Ressursside for pågående prosjekter

• Prosjektet skal gjennomføres i tråd med beskrivelsen og fremdriftsplanen i søknaden.
• Tilskuddsmottaker skal sende statusrapport med opplysning om fremdriften i prosjektet innen 1. juli.
• Tilskuddsmottaker skal senest tre måneder etter at prosjektet er avsluttet sende sluttrapport og prosjektregnskap. For tilskudd kr 400 000,- eller høyere skal regnskapet være kontrollert av statsautorisert eller registrert revisor.
• Blir tilskuddet ikke benyttet i samsvar med formålet, kan hele eller deler av tilskuddet kreves tilbakebetalt. Tilskuddsmottaker plikter å gjøre Arkivverket oppmerksom på slike forhold så snart som mulig og senest innen 1. september.
• Arkivverket, med tilhørende revisjon, skal ha adgang til å kontrollere at midlene er anvendt etter forutsetningene.
• Kunnskap og gevinster av prosjektet skal stilles til rådighet for alle. Arkivverket vil publisere sluttrapporter på våre nettsider.
• Det forutsettes at tilskuddsmottakere stiller opp på evt. kurs/seminar/workshops arrangert av Arkivverket for å formidle erfaringer fra prosjektet.
• Ved presentasjoner og i rapporter skal det opplyses at prosjektet støttes av Arkivverket.
• Tilskuddsmottaker skal følge gjeldende lover, regler og retningslinjer for organisasjonen/virksomheten.
• Tilskuddsmottaker skal i tråd med arbeidsmiljølovens krav sikre et forsvarlig arbeidsmiljø, forebygge og redusere sykefravær og ha rutiner for varsling av kritikkverdige forhold.

I tillegg til de felles kriteriene gitt i tilsagnsbrev, kan det også ha blitt stilt spesielle forutsetninger for gjennomføringen av prosjektet. Eks. at "Digitalarkivet og Arkivportalen benyttes for publisering og tilgjengeliggjøring av arkiv" eller at "Løsningen skal samsvare med Digitalarkivet arkitektur, og prosjektet bes derfor holde kontakt med kontaktperson xx i Digitalarkivet". Disse forutsetningene er unike for hvert tilsagn og vi ber derfor tilskuddsmottakere lese tilsendt tilsagnsbrev nøye og forholde seg til de satte forutsetningene.

• Skal sendes til postmottak@arkivverket.no innen 1. juli.
• Formålet med rapporten er å gi en oppdatering på prosjektet.
• Den skal som et minimum inneholde:
  • Prosjekttittel og navn på tilskuddsmottaker
  • Startdato for prosjektet
  • Forventet sluttdato for prosjektet
  • Eventuelle endringer i tidsplan eller innhold i prosjekt ift. søknad
  • Oppdatert tidsplan hvis endring
  • Oppdatert beskrivelse av innhold hvis endring

• Skal sendes til postmottak@arkivverket.no senest tre måneder etter avsluttet prosjekt
• Formålet med rapporten er å oppsummere arbeidet (inkl. utfordringer og læringsutbytte), samt vise oppnådde resultat/gevinster av prosjektet.
• For å bidra til at gevinstene av prosjektene deles med resten av sektoren, vil sluttrapporten publiseres på Arkivverkets nettsider. Dersom sluttrapporten inneholder sensitive personopplysninger eller annet som ikke kan gjøres fritt tilgjengelig, ber vi om to versjoner - en til arkiv og en fritt tilgjengelig for publisering.
• Rapporten skal som et minimum inneholde:
  • Prosjekttittel og navn på tilskuddsmottaker
  • Ingress som oppsummerer prosjektet
  • Startdato og sluttdato for prosjektet
  • Redegjørelse for mål og gjennomføring
  • Oppsummering av resultater og gevinster
  • Evt. erfaringer fra gjennomføringen av prosjekt som kan være til læring og hjelp for andre som står ovenfor liknende oppgaver (eks. utfordringer, problemstillinger)
• Vedlagt sluttrapporten sendes et eget prosjektregnskap som redegjør for bruken av Arkivverkets bevilgning. Ifølge retningslinjer fastsatt av Kulturdepartementet stilles det følgende krav til prosjektregnskapet:
  • For tilskudd under kr 400 000,- kan regnskapet kontrolleres av organisasjonens tillitsvalgte revisjon eventuelt av virksomhetens regnskapsavdeling
  • For tilskudd kr 400 000,- eller over skal regnskapet være kontrollert av statsautorisert eller registrert revisor, eventuelt kommunerevisjon eller annet offentlig revisjonsorgan. Etter avtale kan revisjonskontroll av tilskuddsmidlene inngå som del av virksomhetens/organisasjonens ordinære årsregnskap

Har du spørsmål, kontakt Sissel Eltvik Wang: siswan@arkivverket.no.