Om Norsk helsearkiv
Norsk helsearkiv skal ta vare på eldre, bevaringsverdige pasientarkiver fra helseforetakene, og gjøre helseopplysninger i arkivet tilgjengelig for forskere og pårørende i samsvar med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt.
NHA - Hvem er vi?
Bjørn Børresen, områdedirektør Norsk helsearkiv
"Vi jobber hardt hver dag for å gi pasientjournalene evig liv - i forskningens tjeneste."
- Bjørn Børresen
Digitalisering av pasientjournaler ved Norsk helsearkiv. Foto: Vegard Breie /Arkivverket
Vi skal være et anerkjent helseregister for ny kunnskap og bedre folkehelse
Vi skal effektivt fylle Helsearkivregisteret med innhold av tilfredsstillende kvalitet
Vi skal være ledende på å digitalisere, bevare, fremfinne og utlevere relevante helsedata for forskning
Vi skal være et trygt sted for alle - hvor vi sammen kan leke og lære
Vi skal bevare tillit til Norsk helsearkivs behandling av personopplysninger
Ved Sykehusreformen 2002 kom arkivloven til anvendelse for offentlig virksomheter i spesialisthelsetjenesten. Dette førte til et behov for å utrede spesialisthelsetjenestens avleveringsplikt etter arkivloven.
Ved kongelig resolusjon 3. desember 2004 ble det oppnevnt et utvalg som fikk i oppgave å vurdere en fremtidig depotordning for alt bevaringsverdig arkivmateriale fra spesialisthelsetjenesten. Helsearkivutvalget overleverte sin utredning NOU 2006: 5, Norsk helsearkiv – siste stopp for pasientjournalene til Helse- og omsorgsdepartementet 3. april 2006. Utvalget foreslo å opprette Norsk helsearkiv som en nasjonal depotordning som skal ta imot helsearkivmateriale fra spesialisthelsetjenesten etter at materialet har vært gjort til gjenstand for kassasjon etter regler foreslått av utvalget.
Ved behandlingen av statsbudsjettet i 2009, besluttet Regjeringen å opprette et Norsk helsearkiv. Helsearkivet skulle ta vare på eldre, bevaringsverdige pasientarkiver fra helseforetakene, og forvalte disse for bruk til forskning og andre dokumentasjonsformål. Det ble også besluttet at helsearkivet skulle organiseres i Arkivverket og lokaliseres på Tynset.
Helsearkivregisteret er et sentralt helseregister med bred tilnærming til forskning. Norsk helsearkiv utvikler aktivt metoder for å tilby forskere relevante data, og som en del av Helseanalyseplattformen vil Norsk helsearkiv også supplere de øvrige helseregistrene og bidra til bedre folkehelse i Norge.
Organisert i Arkivverket
Norsk helsearkiv er organisert som en særskilt virksomhet innenfor det statlige Arkivverket som er underlagt Kulturdepartementet. Norsk helsearkiv får sitt tildelingsbrev fra Helse og omsorgsdepartementet. Arkivverkets samfunnsoppdrag er å bidra til effektiv dokumentasjonsforvaltning og sikre, bevare og tilgjengeliggjøre et bredt og allsidig utvalg av samfunnets arkiver.
Norsk helsearkiv har ansvar for å sikre en forsvarlig bevaring og tilgjengeliggjøring av pasientjournaler etter avdøde personer fra spesialisthelsetjenesten. Materialet vil være tilgjengelig for forskere og pårørende i samsvar med gjeldende bestemmelser om taushetsplikt. Norsk helsearkiv er en viktig satsing for å fremme medisinsk og helsefaglig forskning.
Regulert etter helselovgivningen
Virksomheten i Norsk helsearkiv og helsearkivregisteret er regulert med en egen forskrift, helsearkivforskriften. Forskriften er hjemlet i tre lover; helseregisterloven, spesialisthelsetjenesteloven og arkivloven .
Helsearkivforskriften
Helsearkivforskriften etablerer Helsearkivregisteret i Norsk helsearkiv og gir bestemmelser om spesialisthelsetjenestens avleveringsplikt, behandlingen av avlevert arkivmateriale i Norsk helsearkiv og hvordan utleveringen skal skje innenfor rammene om taushetsplikt.
Helseregisterloven
Helseregisterloven §12 og 13 fastslår at Helsearkivregisteret er et helseregister med personidentifiserbar pasientdokumentasjon om avdøde pasienter og at opplysningene i Helsearkivregisteret kan behandles uten de registrertes samtykke. Riksarkivaren er databehandlingsansvarlig for opplysningene i Helsearkivregisteret, jf. arkivloven § 4.
