Norsk helsearkiv har det som formål å motta pasientarkiv fra virksomheter i spesialisthelsetjenesten og de er i tillegg avleveringspliktige.

Dette gjelder ikke for pasientjournaler ifra kommunale helse- og omsorgstjenester.

Avlevering av pasientarkiv skal gjennomføres når arkivskaper ikke lenger har behov for pasientjournalene. Avleveringsplikten inntreffer ti år etter pasientens død, jf. helsearkivforskriften § 17. Det kan avtales avlevering av fysiske pasientjournaler tidligere enn ti år, jf. helsearkivforskriften § 18, dersom morsjournalene har blitt skilt ut fra de aktive journalene på et tidligere tidspunkt enn ti år etter pasientens død.

For fysisk pasientarkiv skal følgende materiale bevares i sin helhet:

• Alle pasientjournaler fra utvalgte sykehus, jf. Helsearkivforskriften § 7
• Alle pasientjournaler etter pasienter som er behandlet ved virksomheter som yter eller har ytt nasjonale eller flerregionale behandlingstjenester, jf. Helsearkivforskriften § 8
• Alle pasientjournaler etter personer som døde før 1950, jf. Helsearkivforskriften § 9

Fra samtlige andre virksomheter skal det avleveres et utvalg fra de fysiske pasientjournalene:

• Legejournaler og epikriser
• Korrespondanse som er lett tilgjengelig innenfor den enkelte journal
• Dokumentasjon om bruk av tvang

I henhold til arkivforskriften §§15 og 16 skal alle virksomheter med avleveringsplikt til Norsk helsearkiv utarbeide en plan som skal gi oversikt over arkivene de har. I denne planen skal det føres oversikt over blant annet:

• Om arkivene er elektroniske eller på papir
• Om virksomheten har arkiver fra en overtatt virksomhet
• Hvordan arkivet er ordnet og hvilken tilstand det er i
• Når virksomheten mener de er klare for å avlevere arkivene

Formålet med denne planen er at Norsk helsearkiv og virksomhetene skal ha et grunnlag for forberedelser og planlegging av avlevering. For offentlige virksomheter vil denne planen være en naturlig del av arkivplanen som de er pålagt å ha iht. arkivforskriften § 4. Tidspunktet for avlevering i planen er ikke bindende. Bindende avleveringstidspunkt settes først ved inngått avleveringsavtale, jf. helsearkivforskriften § 22.

Planen skal holdes oppdatert og oppdaterte planer skal sendes til Norsk helsearkiv senest hvert 10. år.

Norsk helsearkiv gjennomførte i 2013 en kartlegging av arkivene hos mange virksomheter. De som ønsker det kan få tilsendt en ferdig utfylt mal hvor tallene fra denne kartleggingen er inkludert.

Avleverende virksomhet og Norsk helsearkiv skal inngå avtale om avlevering av fysisk pasientarkivmateriale jf. helsearkivforskriften § 22. Formålet med avtalen er å regulere praktiske forhold rundt gjennomføring av avleveringen og forplikte partene til å oppfylle sitt ansvar. Avtalen skal være et praktisk instrument for å lette gjennomføringen, og for å støtte partene i å planlegge avleveringer og mottak.

Avtale om avlevering av fysisk pasientarkivmateriale vil ha følgende grunnleggende struktur:

• Avtalens gjenstand og parter
• Gyldighetsperiode (avtalens avgrensning i tid)
• Avtalens form, dokumenter og opplegg for endringshåndtering
• Opplysninger om avleveringstidspunkt
• Arkivmaterialets omfang, tilstand, type og ordningsprinsipp
• Avleveringsmåte

Mal for avleveringsavtale kan lastes ned her. 

Før avlevering av pasientarkivmaterial, skal avleverende virksomhet ordne materialet iht. de krav som lovverket stiller.

• Morsjournaler skilles ut fra aktive og inaktive arkiv
• Arkivmateriale fra ulike arkivskapere holdes adskilt slik at ytre proveniens opprettholdes
• Arkivmaterialets arkivordning opprettholdes slik at indre proveniens forblir uendret
• Arkivmaterialet renses og begrenses
• Arkivmaterialet pakkes i arkivesker
• Arkiveskene merkes
   

Veileder for ordning av fysisk pasientarkivmaterial før avlevering kan leses her.

Virksomheten skal utarbeide en digital avleveringsliste ved avlevering av fysisk pasientarkivmateriale, jf. § 23 i helsearkivforskriften. Avleveringslisten skal leveres sammen med det fysiske materialet, og den skal inneholde følgende opplysningstyper om hver enkelt pasientjournal:

• pasientens navn; fødselsnummer, fødselsdato
• diagnoser
• dødsår
• første og siste år for innleggelse eller konsultasjon

Norsk helsearkiv har utviklet en spesifikasjon som beskriver kravene til innhold og struktur i samsvar med forskriften. Spesifikasjonen stiller krav til avlevering av data i et XML-format som beskrives og valideres etter et XML-skjema fastsatt av Riksarkivaren.

Avleveringsliste kravspesifikasjon til distribusjon kan lastes ned her. 

XML-avleveringslister skal kunne valideres i henhold til skjema:

• avlxml.xsd (grunnleggende innholdet i avleveringslister)
• avlsup.xsd (supplerende opplysninger i avleveringslister)

Det stilles ikke noe krav til hvordan avleveringslisten skapes (hvilket programsystem) så lenge listen er komplett og korrekt i henhold til krav, og medfølger det fysiske materialet ved avlevering.

Norsk helsearkiv har utviklet et frittstående IT-system, System for registreringsstøtte (NHAREG), for å forenkle virksomhetens arbeid med å utarbeide avleveringslisten. Norsk helsearkiv leverer dette programmet gratis til de virksomhetene som ønsker det. Registreringsstøttesystemet skal bidra til at:

• Kravene til innhold og struktur som følger av AVLXML-spesifikasjonen oppfylles.
• Den digitale avleveringslisten skapes som beskrevet i § 23.
• Hver enkelt registrert journal får unike og varige identifikatorer.
• Forhåndstrykte maskinlesbare faneark kan leses av i systemet, og kobles til en registrert journal.
• Der det finnes maskinlesbare elementer (strekkoder) i pasientjournalene skal dette kunne tolkes og registreres for innlemming i/av metadata.
• Enkle rapporter kan skrives ut fra systemet på en skriver tilknyttet systemet.
• Selvklebende etiketter kan skrives ut fra systemet for å limes på arkiveske og flytteeske.

Beskrivelse av system for registreringsstøtte leses her.

Veileder for brukere av system for registreringsstøtte leses her. 

Last ned presentasjoner(PDF) fra seminaret:

• Presentasjon del 1
• Presentasjon del 2
• Presentasjon del 3

Knapper og funksjoner

Registrering av pasientjournaler

Funksjoner for administrator