skal arbeides med først, samtidig som en effektiviserer prosessene og vurderer hvilken virkning det har. Dersom dette ikke gir tilstrekkelig effekt anbefaler vi at en setter opp spesialiserte team og ekstra ressursinnsats.

Det pågår mange andre aktiviteter i arkivsektoren, blant annet revidering av regelverk. Arkivverket vil sørge for at oppfølging av anbefalingen fra MAVOD (Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot) sees i sammenheng med slike pågående aktiviteter.

Ledelsen i Arkivverket behandler nå prosjektets anbefalinger og beslutter hvordan de skal følges opp videre.

Last ned hele rapporten (nedenfor).