Metoder

KDRS produksjonslinje

Produktsjef: Tor Eivind Johansen
e-post: tor.eivind.johansen[at]kdrs.no

KDRS produksjonslinje effektiviserer innhenting av eldre elektronisk skapte arkiv, og spesielt for kommunal og fylkeskommunal sektor. Effektiviseringseffekt oppnås ved at det finnes mange installasjoner av samme system ute i kommunene og ved å gjenbruke beskrivelsene. For de etterfølgende systemene vil håndtering av disse være betydelig mindre ressurskrevende.

Metoden baserer seg på at systemenes database tas ut i SIARD formatet. Med enkle verktøy vil IT personell kunne gjøre uttrekket og oversende dette til arkivdepot. Arkivdepot vil berike uttrekket ved å benytte et malsett som beskriver systemet. Malsett hentes fra et felles skylager som KDRS administrerer. En ny SIARD fil produseres. Denne delen utføres ved hjelp av verktøyet Decom, utviklet og levert av Documaster (lisensiert). Informasjonen settes sammen til en arkivpakke som er klar for å deponeres. Arkivdepot bruker verktøyene Arkade5 eller ESArch Tools til dette. Det er denne trinnvise metoden som er produktet som legges inn under forvaltningsforum.

Beskrivelse av systemer vil være en pågående jobb og er foreløpig ikke en del av produktet i forvaltningsforum. Det er gjennom prosjektet «Malsett» vært avholdt en skjemadugnad hvor målsetningen har vært å få beskrivelser for de systemene som det finnes flest installasjoner av, og hvor mange er i fare for å gå tapt, samt at det er systemer som inneholder viktig rettighetsdokumentasjon. Etter hvert håper vi at alle vil bidra med å lage nye beskrivelser på systemer som ikke er beskrevet – og å dele disse – slik at andre kan gjenbruke dette.

For å sikre leverandørens rettigheter knyttet til opphavsrett på databasene, er det etablert ett sett med avtaler mellom leverandører og KDRS samt mellom KDRS og de virksomhetene som ønsker å bruke KDRS skyen med malsettene. Hver enkelt bruker må også akseptere en brukeravtale.

Praksiser for mottak

Produktsjef: Siri Vetvik Faye-Lund
e-post: sirlun[at]arkivverket.no

Enhetlige praksiser for mottak er et nytt produkt som er tatt inn i Forvaltningsforum og er et resultat av behov meldt inn fra arkivsektoren. Hovedfokus vil være forståelse og praksisene knyttet til mottak og godkjenning arkivuttrekk.

Praksiser for å godkjenne arkivuttrekk for depot er basert på regler (krav), tekniske tester og en individuell vurdering fra saksbehandler. Det kan være tvil om hvilke terskler som gjelder for avvik og gjør at oppgaven med avvisning eller godkjenning av arkivuttrekk blir skjønnsbasert og til en viss grad tilfeldig. Dette resulterer i at kvaliteten på tjenestene arkivinstitusjonene leverer til forvaltningen oppleves som varierende.

Formålet er bedre samordning i arkivsektoren slik at det blir mulig å samle, utvikle, dele og forbedre praksiser for mottak av alle typer materiale.

Dokumentasjon: