Andre aktiviteter og prosjekter

Det ble i 2020 gjennomført en analyse av nåsituasjonen for å avdekke hvordan det står til i offentlige virksomheter på arkivområdet. Analysen ble gjennomført av en ekstern leverandør, og avdekket kostander og dokumentasjonstap ved dagens løsninger, samt gir en pekepinn på mulige gevinster ved innebygd arkivering. Analysen undersøkte både prissatte og ikke-prissatte virkninger.  

Funnene ble sammenstilt i en rapport som gir et godt bilde av dagens situasjon. Kort oppsummert viser rapporten at det brukes mye ressurser på arkivering uten at kvaliteten på et som arkiveres er god nok. Rapporten skal blant annet skal anvendes som beslutningsunderlag og som grunnlag for innebygd arkiverings videre arbeid.

StartOff 

Arkivverket ble tatt opp som første prosjekt i Digitaliseringsdirektoratets nye virkemiddel rettet mot start-ups og mindre virksomheter. Hensikten er å gjøre det lettere for disse å bidra til å løse utfordringer i offentlig sektor knyttet til digitalisering.  

I Arkivverkets StartOff-prosjekt er utfordringer knyttet til arkivering av e-post problemområdet som skal løses. Arkivverket trenger en automatisk filtrering og arkivering av e-post samtidig som vi fullt ut ivaretar den enkelte ansattes personvern, og vil i dette prosjektet invitere inn nye aktører i sektoren til å komme med sine løsningsforslag. Simplifai er valgt ut til pilotprosjektet.

Prosjektet er pågående og vi håper at resultatet blir et riktig skritt på veien mot å realiserer innebygd arkivering i Arkivverkets egen organisasjon.  

Leverandørdialog 

I arbeidet med innebygd arkivering er leverandørene av løsninger på området sentrale. Det er behov for å tenke helt nytt rundt hvordan offentlige virksomheter tar vare på dokumentasjonen sin, og leverandørene er viktige for å lykkes med dette. Arkivverket invitere derfor ved behov til leverandørmøter, hvor både eksisterende og potensielt nye leverandører er velkomne til å delta. 

I disse møtene orienterer vi om prosjekter og initiativer innenfor innebygd arkivering som er spesielt relevante for leverandørene, diskuterer relevante problemstillinger og deler erfaringer og gode eksempler på hvordan innebygd arkivering kan realiserer i ulike virksomheter. 

Gjennomførte piloter 

I starten av 2020 gjennomførte Arkivverket to pilotprosjekter sammen med NAV og Kulturtanken. Her utforsket vi sammen hvordan vi kan tenke nytt rundt arkivfaglige hensyn og ivaretagelse av offentlighet, samt hvordan eInnsyn kan spille en viktig rolle inn i dette. Les mer om pilotene.

European Archive Group 

EAG (European Archive Group) har etablert en arbeidsgruppe som skal jobbe med innebygd arkivering. Norge leder denne gruppen og flere europeiske land deltar i arbeidet. 

Formålet med arbeidet er å jobbe med kunnskaps- og metodeutvikling, innhente erfaringer fra land som ligger i front på innebygd arkivering og å pilotere nye løsninger.