Piloter i innebygd arkivering

I januar startet vi samarbeid med NAV og Kulturtanken hvor vi har utforsket hvordan vi kan tenke nytt rundt arkivfaglige hensyn og ivaretagelse av offentlighet, samt hvordan eInnsyn kan spille en viktig rolle inn i dette. Med det nye lovverket følger nye muligheter til å påvirke og utfordre fremtidens metoder for effektiv og bærekraftig dokumententasjon. Gjennom en 3-måneders pilot har vi delt, testet og lært av hverandre gjennom dialog og utvikling.

Målet med piloten har vært å åpne for involvering og engasjement rundt nye krav, retningslinjer og hensyn samt å få virksomhetenes innspill på hvordan en ny standard best kan fungere for forvaltningen.

 

Pilot 1: Kulturtanken   

Problemstilling: Nytt, fagfokusert samhandlingssystem for offentlig data med multiproveniens

En av pilotene som ble valgt i første runde var Kulturtanken. Prosjektet med Den Kulturelle Skolesekken representerer en spennende og samfunnsaktuell problemstilling som beveger seg rundt verktøy for faglig sammenstilling, fasilitering og tilgjengeliggjøring av offentlige prosesser der det formelle eierskapet til innholdet er delt over flere aktører (kommuner, fylker). 

Piloten har fulgt to spor - både iht. hensyn gjeldende avlevering for langtidsbevaring av informasjonen, samt å synkronisere mest mulig av disse hensyn med behovene for offentliggjøring via  eInnsyn. Informasjonsmodell, metadata samt teknisk format har tatt utgangspunkt i de faglige behovene til systemet, og har også blitt grundig gjennomgått for å oppfylle kravene i forslaget til ny arkivlov ( NOU2019:9 ) samt tilpasset overordnet behov til eInnsyn. Modeller og formater ble testet ut i samarbeid med både DigDir, eInnsyn og Oslo Kommune. 

Offentlighetssporet i piloten blir under høsten 2020 videreført i regi av eInnsyn, med fokus på praktisk implementasjon av resultater fra vårens samarbeid.  

Pilot 2: NAV Foreldrepenger

Problemstilling: Hyppige leveranser, nye teknologier, selvdokumenterende datamodeller og opplevd informasjonstap i et landsomfattende system med sensitiv persondata 

NAV er en stor aktør som har omfattende erfaring med dagens lovverk for arkivering. Prosjekt NAV Foreldrepenger har idag en løsning som følger lovens krav, men opplever internt at informasjonstapet ved loggføring via eksisterende NOARK-system er større enn de ønsker. I tillegg ønsket de også å undersøke alternative måter å avlevere informasjonen til langtidsbevaring, for å i større grad tilpasse seg en ny teknologisk hverdag med smidig utvikling og hyppige teknologiske endringer 

Med dette som bakteppe tok piloten utgangspunkt i Foreldrepengeapplikasjonens eksisterende teknologi og datamodeller og vurderte dette opp mot kriteriene i NOU2019:9 . Særlig fokus ble lagt på dokumentasjon av metadata og informasjonsmodell vurdert fra et langtidsbevaringsperspektiv. Piloten så også på muligheter for avlevering via datastrøm. Et viktig aspekt for piloten var å justere og tilpasse eksisterende funksjonalitet til å oppfylle Arkivverkets behov og lovens hensyn, på en måte som også ga mening for utviklene av systemet.