Spesialisthelsetjenesteloven
Spesialisthelsetjenesteloven § 3-2a bestemmer offentlige og private virksomheters plikt til å avlevere pasientjournalarkiv til Norsk helsearkiv. Virksomheter i spesialisthelsetjenesten som omfattes av bevarings-, kassasjons- og avleveringsbestemmelsene i arkivlova kapittel II, skal avlevere sitt pasientjournalarkiv til Norsk helsearkiv, jf. arkivlova § 4. Private virksomheter i spesialisthelsetjenesten plikter å bevare sitt pasientjournalarkiv og avlevere dette til Norsk helsearkiv etter at forskriftsmessig kassasjon er utført.
Arkivloven
Arkivloven § 4 bestemmer at Norsk helsearkiv er en del av det statlige Arkivverket og at Riksarkivaren er øverste leder.
Norsk helsearkivs mål er at Helsearkivregisteret skal være et pålitelig system for digital langtidsbevaring for pasientarkivmateriale avlevert fra private og offentlige virksomheter i spesialisthelsetjenesten.
Hensikten med langtidsbevaringen er at pasientarkivmateriale skal kunne brukes til forskning. Et viktig virkemiddel for å bygge tillit til virksomheten, er åpenhet om mål, strategi, funksjoner og prosesser.
Som en følge av dette, publiserer Norsk helsearkiv dokumentasjon som er styrende for virksomhetsarkitekturen, retningslinjer og prosedyrer gjennom eHåndboka.
Våre avdelinger
Norsk helsearkiv består av tre avdelinger som samarbeider i forskningens tjeneste.
Våre ansatte sørger for effektiv avlevering og digitalisering av materiale fra sykehusene, riktig registrering, trygg oppbevaring og sikker utlevering av helsedata.
BKO - Brukerkontakt
Om BKO
Brukerkontakt, eller BKO, omfatter både avlevering av pasientarkiver fra sykehus og utlevering av helsedata til forskere og pårørende. BKO er derfor den avdelingen de fleste er i kontakt med når de kontakter Norsk helsearkiv.
"I BKO jobber vi tverrfaglig i team hvor vi både er i kontakt med sykehusene, forskere og pårørende. Avdelingens overordnete oppgaver er avtaleinngåelse med helseforetak, veiledning og kvalitetssikring, i tillegg til utlevering til forskere og pårørende, og markedsføring av våre tjenester mot ulike forskningsmiljøer i Norge."
- Kari Nytrøen
Dine kontakter i BKO
Sentralbord
Norsk helsearkiv kan kontaktes via Arkivverkets sentralbord mandag – torsdag, kl.10:00 – kl.14:00 (fredager stengt) på telefon: 480 55 666 eller postmottak@arkivverket.no
Pårørende
Klikk her for opplysninger om utlevering av pasientjournaler til avdøde slektninger
Forskere
Les mer om tilgang til Helsearkivregisteret her
Ved telefonhenvendelser:
Lager/transport/pakker/mottak/levering
Frederic Jarodd, lageransvarlig. Epost.
Avlevering/utlevering/forskning/pårørende
Kari Nytrøen, fagdirektør Brukerkontakt. Epost.
Digitalisering
Guro Svae, fagdirektør Digitalisering. Epost.
IT og Helsearkivregister
Rune Moan, fagdirektør IT og Helsearkivregister. Epost.
Andre henvendelser
Bjørn Børresen, direktør Norsk helsearkiv. Epost.
Postadresse
Norsk helsearkiv v/Arkivverket
Postboks 4013 Ullevål Stadion
0806 Oslo
Besøksadresse*
Norsk helsearkiv
Sjukehusveien 17
2500 Tynset
*NHA har ingen lesesal
DIG - Digitalisering
Om DIG
Digitalisering er den største avdelingen ved Norsk helsearkiv. På DIG jobber det 30 motiverte ansatte som hver dag jobber med å effektivt fylle helseregisteret vårt med gode data. Hovedoppgavene er skanning av pasientjournaler og registrering av metadata.
"I avdeling for Digitalisering jobber vi hver dag med å fylle helsearkivregisteret med innhold, slik at pasientarkivene blir tilgjengelig for forskere. Vi er opptatt av et inkluderende arbeidsmiljø, med et fokus på effektiv produksjon, der vi blant annet følger prinsippene i LEAN."
- Guro Svae
Digitalisering av pasientjournal ved Norsk helsearkiv. Foto: Vegard Breie /Arkivverket
11 Eiffeltårn per år
Visste du at Norsk helsearkiv digitaliserer rundt 36 millioner journalsider per år?
Det er en papirstabel på høyde med elleve Eiffeltårn.
Totalt skal vi skanne over 100km med papirjournaler.
ITH - IT og Helsearkivregister
Om ITH
IT og Helsearkivregister har den viktige oppgaven å holde systemer i drift og sørge for stabil langtidslagring av våre registerdata.
"Avdeling for IT og Helsearkivregister sin overordnede oppgave er å sikre at nødvendig infrastruktur og systemer er tilgjengelig, holdes vedlike og videreutvikles etter virksomhetens behov. Vi sørger også for effektiv klargjøring og kvalitetskontroll av materiale for innlemming, og forsvarlig innlemming, forvaltning og langtidsbevaring av våre registerdata og pasientarkiv ."
- Rune Moan
"Alle havner på Tynset." Foto: Vegard Breie/Arkivverket
Helsedatamiljøet på Tynset
Les mer om helsedatabyen Tynset på hodeforhelsedata.no, som er en fellesside som presenterer fagmiljøet, mulighetene for spennende jobber og faglig utvikling i Nord-Østerdalen.
FAQ - Ofte stilte spørsmål
1 - Journaler
Ja og nei.
Hovedoppdraget vårt er å ta imot journaler til avdøde fra Spesialisthelsetjenesten og gjøre dem tilgjengelige til forskning. Pårørende kan også søke om innsyn.
Vi har også et annet oppdrag - å ta imot journaler på vegne av Helsedirektoratet ved nedleggelse av virksomhet eller tapt autorisasjon. I disse tilfellene har vi journaler til levende personer også.
Når det gjelder journaler fra spesialisthelsetjenesten (sykehusene) har Norsk helsearkiv kun journaler til avdøde. Du må derfor henvende deg til sykehuset.
Hvis legen din har avsluttet praksis og ingen andre har overtatt kan det være at journalen er oppbevart digitalt hos Norsk helsearkiv innen "Nasjonal ordning for oppbevaring av pasientjournal" (NOO). Søknad sendes via Helsenorge og behandles av Helsedirektoratet, som siden gir beskjed til Norsk helsearkiv. I eldre tilfeller kan det være at Statsforvalteren har fått journalene til seg.
1. Avdødes journaler fra Spesialisthelsetjenesten (kan forskes på via Helsesarkivregisteret).
2. Journaler (både fra levende og avdøde) fra leger som avslutter praksis eller mister autorisasjon (kan ikke forskes på via Helsearkivregisteret og er oppbevart helt atskilt)
2 - Sikkerhet
Kun et fåtall ansatte vil ha tilgang til en bestemt journal og kun mens jobben trenger det.
Ansatte hos Norsk helsearkiv, som har samme taushetsplikt som helsepersonell, kan ha tilgang til en bestemt journal. Dette innebærer at kun ansatte som må jobbe med journalene har tilgang til dem. Dette inkluderer for eksempel dem som klargjør og skanner journaler, registrerer data fra dem (f.eks. diagnosekoder) og de som jobber med utlevering av journaler. I tillegg vil noen ansatte som jobber med langtidslagring og IT-systemer ha tilgang til journaler som er i prosess med å bli langtidslagret, men har vanligvis ikke behov for å åpne enkelte journaler.
I et datasenter som ligger i “rød sone” og kun et fåtall mennesker har tilgang til for å utføre teknisk vedlikehold.
Etter at søknaden er innvilget av Norsk helsearkiv blir det aktuelle pasientjournalmaterialet gjort tilgjengelig via en sikker filoverføringstjeneste.
Hvis forskere får en dispensasjon fra taushetsplikt kan de få journalene med personinformasjon.
Nei, det er streng inngangskontroll for å møte ved Norsk helsearkiv og vi har ingen lesesal. I all hovedsak gis eksterne tilgang til pasientjournaler, etter godkjent søknad, via sikker filoverføringstjeneste.
Kun ved utførelse av lovpålagte oppgaver.
Ved skanning av journal og ved enkelte registreringer er ansatte nødt til å lese journaler for å gjøre jobben sin. Det er verdt å nevne at det skannes over 200.000 sider per dag i Norsk helsearkiv.
Ja, på lik linje med helsearbeidere, jf. helsepersonelloven § 21, jf. helsearkivforskriften § 30.
Journalene kasseres hos en godkjent aktør. Materiale fra før 1950 blir videresendt til fysisk oppbevaring ved Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana.
Minst like trygge, ja.
Alle ansatte i Norsk helsearkiv har samme taushetsplikt som helsepersonell. Vi digitaliserer materialet og langtidsbevarer det i et trygt system lokalt, med sikkerhetskopier på ulike steder i landet.